março 2018

Área de abrangência de um requisito no Lira

Postado em 23 de março de 20188 de julho de 2020 por Comunicação

Área de abrangência, responsável por indicar as áreas de aplicabilidade do requisito, podendo ser área física ou área de responsabilidade. As áreas de abrangência são cadastradas pelo cliente e podem ser genéricas ou especificas. Essa opção permite a empresa identificar as áreas responsáveis por cada requisito e obrigação. Para alterar o modo de abrangência, o usuário deve clicar em EDITAR REQUISITO.

Área de Abrangência

Abrangência Genérica: Deve ser utilizada quando uma única evidência sirva para todas as áreas de abrangência vinculadas à obrigação.
Abrangência especifica: Deve ser utilizada quando cada área de abrangência vinculada à obrigação possuir uma evidência.

Nota: Se um requisito tiver sua área de abrangência alterada de GENÉRICA para ESPECÍFICA, a evidência genérica se replicará para todas as áreas e ela poderá ser alterada separadamente dentro de cada área. Ou seja, cada área de abrangência terá sua própria evidência.

Se o contrário ocorrer, ou seja, se um requisito tiver sua área de abrangência alterada de ESPECÍFICA para GENÉRICA, as evidências de cada área se juntarão em uma única evidência genérica. Nesse caso, se as evidências específicas forem diferentes umas das outras, elas serão reunidas no mesmo campo, mas separadas por ponto e vírgula.

No entanto, mesmo com a opção de EVIDÊNCIA GENÉRICA, o sistema permite que a empresa atribua áreas diferentes para as obrigações do requisito.

Para vincular as áreas à um requisito é preciso clicar em EDITAR e clicar na guia ÁREA DE ABRANGÊNCIA. Posteriormente, o usuário deve clicar em +ADICIONAR. Será exibida a tela com todas as opções cadastradas.

Nota: Se preferir vincular as áreas também às obrigações selecione a opção vincular “sim”.

Á área de abrangência também poderá ser vinculada pela obrigação. Para este caso o sistema faz a inserção automática junto ao requisito. Para vincular as áreas à uma obrigação é preciso clicar em EDITAR e clicar na guia ÁREA DE ABRANGÊNCIA.

Posteriormente, o usuário deve clicar em +ADICIONAR. Assim como no vínculo de área no requisito, será exibida a tela com todas as opções cadastradas.

SOGI: alinhado as Normas ISO

O SOGI é totalmente alinhado às normas internacionais de certificação ISO. Ele pode ser utilizado de maneira totalmente online, sem necessidade de instalação, permite um número ilimitado de usuários e também conta com a garantia de segurança e sigilo das informações. A utilização desta ferramenta vai permitir que você diminua os riscos e os prejuízos da sua empresa, te proporcionando uma nova experiência quando se trata de alcançar ótimos resultados em sistemas de gestão.

E se ainda resta dúvidas do por que utilizar o SOGI em seu negócio, continue a ler o artigo para conhecer ainda mais suas inúmeras vantagens e benefícios.

Um dos principais benefícios do LIRA é permitir que você conheça todos os riscos e requisitos legais aplicáveis em seu negócio, e assim poder fazer o gerenciamento das leis e o monitoramento dos planos de ação. E por listar todos os requisitos aplicáveis, incluindo as obrigações que os requisitos geram para sua empresa, este módulo permite que você tenha uma ampla visão de todo o processo, pois todas as informações são organizadas e facilmente verificadas por meio de relatórios com gráficos e estatísticas, garantindo assim a eficácia do seu sistema de gestão.

Agende uma apresentação do Módulo SOGI LIRA!

MÓDULO LIRA - Gerenciamento das leis e o monitoramento dos planos de ação. — ***Gerenciamento das leis e o monitoramento dos planos de ação.***

Requisitos Alteradores, Edição de Requisitos e seu Status no LIRA

Postado em 22 de março de 201824 de janeiro de 2020 por Comunicação

Quando pensamos em sistema de gestão, é comum imaginarmos pastas lotadas de documentos, transmitindo uma ideia de muito trabalho realizado. Contudo, essa realidade, de volume de papéis, não controla e nem gerencia nada de maneira eficaz.

E ao acompanhamos muitos gestores que alcançaram o sucesso em seu sistema de gestão, quando abandonaram, justamente método arcaico de gerenciamento e fazendo uso de ferramentas mais tecnológicas, percebemos o quanto é possível agilizar o operacional dos processos internos e externos.

Dificuldades que todo Gestor se depara

É evidente que podemos gerenciar e controlar a organização e o seu sistema de gestão de diversas maneiras, com níveis diferentes de sucesso, porém, o uso da tecnologia pode facilitar bastante esse processo. Podemos citar como exemplo o processo de monitoramento e avaliação de requisitos legais aplicáveis, que é um requisito presente em algumas normas, tais como ISO 14001 e ISO 45001.

Já parou para pensar quantos requisitos legais são aplicáveis à sua empresa? E quais deles são relacionados ao meio ambiente? Ou Segurança Ocupacional?

