Mapeamento Preventivo e o Tratamento das Não Conformidades
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Como fazer Mapeamento Preventivo no seu Sistema de Gestão?

Quando uma organização está em não conformidade, significa que algum de seus processos está gerando resultados insatisfatórios.
Necessariamente, não precisa ser um defeito óbvio num produto. Pode ser o não atendimento a um requisito legal, uma produção abaixo do esperado, um feedback insuficiente ao cliente, produtos e serviços que não estão à altura dos padrões de qualidade almejados, etc.

Uma organização que não se preocupa com o tratamento das não conformidades pode se deparar com dificuldades para negociar ou prestar serviços a outras empresas, podendo também vir a sofrer multas, sanções, proibições de atuação e até interdição de suas atividades. 

Além disso, hoje, mais do que nunca, o quesito qualidade desponta como uma das particularidades mais relevantes para uma organização se destacar no mercado.

Mapeamento de desvios e Tratamento eficaz das Não Conformidades

Visando melhorias para o sistema de gestão das organizações, a Verde Ghaia desenvolveu o Módulo SOGI TNC, ferramenta útil e muito utilizada por organizações que desejam fazer o mapeamento preventivo de possíveis desvios no processo de gestão.

Em outras palavras, quando uma organização conduz o Tratamento das Não Conformidades com eficácia, significa que ela está em constante busca pela melhoria contínua de todos os seus processos e entregando às partes interessadas o seu melhor produto e/ou serviço. Consequentemente, contribuindo para o crescimento do negócio.

Uma empresa jamais pode ter medo de revisar seus processos com regularidade, e nem tampouco temer corrigir seus erros ou realizar modificações.

Dica: Quando um erro aparece, é sinal de que alguém deseja consertá-lo. Para uma empresa, que visa alcançar a excelência nas questões de qualidade, isto significa uma oportunidade, jamais um percalço.

Como abordar as Não Conformidades?

Veja algumas medidas que podem te auxiliar, diretamente, na abordagem das não conformidades.

1 – Seleção adequada de profissionais para gerir e executar a atividade:

A escolha dos profissionais que vão gerir as não conformidades é muito importante. Eles devem ter pleno conhecimento da atividade exercida e também um bom perfil de relacionamento interpessoal, pois precisam despertar em seus colegas o desejo de melhoria de desempenho, o que nos leva ao tópico a seguir.

2 – Valorização da atividade de gestão:

Muitas vezes, o gestor responsável pela abordagem das não conformidades é visto como um “chato” na empresa, afinal ele é aquele indivíduo que está sempre apontando falhas ou solicitando a revisão dos processos. Este gestor não pode ser visto como um vilão, mas como alguém que está evitando problemas.

É importante instituir a cultura do tratamento das não conformidades, sempre lembrando aos colaboradores que, no médio e longo prazos, a padronização dos processos vai evitar o retrabalho e simplificar as atividades para todos.

3 – Acompanhamento de indicadores de performance:

Para saber qual é o padrão de qualidade que se deseja alcançar, é preciso criar indicadores de performance, que nada mais são do que parâmetros de desempenho e qualidade. No entanto, é muito importante ser criterioso na hora de determinar tais padrões, medindo apenas o que é pertinente. Não adianta listar trezentos indicadores se a empresa não conseguir acompanhar todos eles ou se a maioria se revelar incongruente com as atividades exercidas.

4 – Uso de ferramentas e softwares robustos para monitoramento em tempo real

A melhor maneira de monitorar um processo e seus resultados, é usando um bom software de monitoramento em tempo real.

O Módulo TNC (Tratamento de Não Conformidades) da Verde Ghaia foi desenvolvido exatamente para tornar o processo de gestão das não conformidades muito mais eficaz e estratégico, gerenciando todas as não conformidades relacionadas a processos, produtos e até mesmo auditorias (tanto internas quanto externas) — e possibilitando assim que a tomada de ações corretivas e preventivas seja mais fácil e certeira.

Conheça a Ferramenta que vai ajudar na gestão das suas TNC

É um sistema online, amigável para com o usuário, com visual atrativo e de fácil utilização. Conheça algumas de suas funcionalidades:

I – Criação e gerenciamento de ações imediatas, tanto corretivas quanto preventivas.

II – Definição de ações preventivas, corretivas e emergenciais (personalizados), determinando os responsáveis e prazos para cada ação.

III – Envio de notificações com prazos e pendências.

IV – Geração de relatórios e gráficos gerenciais.

V – Mapeamento preventivo de possíveis desvios ao longo de todo o processo de gestão, o qual inclui a verificação de não conformidades semelhantes.

VI – Análise de desvios e de não conformidades do processo de forma estruturada, abordando todas as etapas de um plano de ação para o tratamento de não conformidades: causa raiz, avaliação de eficácia, ação imediata, análise crítica etc.

VII – Serviço de assessoria de especialistas no ato de inserção no sistema das evidências de atendimento ou não atendimento aos requisitos legais;

VIII – Espaço para anexar documentos (evidências);

Relação da ISO 9001 com o tratamento das Não Conformidades

A ISO 9001 é uma norma que visa exatamente o aperfeiçoamento dos processos uma organização, pois ela promove a padronização do sistema de gestão. Quando a empresa conquista o selo ISO 9001, seus processos se alinham aos requisitos da norma, o que por sua vez impede que seus produtos ou serviços sejam desenvolvidos fora do padrão de qualidade e aquém das expectativas dos clientes.

Além disso, a conquista do selo de qualidade ISO 9001 coloca seu negócio à frente no mercado, conferindo-lhe a tão cobiçada fama pela excelência de seus processos.

Por que tratar uma Não Conformidade?

O desprezo de uma não conformidade pode render consequências graves, que podem vir na forma de penalidades pesadas, tais como multas vultosas. Além disso, uma não conformidade não tratada pode estar em desacordo com as leis ambientais ou até mesmo resultar em acidentes no trabalho. Por isso, as organizações devem se ater ao levantamento de seus riscos.

A empresa que busca a excelência em qualidade é mais lucrativa, polui menos o ambiente, evita acidentes, consegue benefícios no mercado (como seguros mais baratos, já que pode provar às seguradoras que possui planos sólidos de gestão) e se torna exemplo e referência.

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