Autor: Comunicação Verde Ghaia

Gestão de Licenças e Condicionantes de modo ágil e organizado

Gestão eficaz de Licenças e Condicionantes pode ser muito mais complicado do que se imagina, quando o monitoramento é feito manualmente. Para solucionar esse problema e não perder data de validação de documentos, por exemplo, a Verde Ghaia criou mais um Módulo do sistema SOGI.

Gestão de Licenças é um módulo lançado pela VERDE GHAIA, através da metodologia SOGI, principal plataforma de gestão criada pela Verde Ghaia. A nossa plataforma hoje, é acessada por mais de 2.000 empresas do Brasil e ainda atendemos vários países na América Latina e Moçambique.

O módulo é indicado, principalmente, para empresas que possuem Gestão Corporativa ou precisam administrar muitas Licenças, Condicionantes, além de fornecedores.

Gestão eficaz

Este módulo ajuda a prevenir perda de Prazos, Multas, Interdições, Paralisações das atividades e até mesmo, evitar diminuição no tempo da Licença. Consequentemente, você poderá evitar gastos desnecessários, diminuir custos e ainda ter uma gestão mais organizada, o que possibilita apresentar para a diretoria dados reais, para que as decisões tomadas não sejam penalizadas por falta de documentação ou perda de prazo de validação. Desse modo, você poderá na sua gestão, organizar com antecedência a documentação e as condicionantes necessárias, como por exemplo, uma licença ambiental.

Outra novidade é a permissão que sistema dá a você de realizar o Controle das Informações Complementares, que são os possíveis documentos solicitados pelo órgão, após a empresa protocolar o mesmo.

O uso do Módulo SOGI – Licenças e Condicionantes é indicado para qualquer tipo de empresa, seja pequena, média ou grande e, principalmente, para organizações que possuem várias Unidades e com diferentes licenças, por exemplo, a construção civil ou outra atividade que causam muitos impactos ambientais e são passíveis de licenciamento ambiental. Dentre essas empresas, podemos citar as atividades minerárias, concessões, óleo e gás, dentre outras.

A Gestão de Licenças e Condicionantes é um programa descentralizado e que pode ser usado por qualquer empresa, com atuação em diversos ramos e atividades.

Módulo Licença e Condicionantes 

Resumo dos Controles;
Status das licenças, validade e processo de renovação;
Controle de prazos e documentos;
Status por Área;
Condicionantes e exigências técnicas;
Notificações dos prazos por e-mail e no sistema;
Informações complementares solicitadas pelos órgãos competentes;
Associação das condicionantes com obrigação da LIRA (caso possua o módulo.

Com todas as informações inseridas, o Módulo do Software Licenças e Condicionantes será capaz de trazer respostas para suas perguntas e dúvidas em relação a sua gestão. Por exemplo, tem alguma licença a vencer?; quais são os documentos que devem ser organizados?; é possível ter histórico das condicionantes?

Monitoramento e benefícios estratégicos para a empresa

Não deixe para depois! Realizar a gestão de Licenças e Condicionantes em planilhas é muito trabalhoso, como já explicamos em um post anterior. O uso do excel não é confiável, pois os cálculos precisam estar inseridos no campo certo e a fórmula precisa ser criada corretamente. Qualquer erro, por menor que seja, os seus resultados serão comprometidos.

Além disso, as suas equipes podem perder horas, dias, até mesmos meses para verificar tudo o que é necessário realizar, bem como a ordem de priorização, como a conferência de prazos de cada um dos documentos.

AGILIZE E OTIMIZE O SEU PROCESSO!

Outra facilidade é seu painel de bordo. Através dele é possível ver o NÚMERO DE CONDICIONANTES CADASTRADAS nas licenças e qual o STATUS DE CADA UMA DELAS. Imagina como isso facilita o dia a dia da sua gestão, dando mais dinamismo e desenvoltura para o seu gerenciamento.

Todos os nossos clientes que usam o SOGI, constantemente, para gerenciar e monitorar seus requisitos, sabe que a plataforma é capaz de gerar dados valiosos que auxiliam na tomada de decisão, sem falar quando se tem um SGI com foco na Prevenção de Riscos.

Conte com quem é referência no mercado nacional! A Verde Ghaia é a parceira ideal para organizações que buscam assessoria qualificada em Gestão Legal e Consultoria em Sustentabilidade.

SOGI: Case de Sucesso de uma indústria de bebidas

Um cliente da Verde Ghaia escreveu um artigo sobre a importância da utilização de um Software de Gestão Integrada no monitoramento dos requisitos legais. Esse artigo vai te ajudar e entender como solucionar alguns problemas de monitoramento e sanas algumas dúvidas sobre a melhor forma de monitorar a legislação aplicável ao seu negócio. Não deixe essa oportunidade de melhoria passar despercebida!