À essa altura podemos não ter um número na cabeça, mas sabemos que são muitos. Agora pense em quantos dias você precisaria para levantar toda essa legislação, tendo em vista que temos alterações, exclusões e o surgimento de novas leis quase que diariamente no país. Até aqui podemos observar que o trabalho é grande, e ainda nem mencionamos a parte de interpretar as obrigações legais e avaliar a conformidade.

Requisitos Alteradores

Este item permite a visualização dos requisitos legais que alteram o requisito que está sendo visualizado. Também é exibida a referência ou regulamentação legal do requisito, caso possua. Esses requisitos alteradores ou referenciadores poderão ser visualizados através do ícone , como mostra a tela abaixo:

Para visualizar o texto dos requisitos alteradores ou referenciadores o usuário deve clicar sobre o nome deles. Uma nova janela se abrirá com o texto do requisito legal, em formato PDF, devidamente atualizado, de acordo com o banco de dados da Verde Ghaia.

Notas:

Para acessar o texto do requisito é necessário utilizar o Adobe Reader®.
No cabeçalho de cada página o usuário poderá verificar se o requisito legal possui outros anexos.

Edição de requisitos

Através da edição do requisito , o usuário poderá alterar a aplicabilidade, prioridade, observações, área de abrangência específica ou genérica, inserir área de abrangência e o responsável. Portanto, ao clicar no ícone EDITAR REQUISITO a seguinte aba se abrirá:

NOTA: Os campos de edição de requisitos serão abordados mais adiante neste manual.

Status do requisito

O status do requisito demostra como está o atendimento do requisito legal através de uma faixa colorida abaixo do nome do requisito. O status pode ser:

Requisito em adequação (cor laranja): Significa que há pelo menos uma obrigação NÃO CONFORME (não atendida), não avaliada ou sem evidência.
Requisito Atendido (cor verde): Significa que todas as obrigações estão em conformidade (atendidas) e apresentam evidência objetiva.
Requisito Real sem obrigação (cor azul): Significa que há requisitos reais sem obrigações como NBRs e outros requisitos. Esses requisitos têm aplicabilidade real por via de alguns requisitos legais.

Filtros e Auto-filtros no SOGI – LIRA

Postado em 21 de março de 201824 de janeiro de 2020 por Comunicação

O sistema oferece o FILTRO de busca rápida ou busca avançada, no qual o usuário deverá inserir alguma informação contida na descrição do requisito a fim de que o sistema localize o requisito desejado. A opção de filtro de busca está disponível no canto superior direito da tela.

Abaixo do campo de busca rápida, pode ser utilizada a opção de filtro de busca avançada, que exibe uma janela com várias opções de pesquisas.

Orientações e regras dos filtros disponíveis:

Requisito: este item permite a realização do filtro pela DESCRIÇÃO DO REQUISITO, pela DATA (utilizar sempre o hífen), pelo NÚMERO DO REQUISITO ou pela DESCRIÇÃO seguida do NÚMERO. Exemplos: 28-03-2007; 9.605 ou 9605; CONAMA 05.

Data de inclusão do requisito: pesquisa pela data em que o requisito foi inserido na planilha LIRA. Permite a busca por períodos de inclusão.

Sistema: filtro específico ou com integração de outros sistemas (MA, SS, RS, QL, SA).

Tema/ Macrotema: Busca todos os temas/macrotemas dos requisitos inseridos na planilha.

Origem: filtro por origem do requisito – Federal; Estadual; Municipal; Internacional (outros países); Nacional (válido para países que não tenham a forma de estado federativo); NBR; Outros Requisitos;

Responsável: realiza pesquisa dos responsáveis por planos de ações, por requisitos legais e área de abrangência.

Área de abrangência: busca as leis que têm as áreas de abrangência selecionadas. Este filtro pode trazer como resposta os itens correlacionados à área, às obrigações ou a toda a lei.

Aplicabilidade: filtro de requisitos reais ou potenciais.

Obrigação: pesquisa pela descrição da obrigação.

Evidência objetiva: pesquisa pela descrição da evidência objetiva.

Com ou sem Plano de ação: Esta opção de filtro é importante, pois além das obrigações com planos de ação, ele possibilita buscar as obrigações que ainda estão sem planos de ação.

Com ou sem evidência objetiva: Esta opção possibilita buscar as obrigações que foram evidenciadas e as que ainda não foram “evidenciadas”.

Nota: Ao realizar a combinação de várias opções para uma pesquisa será exibido um filtro mais restrito. Quanto mais opções, mais específico será esse filtro.

Órgão expedidor: responsável pela expedição do requisito. Exemplo: Executivo, Legislativo ou o nome do órgão.

País: permite que as empresas que possuem legislação internacional, selecione o país desejado. Além disso, para selecionar o estado, o país deve ser selecionado antes.

Estado: permite filtrar os requisitos por estados específicos, principalmente para as empresas que monitoram mais de um estado na mesma planilha.

Município: permite filtrar os requisitos por municípios específicos, principalmente para empresas que monitoram mais de um município na mesma planilha. Para chegar à lista dos municípios inseridos na planilha é preciso primeiro filtrar o país (Brasil), o estado da empresa e, em seguida, buscar os municípios.

Autofiltro

AUTOFILTRO é uma ferramenta que auxilia a busca de informações na PLANILHA LIRA. Ele permite o filtro do status do requisito legal, das obrigações e dos planos de ações.

