O monitoramento de requisitos legais nada mais é do que acompanhar se uma organização está em dia com a legislação que rege seu negócio. Só que embora, a princípio, soe apenas como uma medida para evitar sofrer penalidades civis, administrativas ou criminais em função do não cumprimento das leis, é muito mais do que isso.
Por que devemos monitorar nossas leis e requisitos?
O monitoramento de requisitos legais denota que a empresa nutre preocupações para com o bem estar da sociedade em geral, que está buscando ser transparente, honesta, e que também se preocupa com a segurança e saúde do trabalhador e com o meio ambiente.
Embora a legislação frequentemente seja vista como uma burocracia, devemos nos lembrar de que muitas leis existem exatamente para garantir um ambiente seguro aos trabalhadores e para preservar o ecossistema, sendo assim, estar em conformidade legal significa manter a ética empresarial, melhorar processos, contribuir para um mundo melhor de alguma forma.
Monitorar Leis: não é custo, é investimento!
Embora pareça um grande gasto — e muitas vezes, ele seja visto como “desnecessário” —, na verdade o gerenciamento de requisitos legais é um verdadeiro investimento para organização. Primeiro porque toda empresa que segue as leis corretamente evita ser penalizada com multas vultosas. Além disso, há os ganhos indiretos perante o Estado e a sociedade, pois a organização que cumpre a legislação integralmente, sempre será vista como uma organização confiável, digna de subsídios e investimentos.
Empresas que monitoram seus requisitos legais também reduzem despesas com seguros e obtêm mais vantagens caso necessitem de empréstimos bancários, pois sempre podem provar que estão trabalhando para mitigar seus riscos.
E a empresa não somente fica juridicamente estável, como também passa a conhecer melhor seus riscos, podendo assim mitigar incidentes e até mesmo cavar oportunidades no mercado.
Vamos a um exemplo prático: em janeiro de 2019, a Secretaria de Meio Ambiente de Santos multou uma loja local em R$ 5 mil por esta não possuir sistema de Logística Reversa para celulares e acessórios. Esse tipo de sistema é uma determinação do programa “Recicla Santos”, que determina que os pequenos e grandes geradores comerciais devem disponibilizar coletores específicos para o recebimento de resíduos especiais e, em conjunto com os fabricantes, importadoras e distribuidoras, estruturar e implementar sistemas de logística reversa de forma independente do serviço público de limpeza urbana e de manejo dos resíduos sólidos.
Se a loja estivesse monitorando seus requisitos legais, teria tomado conhecimento sobre o Programa Socioambiental de Coleta Seletiva Solidária Recicla Santos (Lei 952/2016), que entrou em vigor em setembro de 2017. Inclusive, a loja poderia ter usado a campanha de coleta com pano de fundo para uma promoção com benefícios revertidos aos clientes (“Traga sua bateria de celular para reciclagem e ganhe 10% de desconto na compra de um novo aparelho”), podendo assim aumentar suas vendas e promover sua imagem como uma empresa ecologicamente responsável. !
Como realizar um monitoramento de requisitos legais eficiente?
É praticamente impossível realizar o monitoramento de requisitos legais sem um sistema de controle rígido. Não só porque a identificação de Requisitos Aplicáveis ao seu negócio exige conhecimentos especializados (pois as leis são suscetíveis a diferentes interpretações), como também devido à existência de uma quantidade considerável de leis no Brasil. Imagine como seria acompanhar os diários oficiais — em âmbito federal, estadual e municipal — diariamente? E ainda por cima interpretar tudo com exatidão, sem deixar a empresa vulnerável a brechas legais?
Além do mais, cada segmento de uma empresa vai exigir uma atenção específica quanto à legislação: suas operações, seu escopo, sua localização, sua produção, sua geração de resíduos, suas emissões, seus insumos, seus maquinários, seus produtos; isso sem contar a parte de recursos humanos.
Para garantir a qualidade desse monitoramento o ideal é contratar um banco de dados de legislação capaz de reunir todos os requisitos legais pertinentes à sua empresa, bem como o auxílio de uma consultoria especializada, que seja capaz de não apenas monitorar as leis, mas de tirar dúvidas e oferecer assistência integral.
O SOGI – Sistema On-line de Gestão Integrado — da Verde Ghaia é um sistema para o gerenciamento de requisitos legais que monitora tantos os sistemas de Meio Ambiente, Segurança e Saúde do trabalhador, quanto os requisitos pertinentes a Responsabilidade Social, Eficiência energética e Segurança de alimentos.
Além disso, a Verde Ghaia também conta com uma equipe de profissionais habilitados que realizam o acompanhamento diário da legislação aplicável, interpretando o texto de acordo com as principais obrigações legais a serem atendidas.
Por que atender à legislação do seu negócio?
Atender às legislações aplicáveis ao seu negócio propicia uma atuação mais sólida no mercado, diminuindo não apenas os riscos perante fiscalizações inesperadas ou denúncias de partes interessadas, como também proporciona uma melhoria contínua — afinal uma empresa que segue a lei naturalmente se encontra em conformidade, o que por si só já indica que seus processos são organizados e bem planejados.
Atender a todos os requisitos legais também auxilia na obtenção da certificação de diversas ISOs importantes, tais como a ISO 14001 (que visa um desempenho ambiental correto), a ISO 45001 (Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional) e a ISO 9001 (Gestão de Qualidade para produtos e serviços). Não é possível conquistar nenhum tipo de certificação se a empresa não estiver em conformidade legal.