Leia este estudo de caso e fique por dentro.

 

SOGi: estudo de caso e Case de Sucesso

Para a realização da pesquisa aplicou-se o método de estudo de caso, Fachin (2001, p. 43) assinala que a “sua principal função é a explicação das coisas (fatos) que ocorrem no contexto social”.  O estudo de caso ocorreu numa indústria de bebidas, através da explicação pelo autor sobre a aplicação e importância do Software de Gestão Integrada SOGI, e análise do mesmo a partir do referencial teórico com foco na gestão para realização do controle de informações sobre o atendimento dos requisitos legais e dos requisitos aplicáveis nas áreas que compõem a gestão integrada – Qualidade, Meio Ambiente, Segurança, Saúde Ocupacional e Responsabilidade Social.

Os autores realizaram o estudo do SOGI no período de outubro de 2009 a maio de 2010, através da prática frequente. Também foram adquiridas informações sobre o software no site da empresa fornecedora Verde Gaia Sustentabilidade Empresarial e a relevância do Software de Gestão Integrada – SOGI em uma indústria de bebidas. Primeiramente apresenta-se o histórico da indústria de bebidas, em seguida as informações sobre a aplicabilidade do Software de Gestão Integrada – SOGI, com a exposição da análise do software confrontando-se ao referencial teórico.

A indústria de bebidas: Uso do SOGI

A obtenção dos dados para este item foi realizada através de Femsa (2010). As atividades iniciaram em 1890 na cidade de Monterrey no México, porém foi no ano de 2006 que ela se consolidou no mercado brasileiro, onde houve uma maior ênfase no portfólio de bebidas buscando a satisfação dos clientes. Nesta época houve a mudança da cultura organizacional e posteriormente a implantação do Sistema de Gestão Integrado. Para a gestão e controle de informações para tomada de decisões em âmbito legal a indústria de bebidas utiliza-se de um Software de de Gestão Integrada – SOGI, fornecido pela empresa Verde Gaia Sustentabilidade Empresarial.

O Software de Gestão Integrada – SOGI

O Software de Gestão Integrada – SOGI é um software que foi desenvolvido em plataforma WEB, com foco na gestão para realização do controle de informações sobre o atendimento aos requisitos legais e requisitos aplicáveis nas áreas que compõem a gestão integrada – qualidade, meio ambiente, responsabilidade social, segurança e saúde ocupacional e outros. Em suma, o SOGI é um sistema que possibilita a interação entre essas áreas, o que facilita a gestão integrada, e assim consegue justificar um dos propósitos iniciais deste artigo.

O sistema possui grande agilidade no processamento de dados e também um baixo custo, fato este que o torna acessível para a maioria das empresas, independente de seu porte ser pequeno, médio ou grande. O seu diferencial consiste em oferecer metodologias próprias para o gerenciamento de Requisitos Legais Aplicáveis; Aspectos e Impactos Ambientais; Perigos e Danos de Segurança e Saúde Ocupacional; Controle de Não Conformidades e Auditorias da Conformidade Legal.

Robles Jr. (2008, p.1) assinala a importância da integração de sistemas de gestão: “Em mercados competitivos se entende como prioritário implantar e controlar sistemas de qualidade, meio ambiente, e também de segurança e saúde ocupacional”. Assim como destaca o autor, o SOGI integra e vincula requisitos (figura 1), as áreas relacionadas a gestão integrada.

Com a quantidade expressiva de legislações que vigoram no Brasil, envolvendo as várias áreas da gestão integrada, o sistema dispõe de uma Lista Interna de Requisitos (LIRA), facilitando o gerenciamento efetivo das leis, decretos, portarias e normas. Diante deste módulo, é possível ter uma visualização completa dos requisitos aplicáveis e das evidências objetivas identificadas. Além disso, ela apresenta abreviaturas para cada uma das áreas abrangidas: Meio Ambiente (MA), Segurança e Saúde Ocupacional (SSO), Responsabilidade Social (RS), Qualidade (QL), Lira NR (Normas Regulamentadoras), Lira Outros Requisitos e Lira NBR (Lista de NBR’s com ementários).

Fato este que facilita ao gestor identificar quais as áreas que um determinado requisito se aplica, se este possui ação vencida, pendente, e monitorada, ou se o requisito é novo, não foi validado, entre outros. A partir deste momento o gestor pode tomar uma decisão estratégica e garantir o atendimento do requisito, seja este legal ou aplicável.