Ao selecionar o AUTOFILTRO é exibida uma árvore com as opções Requisitos Legais, Obrigação, Planos de Ação, Eficácia da Ação e Dados da Planilha LIRA. Cada item possui um sinal de +. Ao clicar são exibidas as opções disponíveis para filtro.

Através do AUTOFILTRO é possível também combinar diversos filtros e aplicá-los isoladamente ou simultaneamente, obtendo os resultados desejados, mesmo que eles sejam muito específicos.

Quais tipos de filtros são possíveis dentro do SOGI

Requisitos: permite pesquisa de requisitos novos, atendidos, em adequação, validados, não validados e reais sem obrigações.

Nota: Se um requisito tem várias obrigações e apenas um deles estiver como “não conforme”, o requisito será exibido como “em adequação”.

Obrigações: Obrigações não avaliadas, conformes, não conformes, auditáveis e não auditáveis.

Planos de ação: Ações monitoradas, pendentes, vencidas e concluídas.

Dados da Planilha LIRA: Permite ocultar algumas informações da planilha LIRA através da seleção dos itens desejados, seja eles Sumário requisito legal; alteradoras, revogadas, referenciadoras; Sistemas, temas, macrotemas, responsável, áreas de abrangência; Observações cliente; obrigações; obrigações ação/tarefa.

Como controlar os Requisitos através do LIRA?

Postado em 20 de março de 201824 de janeiro de 2020 por Comunicação

Otimizar requisitos da sua gestão é um fator importante para um sistema ágil e eficiente e que traga resultados mais abrangentes, contribuindo na tomada de decisão. Mas antes, vamos entender o que é o SOGI.

O que é SOGI?

SOGI é considerado uma ferramenta mais eficaz para a Gestão Integrada. Com isso, várias foram as versões de aprimoramento do SOGI, sem falar das customizações realizadas que visam oferecer ainda mais flexibilidade e agilidade para seus usuários.

O SOGI foi desenvolvido em três línguas – português, inglês e espanhol para que as empresas estrangeiras possam utilizar a ferramenta sem qualquer problema. Assim, o SOGI consegue integrar para essas empresas os Sistemas de Gestão de Meio Ambiente, Qualidade, Segurança e Saúde Ocupacional, Segurança de Alimentos e Responsabilidade Social.

Você vai aprender todas as funcionalidades propostas por cada um dos Módulos SOGI, acessando os materiais do nosso Blog e e-books. Além disso, nossos novos clientes podem realizar os cursos ministrados por profissionais da Verde Gaia, especialistas no Sistema Operacional de Gestão Integrada – SOGI, via EAD.

O que posso esperar do SOGI?

Sua empresa possui diretrizes internas de Compliance? Possui uma política voltada para boas práticas de gestão na área de Sustentabilidade? Precisa de uma solução que te ajude a demonstrar indicadores com os resultados dessa gestão de forma estratégia para o negócio? Quer fazer uma gestão preventiva e com base em análise de riscos para tomada de decisão?

Se você respondeu sim a essas perguntas, então o SOGI é a uma solução para você! SOGI é uma plataforma online que traz funcionalidades que proporcionam praticidade e confiabilidade ao seu processo de gestão e irá te oferecer metodologia personalizada e ágil.

e-book sobre os segredos para uma gestão de requisitos legais campeã. — ***Requisitos Legais – Como gerenciá-los***

Notas sobre os Requisitos LIRA no SOGI

O nome do requisito é exibido na primeira linha e apresenta descrição conforme o padrão da Verde Ghaia: o tipo de requisito (LEI/PORTARIA/DECRETO, etc), o número do requisito (6.938/12.305, etc), sua data da emissão e o link para visualização do texto.

Ao clicar no Link, será aberta nova guia em que será exibido o texto do requisito;
Os textos dos requisitos legais encontram-se na íntegra, consolidados com as respectivas alterações.
Para visualizar o texto é necessário ter instalado o Adobe Acrobat Reader®;
O usuário poderá salvar ou imprimir o texto.

Importância do Requisito Lira nas empresas

A empresa não pode pensar que atender a legislação signifique custos ou gastos. Todas as ações tomadas para atender a legislação devem ser vistas como investimentos. Afinal, ninguém quer que sua empresa seja interditada pelo Ministério do Trabalho ou pelo órgão ambiental, certo? A imagem da sua empresa tem um preço que justifica isso.

Portanto, desapegue dessa ideia de pensar que atender a legislação custa caro, que é um processo burocrático. Pense que você está evitando um problema maior no futuro. Com certeza esse “investimento” será bem melhor do que arcar com ônus de passivos, sejam trabalhistas ou ambientais.

Para um melhor entendimento, basta dizer, por exemplo, que uma empresa pode até estar atendendo aos limites máximos de poluição legalmente impostos, mas este fato não a exime da responsabilidade pelos danos residuais causados. Para configurar a responsabilidade, basta evidenciar o nexo de causa e efeito entre a atividade da empresa e um determinado
dano ambiental.

