Auditoria de Conformidade Legal traz benefícios para Sistema de Gestão
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Auditoria de Conformidade Legal: melhorias para o Sistema de Gestão

Os resultados de auditorias são fatos e evidências, como objetivos verificados por um auditor durante o processo de Auditoria de Conformidade Legal. Tais evidências podem ser coletadas de várias formas, dentre as quais destacamos a avaliação de documentos, a verificação em campo dos processos, as entrevistas com os funcionários e a observação da execução das atividades de uma empresa.

A realização de auditorias é imprescindível para qualquer organização que possua um sistema de gestão implementado. A função de tais auditorias é verificar se o sistema de gestão está entregando os resultados pretendidos dentro do objetivo de cada processo.

Como organizar os Processos de Auditoria

Atender a todos os requisitos legais é tarefa árdua, mas existem maneiras de organizar um processo de auditoria para que este seja minimamente desgastante para todos.

Envolva sua equipe: todos devem estar cientes sobre a realização da auditoria na empresa, seja ela interna ou externa. Em caso de auditoria de sistema, a data deve constar no cronograma da empresa como um evento fixo e previsto. É importante instituir uma cultura de organização e disciplina, de modo que não precise haver “correria” às vésperas de uma auditoria. Se todos os funcionários colaborarem no dia a dia para manter a documentação atualizada e os processos forem sempre realizados dentro das normas, sem “gambiarras”, as auditorias ficarão muito menos desgastantes.

Monte um cronograma: este item complementa o anterior.É importante marcar as auditorias no calendário, informando quais delas ocorrerão ao longo do ano, independentemente se forem internas ou externas. O documento deve conter a data planejada para a auditoria em questão, listar os auditores envolvidos e especificar o tipo de auditoria. Lembrando que é um programa flexível, que pode ser alterado sempre que necessário.

Auditoria de Conformidade Legal para o seu Sistema de Gestão

Determine uma diretriz: diretrizes funcionam como um roteiro para facilitar o processo de auditoria. É recomendado que sua empresa conquiste o selo ISO 19011, que determina os padrões para implementar uma rotina de auditorias internas ou externas de um Sistema de Gestão de qualidade e/ou ambiental.

O trio da legalidade: existem três requisitos que merecem destaque durante as auditorias, principalmente se sua empresa visa conquistar a excelência dentro das normas ISO: Meio ambiente; saúde ocupacional;e segurança do trabalho.

Veja o que é fundamental avaliar

Adote um sistema integrado online: conforme já foi dito, o processo de auditoria pode ser muito, muito desgastante, pois em geral é longo e exige minúcia. Uma ferramenta online auxilia na organização da documentação e na comunicação entre as equipes, além de permitir o registro de todo o andamento e resultado das auditorias.

Meio Ambiente: é fundamental verificar a situação da licença ambiental do empreendimento. Além de ser o documento mais importante de cunho ambiental, suas condicionantes serão a diretriz para avaliar se, senão todos, quase todos os requisitos legais a serem cumpridos estarão em dia. É de suma importância cumprir as condicionantes dos registros de monitoramento de efluentes, das emissões atmosféricas, da emissão de ruído ambiental e da destinação dos resíduos gerados (sejam eles perigosos ou não). Em caso de captação de recursos hídricos, é necessário verificar as outorgas (que possuem condicionantes específicas).

Saúde Ocupacional: Deve-se avaliar o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), atualizando-os se necessário, e sempre levando em conta a existência de todos os elementos obrigatórios para a preservação da saúde dos trabalhadores. Também deve-se verificar a situação dos ASOs (Atestados de Saúde Ocupacional) dos trabalhadores, bem como de suas fichas de EPI (Equipamentos de Proteção Individual).

Segurança do Trabalho: focar principalmente nos riscos críticos identificados. Estes podem estar presentes nas atividades e em suas correlações com as NRs aplicáveis. É obrigatório verificar atividades de intervenções em instalações elétricas, a segurança das máquinas e equipamentos, a realização de trabalhos em altura e em espaços confinados, sempre considerando suas criticidades. Tudo deve ser realizado de forma segura e o auditor deve buscar todas as evidências de que os trabalhadores estejam executando suas atividades conforme os preceitos mínimos definidos pela legislação.

Identificação de Não Conformidades

Em caso de identificação de não conformidades em qualquer requisito, deve-se identificar a causa de cada uma individualmente e tratá-las. O melhor é que as não conformidades sejam identificadas em auditorias internas, para que possam ser sanadas antes que ocorra uma auditoria com participação de segunda ou terceira partes.

Auditorias podem ser cansativas, mas é através delas que o gestor identifica possíveis falhas e realiza ações corretivas, evitando riscos diversos, sanções legais, perdas financeiras, processos judiciais e consequentes danos à reputação da empresa.

Avaliando a performance dos Processos

Além disso, são um ótimo meio de avaliar a performance dos processos, colaborando de forma direta nos resultados de sua empresa e abrindo portas para uma auditoria certificadora.

Dentro deste universo astronômico de controles, o ideal é recorrer a um módulo de gestão, o qual permita a administração e cumprimento de todos os requisitos legais para uma empresa se manter em conformidade.

Tais módulos podem ser adotados em indústrias, startups, projetos ou mesmo por profissionais autônomos que necessitem:

  • Conhecer e gerenciar as legislações e outros requisitos aplicáveis;
  • Gerenciar os Aspectos Ambientais e fazer a correlação com as legislações pertinentes;
  • Gerenciar os Perigos e Riscos da SSO (também realizando a correlação com as legislações pertinentes);
  • Conhecer e controlar as não conformidades e tratativas;
  • Realizar periodicamente auditorias de conformidade legal a fim de avaliar desde o atendimento à legislação a possíveis riscos pelo não-atendimento;
  • Atender a normas de certificação no que se refere ao controle dos requisitos legais, tratamento de não conformidades e melhoria contínua de seu Sistema de Gestão.

Um bom módulo de gestão vai permitir que todas as partes interessadas tenham acesso aos controles da empresa. Por exemplo: o setor financeiro estará sempre ciente dos pagamentos de taxas; o setor jurídico estará ciente das medidas legais a serem tomadas; o setor de SMS saberá quais conformidades deve cumprir nos requisitos de saúde, segurança e Meio ambiente etc.

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