Simplicidades que as empresas buscam para a sua Gestão

Administrar hoje significa enfrentar inúmeros desafios, resolver problemas, desenvolver pessoas, melhorar processos de forma contínua, gerando resultados positivos e agregando valor à marca e à organização. Assim, o SOGI possui uma classificação de legendas por cores (figura 2), identificando a situação das ações de cada requisito facilitando o gerenciamento da legislação e outros requisitos. Como afirmado por Seiffert (2008, p. 16), a importância da implantação de um sistema de gestão integrada: “surge da necessidade concreta de as organizações responderem prontamente ao surgimento de novos paradigmas sociais relacionados a um mercado globalizado, cada vez mais consciente e exigente.”

Desta maneira o módulo LIRA facilita o atendimento a legislação, definindo se esta é real ou potencial, onde o gestor pode evidenciar o seu cumprimento ao quesito por meio de comentário e evidência objetiva, e desta maneira poder garantir o atendimento da mesma. Nesta abordagem, apresentou-se a aplicação do LIRA, onde a disposição dos requisitos legais e requisitos aplicáveis, confirma a hipótese do presente estudo, e verifica que a utilização do sistema evita que a empresa tenha custos desnecessários, provindos de infrações relacionadas ao não atendimento da legislação vigente, já que o SOGI oferece ao gestor uma atualização de
leis, decretos, portarias e normas, mensalmente através de cartas de atualização, as quais são disponibilizadas no sistema, e transmitidas aos gestores via e-mail para informar que estão disponíveis no banco de dados do software, aguardando a validação.

 

Além das cartas de atualização, a cada validação de um novo requisito é possível monitora-los através da legenda por cores (figura 2). Portanto, quando o gestor possui uma disciplina diária ou pelo menos semanal de abastecimento ou validação de quesitos, o LIRA pode se tornar a ferramenta mais eficiente para a gestão das informações referentes ao sistema de gestão integrada. Para tal, fica viável até a realização de auditorias do sistema de gestão, onde a partir do SOGI, se pode avaliar o desempenho da organização como um todo, sendo possível analisar individualmente cada área que compõem o SGI.

Cada novo requisito permite ao gestor uma análise de verificação e, caso este seja aplicável à empresa, o sistema ainda traz uma sessão de comentários, onde é possível acrescentar fatos relevantes para cada requisito, onde estes, após sua disposição, podem ser avaliados por outras áreas na organização que utilizam o mesmo sistema.

Diante desta abordagem realizada acerca do Software de Gestão Integrada, analisa-se que o SOGI é simples de operar, bem como fácil de acessar, por se tratar de um sistema em plataforma WEB. Assim, sendo flexível ao modelo de organização e área em que atua, além de ter possibilidade para atingir os objetivos da organização, com baixo custo e fornecer mecanismos necessários para a manutenção do Sistema de Gestão Integrada, onde se é possível validar o bom desempenho da Qualidade, Meio Ambiente, Segurança, Saúde Ocupacional e Responsabilidade Social.

Case de Sucesso: conclusões finais sobre o SOGI

Em relação à análise da aplicabilidade do sistema, o SOGI é uma ferramenta eficaz, de fácil operação e integração. Já que pode ser utilizado em qualquer organização, independente se esta é de pequeno, médio ou grande porte. Como é o caso da empresa em estudo, que utiliza o SOGI para gestão das informações referentes aos requisitos legais e requisitos aplicáveis, garantindo, através da tomada de decisões, o atendimento a legislação e mantendo o controle de atualização da mesma. Através da comparação entre literatura e sistema notou-se que o programa atende as premissas de um  Sistema Integrado de Gestão e correspondente a funcionalidade de auxiliar os gestores no processo decisório, perante as normas, leis, decretos e portarias.

Por meio da análise do SOGI, constatou-se que o software agrega benefícios para a empresa e gestores, dentre eles estão a facilidade de acesso e aplicabilidade, por se tratar de sistema em plataforma WEB; bem como a disciplina e melhoria da gestão das informações, visto que o sistema é flexível e opera em vários tipos de servidores.

Conclui-se, que se a empresa em estudo optasse por não utilizar o Software de Gestão Integrada, demandaria mais tempo e dinheiro para a verificação da legislação aplicável e das evidências objetivas identificadas, podendo ser autuada por algum tipo de infração e ter muitos custos desnecessários. Sendo assim, é importante utilizar o SOGI, porque este software em plataforma WEB, é uma ferramenta adequada de gestão para a realização do controle e atualização da legislação aplicável nas organizações.