Problemas por falta de monitorar os Requisitos Legais Aplicáveis

Qual seria o grande problema de uma organização deixar de monitorar seus requisitos legais? Ela não só pode ter suas atividades interrompidas devido ao não cumprimento das leis, como também estará demonstrando que sua preocupação com a segurança e saúde do trabalhador e com o Meio ambiente é praticamente ausente. E quem gostaria de trabalhar com uma empresa assim, não é mesmo?

Uma empresa em conformidade com a legislação aplicável não apenas evita penalidades civis, administrativas e penais. Ela também constrói uma imagem sólida e confiável perante o mercado, e ainda obtém outras vantagens, como a aquisição de seguros mais atrativos e acessíveis, e mais facilidade na negociação de empréstimos bancários.

SOGI e Verde Ghaia, Sempre por você!

Leia mais sobre o assunto Gestão de Requisitos.

Requisitos de Competência e Conscientização

Visualização do Módulo Lira

Postado em 19 de março de 201829 de julho de 2020 por Comunicação

Para acessar Módulo LIRA, o usuário deverá entrar no módulo LIRA e posicionar o cursor no item LIRA. A primeira opção a ser exibida é a LIRA GERAL.

Logo abaixo, o usuário também poderá verificar as opções de visualização da LIRA por sistema, como exemplo: LIRA – Meio Ambiente, LIRA – Qualidade, LIRA – Saúde e Segurança no Trabalho, entre outros. Isto permite ao usuário fazer um filtro direto dos requisitos que deseja acessar.

Cada sistema, um Módulo específico

O que o Módulo LIRA oferece para a sua gestão de requisitos legais. — **Saiba mais sobre o Módulo LIRA**

A Planilha LIRA GERAL exibe os requisitos legais, outros requisitos e NBRs de TODOS os sistemas contratados pela empresa. NOTA: Para cada sistema contratado há um módulo específico:

LIRA QUALIDADE
LIRA RESPONSABILIDADE SOCIAL
LIRA SEGURANÇA DE ALIMENTOS
LIRA GESTÃO DE ENERGIA
LIRA SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO
LIRA MEIO AMBIENTE – que exibe os requisitos legais, outros requisitos e NBRs referentes ao sistema, bem como os requisitos integrados.

Como monitorar sua Legislação Aplicável?

Uma empresa possui diversas maneiras de monitorar a legislação aplicável ao seu negócio. Ela pode encarregar seu departamento jurídico de realizar uma leitura e acompanhamentos diário das edições do Diário Oficial — nos âmbitos federal, estadual e municipal —, por exemplo. Pode estimular seus advogados a se manterem atualizados.

Pode investir em cursos para seus colaboradores. No entanto, talvez isto não seja o suficiente para identificar e acompanhar todas as mudanças na legislação aplicável, seja pelo excesso de informação, seja porque o setor jurídico de uma companhia possui muitas outras atribuições para lidar, ou seja porque a empresa sequer tem condições de manter um setor jurídico e precisa terceirizar a tarefa. O monitoramento online de todas as publicações pertinentes aos temas e à identificação das obrigações legais exige uma estrutura robusta de profissionais altamente capacitados a fim de garantir a segurança jurídica de todo o processo.

Atendimento às Legislações Aplicáveis

Seguir e atender as legislações aplicáveis é bem mais complexo do que parece, pois não envolve o negócio de forma generalizada; a legislação empresarial tem ramificações muito específicas e abrange seu escopo, operação, produção, geração de resíduos, emissões, insumos, maquinários, produtos, pessoal, Meio ambiente e muito mais.

Na prática, adotar um sistema especializado gera uma série de benefícios. Diminui riscos com fiscalizações inesperadas, reduz denúncias de partes interessadas (vizinhanças, colaboradores) e evita a aplicação de multas — que podem se originar até mesmo por puro desconhecimento legal. Além disso, a empresa pode se planejar melhor, visando não apenas estar em conformidade, mas também o pleno conhecimento seus riscos, criando assim planos de ação que estimulem seu desenvolvimento.

Complexidade no atendimento à Legislação Aplicável

Por que identificar as Leis Aplicáveis ao negócio?

Não basta identificar as leis a serem cumpridas. É primordial ser capaz de solucionar todos os embargos legais no prazo mais curto possível. Escolha um sistema que contribua com a criação de planos de ação corretivos.

O volume de informação envolvendo leis é gigantesco e geralmente envolve uma estrutura muito grande de backups. Escolha um sistema confiável, com um banco de dados capaz de resistir a panes e cujo acesso seja fácil e intuitivo. É importante também que haja suporte técnico para solucionar dúvidas e manter o sistema sempre ativo.

Quer saber mais sobre o SOGI e o monitoramento de requisitos legais com uso de inteligência artificial? Fale conosco!

O que é SOGI Lira e como acessar?

Postado em 12 de março de 201829 de julho de 2020 por Comunicação

O módulo LIRA apresenta os requisitos legais aplicáveis à empresa (cliente), permitindo ter uma visualização completa não só dos requisitos, mas também das evidências objetivas identificadas.

Neste Manual será usada como exemplo o módulo GERAL, que inclui todos os sistemas que foram contratados tais como: Meio Ambiente (MA), Saúde e Segurança no Trabalho (SST), Responsabilidade Social (RS), Qualidade (QL), Lira NR (NORMAS REGULAMENTADORAS publicadas pelo Ministério do Trabalho e Emprego ), Lira Outros Requisitos, Lira NBR (Lista de Normas Técnicas Brasileiras publicadas pela ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas com ementários). Contudo, o usuário consegue acessar a planilha separada por sistema no menu LIRA.

Observação: os campos de alteração são padrões para todos os módulos.

O que é o Módulo LIRA do SOGI

O Módulo LIRA foi desenvolvido para você que deseja ter uma visão clara de todo o seu sistema de gestão, tanto do ponto de vista operacional quanto gerencial.

LIRA significa Lista Interna de Requisitos Aplicáveis e é um software que utiliza as metodologias mais modernas de sistemas de gestão e que vem para substituir as planilhas de Excel. Seu objetivo é tornar mais fácil o monitoramento de todos os requisitos legais aplicáveis à sua organização e gerenciar planos de ações, a fim de melhorar o atendimento desses requisitos.

Ela já é amparada pelas normas internacionais de gestão, e sua metodologia permite identificar os requisitos em âmbito federal, estadual e municipal, estando sempre em constante atualização para que você nunca fique defasado ou desinformado sobre as legislações que foram revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas.

O Módulo LIRA possui painéis de bordo que apresenta todos os requisitos de maneira fácil, incluindo quesitos, ações, prazos e alertas. Através de cores, avisa se existe atraso em relação ao cumprimento de algum requisito, se é período de recorrência ou de monitoramento, informa os alertas de pendências e sinaliza os status do atendimento aos requisitos.

Acessando o Módulo LIRA

Para acessar o módulo LIRA basta clicar em Início, no canto superior esquerdo da tela e clicar no ícone referente ao módulo, como ilustra a figura abaixo:

Ao acessar o modulo LIRA, o usuário visualizará o Painel de Bordo, que exibe gráficos com informativos sobre os requisitos, obrigações e ações. Através deles será possível fazer o monitoramento dos requisitos legais aplicáveis.

Atendimento dos Requisitos:Mostra o percentual de requisitos reais atendidos, ou seja, aqueles cujas obrigações estão conformes e com evidência. O gráfico também possui as informações de número total de requisitos atendidos, reais sem obrigações e de requisitos em adequação, ou seja, aqueles em que pelo menos uma obrigação se encontra não conforme ou não avaliada. Para obter essas informações, basta posicionar o mouse em cima da cor do status desejado.

Validação dos Requisitos:Esse gráfico mostra o percentual de requisitos que já foram validados no sistema. A VALIDAÇÃO de requisitos consiste em uma confirmação por parte do cliente de que ele está ciente da inclusão de um requisito em sua planilha. Para verificar a quantidade de requisitos validados e não validados, basta posicionar o mouse na cor correspondente.

Atendimento das Obrigações:Mostra o percentual de obrigações conformes e com evidência inserida no sistema. O gráfico também possui as informações de número total de obrigações conformes e não conformes. Para visualizar a quantidade de cada um, basta posicionar o mouse em cima da cor do status desejado.

Estatística das Ações:Mostra o número total de ações pendentes, monitoradas e vencidas. Para obter essas informações, basta posicionar o mouse em cima da cor do status desejado.

Requisitos Incluídos, Excluídos, Alterados:Esse gráfico mostra o número de requisitos incluídos, excluídos e alterados por mês, nos últimos 6 meses. Os requisitos incluídos são os novos requisitos adicionados pela Verde Ghaia na planilha LIRA do cliente. Os excluídos são os retirados da planilha por exclusão da Verde Ghaia (revogação de normas ou em caso de revisão do questionário) ou de algum usuário do próprio cliente. Já os alterados são os requisitos que sofreram modificação por alguma outra norma.

Ações Incluídas e Concluídas:Gráfico que mostra o número de ações que foram incluídas e concluídas no sistema por mês, nos últimos 6 meses.

Custo previsto e realizado:Gráfico que mostra os custos previstos e realizados de todas as ações por mês, nos últimos 6 meses. Esse dado é inserido dentro da edição do plano de ação.

Na barra superior será exibido a agenda, pendências, comunicados e o idioma em que deseja visualizar as informações.

Quer saber como funciona o Módulo Lira? Agende uma apresentação ou Leia mais o e-book sobre a LIRA.

O que é SOGI Corporativo?

Postado em 9 de março de 201824 de janeiro de 2020 por Comunicação

O Módulo Corporativo do SOGI é indicado para empresas com mais de uma unidade física e que precisam manter e monitorar os mesmos padrões de qualidade e atendimento em todos os seus estabelecimentos.

O sistema une as funcionalidades dos módulos LIRA, Licenças e GRC do SOGI para um registro simples de licenças, condicionantes e outros, gerenciando corporativamente o atendimento às leis e licenças, conferindo agilidade e praticidade às operações.

Para quem o SOGI Corporativo é indicado?

Ideal para empresas do ramo de construção civil ou para qualquer atividade que gere muitos impactos e seja passível de licenciamento ambiental, como mineração, concessões, petróleo e gás etc.