 

Autores:

Cristiano Antonio dos Santos Silva
(Faculdades Santa Amélia)
cristiano.v8@hotmail.com

Rosa Cristina Hoffmann
(Faculdades Santa Amélia)
profrosa.secal@gmail.com

 

 

 

Outsourcing LIRA para o seu negócio

Se você tem um negócio, com certeza já ouviu a palavra “Outsourcing”. Mas talvez, você ainda não tenha um conceito bem definido sobre isso e não saiba claramente quais são os seus benefícios. O fato é que a o Outsourcing pode alavancar os resultados da sua empresa ou da sua organização e é exatamente isso que nós, da VERDE GHAIA,apresentaremos neste artigo.

Outsourcing não é apenas sobre a redução de custos, mas também sobre manter e aumentar a eficiência de seu negócio. Então, antes de começarmos com os benefícios, precisamos saber exatamente o que é a terceirização.

De muitas maneiras, o Outsourcing ou terceirização mudou não apenas o local de trabalho, mas também as atitudes sociais em relação ao trabalho e ao emprego. Na visão dos empreendedores, o Outsourcing ainda foi capaz de criar novos caminhos e oportunidades de crescimento. Em vários casos, proporcionou às empresas a capacidade de garantir bens e serviços a um custo menor e com maior qualidade, além de permitir maior concentração nas atividades principais, em vez das consideradas periféricas. Muitos funcionários apreciam a flexibilidade, a conveniência e o crescimento profissional que a terceirização oferece.

Benefícios do Outsourcing

Em meio à crescente concorrência, as empresas estão sendo desafiadas a aproveitar os benefícios do outsourcing e ao mesmo tempo minimizar seus efeitos prejudiciais. A terceirização migrou de uma perspectiva tática, principalmente de manufatura, para a filosofia mais estratégica de terceirizar quaisquer funções, especialmente serviços, que não tenham sido identificadas como competências essenciais da empresa.

O movimento estratégico em direção à terceirização de serviços começou com a função de Tecnologia da Informação assimilando todo o desenvolvimento da era digital.

Hoje, o Outsourcing foi além dos serviços intensivos em conhecimento para incluir uma infinidade de outros serviços intimamente aliados ou apoiando o core business da empresa. Hotéis terceirizam serviços de concierge. As companhias aéreas terceirizam serviços de manutenção e atendimento ao cliente. Os fabricantes terceirizam o suporte ao cliente. Muitas empresas terceirizam treinamento, recrutamento, administração de benefícios, manutenção de instalações, manuseio de materiais, logística, lojas, compras, contas a pagar e suas atividades completas de recursos humanos (RH). Nos Estados Unidos, mais de 90% das grandes corporações terceirizaram serviços.

Assim, uma vez que o Outsourcing se mostrou tão benéfico para o mercado, acreditamos que você deveria conhecer e aproveitar esse serviço, principalmente no que se refere à gestão do conhecimento na sua indústria.

O que é Outsourcing?

A palavra Outsourcing vem do inglês e significa “terceirização”, referindo-se a um contrato segundo o qual duas ou mais partes, ou seja, uma empresa e um fornecedor externo, assinam um contrato por um período específico para terceirizar parte de seu trabalho operacional a terceiros em troca de serviços ou honorários profissionais. No século 21, a palavra terceirização engloba serviços como terceirização, outsourcing econômico, multi-sourcing, terceirização de processos de recrutamento, terceirização estratégica, terceirização de processos de negócios, dentre outros.

Assim, Outsourcing podem ser definidos como “o uso estratégico de recursos externos para executar atividades tradicionalmente administradas por pessoal interno e recursos.” Destaca-se como uma estratégia pela qual uma organização contrata para funções importantes prestadores de serviços especializados e eficientes, tornando-se parceiros de negócios valiosos. Em alguns casos, a terceirização exige dos funcionários transparência em relação a empresa de terceirização.

Existem certos serviços de gerenciamento que são terceirizados, tais como, impostos, folha de pagamento, contabilidade, terceirização de RH, atendimento ao cliente, terceirização de processo de conhecimento, terceirização de processo de dados, gestão, entre outros. Terceirizar tornou-se, portanto, uma forma das empresas ganharem vantagem competitiva no mercado global.

 

SOGI ou Excel: qual é o melhor para a gestão da minha empresa?

Em uma época de grande volume de dados, em que somos bombardeados a todo o momento com diferentes tipos de informações e exigências de controle, e para complicar, o que sabemos hoje, pode ser simplesmente mudado amanhã, assim como as legislações e regulamentos que são constantemente atualizados e revisados.