Sua maior vantagem é unificar o controle de várias unidades de seu negócio em um só lugar, mantendo o padrão de qualidade. É um sistema muito adequado para modelos de empresa de gestão centralizada, principalmente nos casos em que a organização possui locações em diferentes municípios e estados, pois é capaz de gerar relatórios unificados — além de gráficos e indicadores — e ainda apresentar um cenário comparativo dentre todas as unidades. As informações também podem ser replicadas de uma unidade a outra, otimizando o tempo dos usuários. No que diz respeito a Governança, é possível visualizar a matriz de risco de forma corporativa, mostrando as várias unidades da organização.

A ferramenta permite a definição de ações preventivas, corretivas e emergenciais, bem como o registro dos indivíduos responsáveis por cada ocorrência. Também possibilita marcar os departamentos responsáveis, marcar os usuários que receberão as demandas e os observadores. Além disso, também notifica sobre os prazos e ações, não só por e-mail como pelo painel de pendências da interface.

Visando uma melhor visualização dos módulos do nosso sistema e na expansão das funcionalidades corporativas, foram realizadas alterações na barra de acesso aos módulos, na qual existirá uma visualização exclusiva para os módulos corporativos (L.I.R.A. – Corporativo, Licenças – Corporativo).

Quais as vantagens e os benefícios do Módulo Corporativo?

RESPOSTA: Sua maior vantagem é unificaro controle de várias unidades de seu negócio em um só lugar, mantendo o padrão de qualidade e atendimento. É um sistema estratégico para modelos de empresa de gestão centralizada, principalmente nos casos em que a organização possui locações em diferentes municípios e estados, pois o Módulo permite gerar relatórios unificados — além de gráficos e indicadores — e ainda apresentar a comparação de dados e indicadores entre as unidades.

O Módulo também promove a integração, pois as informações podem ser replicadas de uma unidade a outra, facilitando os processos de cadastramento, busca e compartilhamento de informações e requisitos legais das unidades, otimizando inclusive o tempo dos usuários.

O que preciso saber sobre o Módulo Corporativo?

Empresas que desejam obter ótimos resultados e se destacarem no mercado necessariamente precisam de um sistema de gestão eficaz que possibilite a elaboração de planos de ação para monitorar todas as normas em vigor, bem como possíveis surgimentos e atualizações de leis aplicáveis a seu negócio. Somente assim elas estarão em compliance.

Quando essas organizações possuem unidades corporativas espalhadas por todo o Brasil, o desafio torna-se maior ainda, pois elas precisam manter os mesmos padrões de qualidade e atendimento em todos os seus estabelecimentos. Soma-se a isso a dificuldade em gerenciar com eficácia um sistema de gestão para todas as unidades, especialmente porque o país possui um complexo sistema legal e um universo de milhares de leis, sendo praticamente impossível uma pessoa conhecer todas elas.

Então, por desconhecimento dessas leis, e consequentemente seu descumprimento, muitas empresas brasileiras não estão em compliance, deixando assim de obter todas as vantagens e benefícios que o cumprimento das regras e procedimentos aplicáveis ao negócio poderia trazer.

Mas, o que é compliance e por que isso é tão importante para seu negócio?

O termo compliance vem do verbo em inglês to comply. Significa agir de acordo com uma regra, cumprir um procedimento. No âmbito corporativo, é um conjunto de disciplinas e mecanismos que visa observar rigorosamente a legislação à qual a empresa se submete, detectando e tratando qualquer desvio ou não conformidade que possam ocorrer. Ou seja, uma empresa em compliance cumpre as suas obrigações, incorporando-a na cultura da organização e no comportamento e atitude de seus colaboradores. Isso demonstra que a organização é comprometida com o cumprimento das leis pertinentes às suas atividades.

E toda empresa, independentemente de seu tamanho e segmento, precisa lidar com os seus requisitos legais. Sendo assim, ações de compliance devem estar presentes em seus negócios, garantindo transparência e segurança em todas as suas transações.

A melhor forma de estar em compliance é criando uma padronização de processos dentro de sua empresa, ficando atento às questões jurídicas que envolvam seu negócio e assegurando que todos os funcionários estejam envolvidos no processo.

Passo a passo para acessar o Módulo

Acessar módulos Corporativos

Novidade no acesso ao Módulo Corporativo do SOGI

a. Click no ícone do menu. O mesmo será recarregado, exibindo agora os módulos corporativos.

2. Acessar módulos Unidade

a. Click no ícone () do menu. O mesmo será recarregado, exibindo agora os módulos da unidade.

Conceitos da LIRA para melhor gestão

Postado em 9 de março de 201824 de janeiro de 2020 por Comunicação

LIRA: Lista interna de requisitos aplicáveis.

REQUISITO: Leis, decretos, portarias e demais requisitos legais do sistema. Na planilha LIRA o campo referente aos REQUIITOS exibirá o requisito principal e suas respectivas alterações e referências. Para visualização do texto dos requisitos basta clicar no link.

Nota: Os textos dos requisitos legais encontram-se na íntegra, consolidados com as respectivas alterações.

REQUISITOS NOVOS: São todos os requisitos inseridos no mês corrente.

REQUISITOS ATENDIDOS: São os requisitos que estão com todas as obrigações em conformidade (atendidas) e apresentam a evidência objetiva.