Como podemos agir para obter o melhor desempenho na gestão da minha empresa?
Como eu diminuo os riscos e prejuízos?
Como posso ter certeza que eu estou em conformidade com os requisitos legais de uma certificação, principalmente de normas internacionais?

Ter uma certificação da norma ISO ou OHSAS, por exemplo, significa que sua empresa tem diferencial competitivo diante da concorrência, oferecendo qualidade, credibilidade e confiança a seus clientes ao atender aos requisitos técnicos e de segurança seguindo padrões internacionais. Entretanto, o processo de implementação do certificado e, mais importante, sua manutenção, exigem alguns cuidados especiais que podem fazer toda a diferença nos resultados da sua organização.

Um desses cuidados é saber o que utilizar para interpretar os dados do seu sistema de gestão, seja para implementar uma certificação ou para mantê-la e gerar valor a ela. Uma das ferramentas utilizadas hoje são as planilhas de Excel. Mas existem também softwares especializados em sistemas de gestão, como o SOGI.  Qual é o melhor para seu negócio? Você já pensou sobre isso?

Se você quer problemas para sua empresa, utilize o Excel

Em um primeiro momento, talvez a sua resposta seja utilizar planilhas de Excel para analisar os dados do seu sistema de gestão. Aparentemente, seria algo simples, pois utilizaria um programa que o gestor até pode já ter uma certa familiaridade.

Mas, por ter essa familiaridade, então você pode concordar comigo de que é fato que os dados em uma planilha de Excel podem ser facilmente corrompidos, e assim todas as suas planilhas se tornam inutilizáveis, e você perde trabalho, perde informações extremamente importantes e ainda gasta o dobro de tempo para refazer tudo – se conseguir refazer.

Além disso, a chance de apresentar erros discrepantes nos resultados é enorme. Uma falta de atenção por algum motivo aqui, uma outra ali, alguns dados colocados de forma incorreta, informações que podem ser sabotadas por algum motivo… e pronto! Os resultados apresentam erros. E até achar onde está o erro, isso gasta tempo demais também, que poderia ser utilizado de forma mais produtiva realizando outras tarefas. Novamente, você corre o risco do retrabalho. E existe algo que pode ser pior ainda.

Riscos do Negócio: uma nova forma de fazer a gestão de risco da sua empresa

A atualização das normas ISO, além de trazer mudanças significativas quanto à necessidade de maior envolvimento da Alta Direção e Liderança nos Sistemas de Gestão, trouxe um novo item que tem gerado muitas dúvidas quanto à sua aplicação e atendimento: O item 6.1.

Módulo Riscos do Negócio

O item 6.1 – Ações para abordar riscos e oportunidades, presente em normas tais como ISO 9001:2015 – Sistema de Gestão da Qualidade, ISO 14001:2015 – Sistema de Gestão Ambiental,  ISO 45001:2018 – Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional, ISO 50001:2018 – Sistema de Gestão de Energia e que, com certeza estará presente nas atualizações das demais normas ISO por fazer parte do anexo SL.

Este item exige que a organização faça uma análise contínua dos riscos e oportunidades do seu negócio, o objetivo é que toda a organização tenha uma mentalidade de risco ao planejar e implementar qualquer sistema de gestão.

Se fizermos uma análise do dia a dia da organização, o tempo todo estamos fazendo a gestão dos riscos e oportunidades, mesmo que de forma inconsciente. Quando um gestor decide investir tempo em estudar os seus concorrentes para saber como estar à frente deles no mercado, ele está minimizando o risco de perder clientes para este concorrente. Quando uma liderança decide que irá investir no desenvolvimento de um produto por perceber que ele está se tornando tendência no mercado, ela está potencializando uma oportunidade de crescimento do seu negócio.

Então, qual a novidade deste item?

A novidade é que esses riscos e oportunidades devem ser avaliados e, caso realmente sejam pertinentes, que a sua implementação seja planejada. São tantos riscos e oportunidades que surgem no dia a dia que, se a organização não souber o que priorizar, acabará se perdendo em meio a tanta informação. Torna-se necessário deixar uma cultura de gestão de riscos e oportunidades de forma inconsciente para uma gestão consciente e planejada, afim de que os objetivos do planejamento estratégico da organização seja alcançado.

Pensando em todo este contexto e em como otimizar a gestão de riscos e oportunidades das empresas, a Verde Ghaia criou o módulo Gestão de Riscos do Negócio em sua plataforma SOGI – Sistema Online de Gestão Integrada. O módulo Riscos do Negócio foi elaborado baseado na ISO 31000:2009 – Gestão de Riscos e nas demais exigências das normas ISO para o item 6.1.