REQUISITOS EM ADEQUAÇÃO: São os requisitos em que há obrigações que ainda não foram atendidas e/ou não avaliadas e devido a isso estão em processo de adequação.

REQUISITOS VALIDADOS: São os requisitos que foram inseridos pela Verde Ghaia e que a empresa (cliente) tomou conhecimento.

REQUISITOS NÃO VALIDADOS: São todos aqueles requisitos inseridos pela Verde Ghaia e que ainda não foram visualizados pela empesa.

REQUISITOS REAIS SEM OBRIGAÇÕES: São requisitos reais que geram obrigações para a empresa, como NBRs e outros requisitos, mas que a Verde Ghaia não inseri as obrigações devido a direitos autorais e se referirem a documentos internos de cada cliente, respectivamente.

PRIORIDADE DO REQUISITO LEGAL: Trata-se de um campo obrigatório que é usado para a empresa priorizar o atendimento de seus requisitos, de acordo com sua realidade quanto aos recursos, multas, ordem de importância ou outros

SISTEMA: São os sistemas de Gestão contratados: Meio Ambiente, Saúde e Segurança no Trabalho, Responsabilidade Social, Qualidade, Segurança de Alimentos e Gestão de Energia. Esse campo mostra em qual Sistema de Gestão o requisito está inserido. Alguns requisitos poderão estar vinculados a mais de um sistema.

ORIGEM: Origem do requisito, podendo ser Federal, Estadual, Municipal, NBR ou outros requisitos (licenças, política etc.).

TEMA: Temas relacionados ao requisito em questão.

SUMÁRIO: Breve descrição do requisito, apresenta um resumo do requisito legal, o que ele trata o que ele dispõe.

APLICABILIDADE: Define se o requisito é real – efetivamente gerador de obrigações para a organização; ou potencial – tem probabilidade de gerar obrigação para a organização, ou apenas informação pertinente para conhecimento.

PADRÃO VERDE GHAIA APLICABILIDADE: Indica a aplicabilidade padrão do requisito no Banco de Dados da Verde Ghaia.

OBSERVAÇÕES: Apresenta observações diversas sobre o requisito, em campo apropriado. As observações podem ser feitas pela Verde Ghaia ou pela própria empresa, para direcionamento interno.

Exemplo: Norma de conhecimento aguardando regulamentação.

RESPONSÁVEL: indicam as pessoas responsáveis pelo monitoramento do requisito, podendo ser inserido um ou mais responsáveis.

OBRIGAÇÕES: Questionamentos identificados pela Verde Ghaia para atendimento ao requisito legal para a empresa, contendo uma breve descrição sempre em formato de pergunta, onde se questiona o seguimento de determinada norma (quando possível é feita uma referência entre parênteses ao item ou artigo da norma a que se refere a obrigação). Estas obrigações são personalizadas, de forma a atender ao requisito legal.

Evidência Objetiva: campo em que é possível evidenciar objetivamente o cumprimento da questão suscitada na descrição, mencionando as medidas necessárias, referenciando documentos obtidos e adotados pela empresa para o atendimento do Requisito. Recomenda-se que a evidência objetiva seja mais clara possível informando, inclusive, a sua localização.

Exemplo: Sim, conforme licença 001 válida até 31-10-2010 localizada na pasta de SSMA.

OBRIGAÇÕES CONFORME: São obrigações que possuem evidências objetivas que comprovam o atendimento legal e que estejam com a opção CONFORME selecionada.

OBRIGAÇÕES NÃO CONFORME: São obrigações que a empresa não possui evidências do atendimento e/ou que a opção NÃO CONFORME esteja marcada.

OBRIGAÇÕES NÃO AVALIADO: São obrigações que a empresa não avaliou e está com a opção não avaliado marcada.

PRIORIDADE DAS OBRIGAÇÕES: Permite que a empresa avalie e classifique o atendimento das obrigações legais por ordem de importância.

EVIDENCIAR DE FORMA ESPECIFICA E GENÉRICA: A opção de EVIDÊNCIA ESPECÍFICA ou GENÉRICA é usada por empresas que precisam registrar as obrigações por áreas. Para isso, é preciso selecionar a opção área de abrangência específica na edição do requisito. Assim será exibida a opção de evidenciar por áreas e ter um status do atendimento por área.

PLANOS DE AÇÕES: São ações criadas para atender as obrigações dos requisitos legais, gerando evidências. As ações também podem ser criadas para garantir que a empresa se mantenha em conformidade com as obrigações.

PLANOS DE AÇÕES NOVOS: São ações criadas no mês corrente.

PLANOS DE AÇÕES CONCLUÍDOS: São ações que já foram concluídas e com evidências.

PLANOS DE AÇÕES MONITORADOS: São ações que ainda estão sendo executadas e, em relação ao prazo, não chegaram na data de alerta.

PLANOS DE AÇÕES PENDENTES: São ações que ainda estão sendo executadas e, em relação ao prazo, estão entre a data de alerta e a data de vencimento.

PLANOS DE AÇÕES VENCIDOS: São ações que passaram do prazo de vencimento.