Ao longo de sua trajetória no mercado, a Verde Ghaia criou metodologias que, não se preocupam apenas em estabelecer uma forma para atendimento de itens normativos, mas priorizam encaixar o contexto da organização no cumprimento destes itens, para que o Sistema de Gestão não seja algo que dê mais trabalho, mas sim um SGI que ajude a empresa a cumprir com seus objetivos. Criamos o módulo Riscos do Negócio dentro deste mesmo viés, o objetivo da ferramenta é auxiliar a empresa a determinar quais riscos e oportunidades precisam ser trabalhados para o desenvolvimento contínuo de sua organização.

Matriz de Riscos e Oportunidades

O módulo Riscos do Negócio traz uma matriz de riscos e oportunidades, onde todos os riscos e oportunidades identificados, sejam do negócio, do produto, dos processos, requisitos legais, aspectos ambientais, dentre outras origens, estão registrados. E, como ressaltamos ao longo deste artigo, tão importante quanto o levantamento dos riscos e oportunidades de todas as origens possíveis, é a avaliação destes riscos e oportunidades, para que a empresa saiba em quais destes deve investir seu tempo e energia prioritariamente. É possível avaliar os riscos e oportunidade quanto à sua severidade, probabilidade e consequência e, neste ponto, a metodologia Verde Ghaia também traz um direcionamento em como fazer esta classificação e como reagir de acordo com o resultado apontado.

A Matriz de Riscos e Oportunidades demonstra através de uma rápida visualização quais são os riscos e oportunidades que precisam ser trabalhados o quanto antes de acordo com sua avaliação, bem como aqueles que já possuem ações estabelecidas:

 

 

O módulo também possui gráficos que possibilitam visualizar de forma rápida a avaliação de todos os riscos e oportunidades quanto à severidade, probabilidade e consequência, os índices obtidos a partir desta avaliação, a quais áreas da empresa pertencem e suas respectivas origens:

 

 

Adquirir o módulo Riscos do Negócio é garantir que a sua organização gerencie os riscos e oportunidades da forma mais otimizada possível, de onde estiver, através de uma plataforma online que auxilia sua empresa a fazer com que o Sistema de Gestão esteja realmente integrado no dia a dia da organização.

A Verde Ghaia oferece diversas soluções para alavancar os resultados de seus clientes e manter a eficiência de seus negócios. Além do módulo Riscos do Negócio, para a gestão de riscos e oportunidades da organização, o sistema SOGI ainda oferece apoio em várias outras esferas do sistema de gestão através dos módulos:

LIRA: identificação e monitoramento de Requisitos Legais aplicáveis à organização.
GAIA: Gerenciamento de Aspectos e Impactos Ambientais;
PRSSO: Gerenciamento de Perigos e Riscos de Segurança e Saúde Ocupacional
TNC: Gerenciamento de Não Conformidades, com metodologia completa para realizar a tratativa.
Corporativo: Análise comparativa de indicadores de atendimento legal entre unidades de um mesmo grupo.
Documentos: Gerenciamento de documentos, formulários e registros para o controle do sistema de gestão ou dos processos;
Risco Legal: Identificação de penalidades correlatas aos requisitos aplicáveis à organização;
Licenças: Gestão de licenças e condicionantes;
Auditoria: Sincronização com o módulo LIRA para a realização de auditorias de conformidade legal e replicação de não conformidades para o módulo TNC.

Fale com a gente e conheça a ferramenta!

 

 

Área de abrangência de um requisito no Lira

Área de Abrangência

Indica as áreas de aplicabilidade do requisito, podendo ser área física ou área de responsabilidade. As áreas de abrangência são cadastradas pelo cliente e podem ser genéricas ou especificas. Essa opção permite a empresa identificar as áreas responsáveis por cada requisito e obrigação. Para alterar o modo de abrangência, o usuário deve clicar em EDITAR REQUISITO.

  • Abrangência Genérica: Deve ser utilizada quando uma única evidência sirva para todas as áreas de abrangência vinculadas à obrigação.
  • Abrangência especifica: Deve ser utilizada quando cada área de abrangência vinculada à obrigação possuir uma evidência.

Nota: Se um requisito tiver sua área de abrangência alterada de GENÉRICA para ESPECÍFICA, a evidência genérica se replicará para todas as áreas e ela poderá ser alterada separadamente dentro de cada área. Ou seja, cada área de abrangência terá sua própria evidência.