DATA DE INCLUSÃO DA LEI: indica a data de inclusão do requisito na planilha da empresa.

DATA DA PRÓXIMA AUDITORIA: indica a data da próxima auditoria dos requisitos.

ÁREA DE ABRANGÊNCIA: podem ser definidas por áreas de responsabilidades ou áreas físicas. Elas são exclusivas para a planilha LIRA.

Exemplo: áreas de abrangência divididas em setores para o atendimento de requisitos legais.

O que o SOGI oferece a sua Gestão?

Postado em 8 de março de 201824 de janeiro de 2020 por Comunicação

SOGI: atendimento às Normas Internacionais ISO

As normas internacionais foram criadas com o objetivo de ajudar as empresas a estarem em conformidade com os mais desafiadores e excelentes padrões de qualidade, no qual se incluem gestão de pessoas, meio ambiente e muito mais. Para você entender melhor como elas funcionam é preciso conhecer o objetivo de cada uma.

O software de gestão da Verde Ghaia, SOGI, permite o completo gerenciamento dos requisitos legais da organização, independentemente do porte ou setor de atuação. A tecnologia é adaptada à todas as exigências feitas nas normas internacionais: ISO 9001, OHSAS 18001, SA 8000/NBR 16001, ISO 50001, ISO 22000. Além disso, o software de gestão da Verde Ghaia permite que planos de ação sejam traçados para que as exigências sejam alcançadas de maneira estratégica e completa, permeando em todos os setores da organização.

A ISO 9001 é uma norma internacional que diz respeito à Gestão da Qualidade dentro das empresas. Entre suas exigências estão a definição de requisitos para gerenciamento de processos, estabelecendo compromissos com a melhoria contínua.

A ISO 45001 é uma certificação internacional para a implantação de um Sistema de Gestão da Saúde e Segurança Ocupacional, que contempla a avaliação dos perigos e riscos que os colaboradores são expostos, ao longo da cadeia produtiva, estabelecendo assim, medidas para prevenção de acidentes.

Questionário Online do SOGI

O QUESTIONÁRIO ON-LINE é extremamente importante para a efetividade do processo de gestão legal. Ele deverá ser preenchido pelos próprios clientes assim que iniciadas as atividades no SOGI 8, informando suas particularidades, tais como: localização, insumos, produtos, atividades, entre outros. Estas informações são essenciais para a criação da planilha LIRA.

Quando houver modificações na empresa, seja em seus processos, produtos, entre outros, é necessário reabrir o questionário e realizar a atualização dos dados. Assim o departamento Jurídico da Verde Ghaia poderá revisar e atualizar a planilha LIRA, de acordo com os novos dados.

Como acessar o questionário online?

Para visualizar os questionários, acesse o menu QUESTIONÁRIO e clique em QUESTIONÁRIO ON-LINE, como indicado a seguir.

Como usar o Questionário Online do SOGI?

Para responde-los, clique no questionário escolhido e responda as perguntas apresentadas de acordo com os temas localizados à esquerda da tela. É importante lembrar que para responder e visualizar o QUESTIONÁRIO o usuário deve ter permissão nível ADMINISTRADOR.

A medida que o questionário for sendo respondido, as respostas são salvas automaticamente. Ao final, é possível fechar o questionário, ou clicar em ENVIAR QUESTIONÁRIO. Ao clicar em enviar as respostas são enviadas diretamente para o e-mail do Setor Jurídico da Verde Ghaia.

Tire todas as suas dúvidas através do Suporte FAC ou pelo site.

SOGI e Verde Ghaia, Sempre por você!

Dúvida? Entre em contato!

Menu Histórico do SOGI

Postado em 7 de março de 201824 de janeiro de 2020 por Comunicação

No menu histórico é possível a visualização de toda a transação de e-mails e modificações efetuadas no sistema, tais como inserções, alterações ou exclusões de dados. Em HISTÓRICO DO SISTEMA o usuário poderá ainda filtrar informações como módulo, período e usuário para reduzir o campo de busca. Após clicar em FILTRAR, os resultados encontrados irão ser exibidos logo abaixo do formulário de busca.

O que preciso saber sobre o SOGI?

Como o SOGI ajuda a reduzir Riscos e Custos?

1. Redução de custos

A contratação de empresas externas altamente capacitadas e especializadas podem representar uma grande vantagem para a empresa contratante. Profissionais especiais são caros para as organizações pois cada atividade necessita de um perfil e conhecimento específico para exercer com qualidade o serviço. Normalmente, o outsourcing traz uma redução visível dos custos para a empresa visto que, em comparação, o contrato de outsourcing versus a contratação direta do colaborador, sai mais barato para as organizações e ainda garante a qualidade da entrega.

2. Redução de Risco

Sabemos das inúmeras obrigações trabalhistas que regem as relações de trabalho entre colaboradores e empresas, soma-se ainda o alto risco do empresário em acidentes de trabalho, passivos previdenciários e trabalhistas. O outsourcing preserva o empresariado destes riscos já que toda a responsabilidade dos profissionais envolvidos nas atividades é assumida pela empresa contratada. Dessa forma, temos uma redução visível dos riscos do negócio.

Tire todas as suas dúvidas através do Suporte FAC ou pelo site.