Se o contrário ocorrer, ou seja, se um requisito tiver sua área de abrangência alterada de ESPECÍFICA para GENÉRICA, as evidências de cada área se juntarão em uma única evidência genérica. Nesse caso, se as evidências específicas forem diferentes umas das outras, elas serão reunidas no mesmo campo, mas separadas por ponto e vírgula.

No entanto, mesmo com a opção de EVIDÊNCIA GENÉRICA, o sistema permite que a empresa atribua áreas diferentes para as obrigações do requisito.

Para vincular as áreas à um requisito é preciso clicar em EDITAR e clicar na guia ÁREA DE ABRANGÊNCIA. Posteriormente, o usuário deve clicar em +ADICIONAR. Será exibida a tela com todas as opções cadastradas.

Nota: Se preferir vincular as áreas também às obrigações selecione a opção vincular “sim”.

Á área de abrangência também poderá ser vinculada pela obrigação. Para este caso o sistema faz a inserção automática junto ao requisito.

Para vincular as áreas à uma obrigação é preciso clicar em EDITAR e clicar na guia ÁREA DE ABRANGÊNCIA. Posteriormente, o usuário deve clicar em +ADICIONAR. Assim como no vínculo de área no requisito, será exibida a tela com todas as opções cadastradas.

Requisitos alteradores, Edição de requisitos e seu status no Lira

Requisitos Alteradores

Este item permite a visualização dos requisitos legais que alteram o requisito que está sendo visualizado. Também é exibida a referência ou regulamentação legal do requisito, caso possua. Esses requisitos alteradores ou referenciadores poderão ser visualizados através do ícone , como mostra a tela abaixo:

Para visualizar o texto dos requisitos alteradores ou referenciadores o usuário deve clicar sobre o nome deles. Uma nova janela se abrirá com o texto do requisito legal, em formato PDF, devidamente atualizado, de acordo com o banco de dados da Verde Ghaia.

Notas:

  • Para acessar o texto do requisito é necessário utilizar o Adobe Reader®.
  • No cabeçalho de cada página o usuário poderá verificar se o requisito legal possui outros anexos.

Edição de requisitos

Através da edição do requisito  , o usuário poderá alterar a aplicabilidade, prioridade, observações, área de abrangência específica ou genérica, inserir área de abrangência e o responsável. Portanto, ao clicar no ícone EDITAR REQUISITO a seguinte aba se abrirá:

NOTA: Os campos de edição de requisitos serão abordados mais adiante neste manual.

Status do requisito

O status do requisito demostra como está o atendimento do requisito legal através de uma faixa colorida abaixo do nome do requisito.

O status pode ser:

  • Requisito em adequação (cor laranja): Significa que há pelo menos uma obrigação NÃO CONFORME (não atendida), não avaliada ou sem evidência.
  • Requisito Atendido (cor verde): Significa que todas as obrigações estão em conformidade (atendidas) e apresentam evidência objetiva.
  • Requisito Real sem obrigação (cor azul): Significa que há requisitos reais sem obrigações como NBRs e outros requisitos. Esses requisitos têm aplicabilidade real por via de alguns requisitos legais.

Filtros e Auto-filtros

O sistema oferece o FILTRO de busca rápida ou busca avançada, no qual o usuário deverá inserir alguma informação contida na descrição do requisito a fim de que o sistema localize o requisito desejado. A opção de filtro de busca está disponível no canto superior direito da tela:

Abaixo do campo de busca rápida, pode ser utilizada a opção de filtro de busca avançada, que exibe uma janela com várias opções de pesquisas:

Abaixo seguem algumas orientações e regras dos filtros disponíveis:

Requisito: este item permite a realização do filtro pela DESCRIÇÃO DO REQUISITO, pela DATA (utilizar sempre o hífen), pelo NÚMERO DO REQUISITO ou pela DESCRIÇÃO seguida do NÚMERO. Exemplos: 28-03-2007; 9.605 ou 9605; CONAMA 05.

Data de inclusão do requisito: pesquisa pela data em que o requisito foi inserido na planilha LIRA. Permite a busca por períodos de inclusão.

Sistema: filtro específico ou com integração de outros sistemas (MA, SS, RS, QL, SA).

Tema/ Macrotema: Busca todos os temas/macrotemas dos requisitos inseridos na planilha.

Origem: filtro por origem do requisito – Federal; Estadual; Municipal; Internacional (outros países); Nacional (válido para países que não tenham a forma de estado federativo); NBR; Outros Requisitos;

Responsável: realiza pesquisa dos responsáveis por planos de ações, por requisitos legais e área de abrangência.

Área de abrangência: busca as leis que têm as áreas de abrangência selecionadas. Este filtro pode trazer como resposta os itens correlacionados à área, às obrigações ou a toda a lei.

Aplicabilidade: filtro de requisitos reais ou potenciais.

Obrigação: pesquisa pela descrição da obrigação.

Evidência objetiva: pesquisa pela descrição da evidência objetiva.

Com ou sem Plano de ação: Esta opção de filtro é importante, pois além das obrigações com planos de ação, ele possibilita buscar as obrigações que ainda estão sem planos de ação.

Com ou sem evidência objetiva: Esta opção possibilita buscar as obrigações que foram evidenciadas e as que ainda não foram “evidenciadas”.

Órgão expedidor: responsável pela expedição do requisito. Exemplo: Executivo, Legislativo ou o nome do órgão.

País: permite que as empresas que possuem legislação internacional, selecione o país desejado. Além disso, para selecionar o estado, o país deve ser selecionado antes.

Estado: permite filtrar os requisitos por estados específicos, principalmente para as empresas que monitoram mais de um estado na mesma planilha.

Município: permite filtrar os requisitos por municípios específicos, principalmente para empresas que monitoram mais de um município na mesma planilha.  Para chegar à lista dos municípios inseridos na planilha é preciso primeiro filtrar o país (Brasil), o estado da empresa e, em seguida, buscar os municípios.

Nota:

Ao realizar a combinação de várias opções para uma pesquisa será exibido um filtro mais restrito. Quanto mais opções, mais específico será esse filtro.

Autofiltro

AUTOFILTRO é uma ferramenta que auxilia a busca de informações na PLANILHA LIRA. Ele permite o filtro do status do requisito legal, das obrigações e dos planos de ações.

Ao selecionar o AUTOFILTRO é exibida uma árvore com as opções Requisitos Legais, Obrigação, Planos de Ação, Eficácia da Ação e Dados da Planilha LIRA. Cada item possui um sinal de +. Ao clicar são exibidas as opções disponíveis para filtro.

Através do AUTOFILTRO é possível também combinar diversos filtros e aplicá-los isoladamente ou simultaneamente, obtendo os resultados desejados, mesmo que eles sejam muito específicos.

 

Requisitos: permite pesquisa de requisitos novos, atendidos, em adequação, validados, não validados e reais sem obrigações.

Nota: Se um requisito tem várias obrigações e apenas um deles estiver como “não conforme”, o requisito será exibido como “em adequação”.

Obrigações: Obrigações não avaliadas, conformes, não conformes, auditáveis e não auditáveis.

Planos de ação: Ações monitoradas, pendentes, vencidas e concluídas.

Dados da Planilha LIRA: Permite ocultar algumas informações da planilha LIRA através da seleção dos itens desejados, seja eles  Sumário requisito legal; alteradoras, revogadas, referenciadoras; Sistemas, temas, macrotemas, responsável, áreas de abrangência; Observações cliente; obrigações; obrigações ação/tarefa.

 

Requisitos – LIRA

O nome do requisito é exibido na primeira linha e apresenta descrição conforme o padrão da Verde Ghaia: o tipo de requisito (LEI/PORTARIA/DECRETO, etc), o número do requisito (6.938/12.305, etc), sua data da emissão e o link para visualização do texto.

Notas:

  • Ao clicar no Link, será aberta nova guia em que será exibido o texto do requisito;
  • Os textos dos requisitos legais encontram-se na íntegra, consolidados com as respectivas alterações.
  • Para visualizar o texto é necessário ter instalado o Adobe Acrobat Reader®;
  • O usuário poderá salvar ou imprimir o texto.

Visualização da Planilha Lira Geral

Para acessar a PLANILHA LIRA, o usuário deverá entrar no módulo LIRA e posicionar o cursor no item LIRA. A primeira opção a ser exibida é a LIRA GERAL. Logo abaixo, o usuário também poderá verificar as opções de visualização da PLANILHA LIRA por sistema, como exemplo: LIRA – Meio Ambiente, LIRA – Qualidade, LIRA – Saúde e Segurança no Trabalho, entre outros. Isto permite ao usuário já fazer um filtro direto dos requisitos que deseja acessar.

A Planilha LIRA GERAL exibe os requisitos legais, outros requisitos e NBRs de TODOS os sistemas contratados pela empresa.

NOTA: Para cada sistema contratado há uma planilha específica – LIRA QUALIDADE, LIRA RESPONSABILDADE SOCIAL, LIRA SEGURANÇA DE ALIMENTOS, LIRA GESTÃO DE ENERGIA, LIRA SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO; LIRA MEIO AMBIENTE – que exibe os requisitos legais, outros requisitos e NBRs referentes ao sistema, bem como os requisitos integrados.