É bem simples explicar o que é uma Não Conformidade. Basicamente, é um não atendimento de um requisito. A ISO 9000 define como um “não atendimento de um requisito pré-estabelecido”. Fácil, não é mesmo?
Porém, mesmo que o conceito de Não Conformidade sendo algo tão simples, a discussão ainda não teve fim e isso gera muitas dúvidas. Pensando nisso, preparamos esse artigo para que você entenda mais sobre o conceito.
Por que o termo Não Conformidade foi aderido pelas organizações?
As empresas estão adotando, cada vez mais, sistemas de gestão. A ideia é fazer com que os processos não gerem produtos não conformes. Meio complicado de entender? Vamos para um exemplo prático para ficar mais fácil.
Imagine que uma empresa opte por realizar determinado procedimento de testes para formalizar e padronizar um dos processos da instituição. Caso, nesse processo, estiver determinado que todos os produtos precisam ser testados, significa que isso é um requisito. Esse requisito é estabelecido pela empresa e precisa ser cumprido.
Em resumo: é algo que a empresa pré-determina para trazer benefícios e agilidades para os processos da empresa e deve ser cumprido. Pode parecer algo muito tradicional e antiquado, mas mais para frente você vai entender que essa ação é muito importante.
Vale ressaltar ainda que, caso a empresa perceba que o pré-requisito está prejudicando as atividades da empresa, ele pode ser retirado ou melhorado. A ideia é que o processo seja atualizado para que volte a trazer resultados positivos.
Sugestão de Leitura: Saiba como realizar o tratamento das suas NC´s
Importância de identificar uma Não Conformidade
Como explicado anteriormente, uma Não Conformidade precisa ser identificada para beneficiar uma empresa, fazendo com que a mesma siga as regras e os processos. Mas, afinal, de quem é a responsabilidade de identificar uma Não Conformidade?
A principal pessoa responsável por identificar uma Não Conformidade é alguém que trabalhe no setor de qualidade da empresa. Porém, ela é a principal pessoa, mas não a única. Qualquer pessoa pode apontar uma Não Conformidade, desde alguém do operacional como uma gerente.
O ideal é que a empresa passe uma cultura onde todos os colaboradores se sintam livres para falar sobre uma possível Não Conformidade. “Possível” porque não são todos os problemas da empresa que são elencados dessa forma. Há alguns problemas que podem ser resolvidos com uma ideia, uma pequena melhoria ou uma sugestão.
Por que criar tratativas para cada uma Não Conformidade aberta?
Primeiro, é importante ressaltar que é fundamental tratar as Não Conformidades da empresa. Para trata-las, a empresa deve estabelecer metas para garantir que ela se desenvolva de forma saudável. Por meio das metas, será possível trilhar um plano estratégico para com que as Não Conformidades sejam corrigidas.
Mas, como é possível melhorar e corrigir os problemas? O recomendado é que você use ferramentas de qualidade. Essas, por sua vez, irão atuar na causa dos problemas, de forma a rever, verificar, registrar, conduzir para a análise ou eliminar as Não Conformidades.
Caso, as Não Conformidades não voltem a acontecer, a empresa pode evoluir o fluxo de processos. Isso tudo, sem precisar gastar recursos ou gastar tempo nas correções dos problemas.
Passo a passo para tratar as Não Conformidades
A Não Conformidade apareceu? Então resta trata-la, não é mesmo? Mas, o que deve ser feito? Quais são os passos para realizar essa ação? Basicamente, são necessários dois passos. Confira abaixo.
Passo 1: identificando e agindo
O primeiro passo é fazer com que todos entendam que estão diante de uma Não Conformidade. Certamente, algo deve ser realizado para reverter o problema. O batimento de metas pode ser uma boa forma de fazer essa avaliação.
Se a empresa não consegue atingir os objetivos, pode-se entender que a instituição está diante de uma Não Conformidade. A ISO 9001 recomenda que diante dessas situações, algumas das opções abaixo devem ser levadas em consideração:
- Correção;
- Segregação, contenção, retorno ou suspensão de provisão de produtos e serviços;
- Informar ao cliente;
- Obter autorização para aceitação sob concessão.
Passo 2: descrição
A situação está sob controle? Houve uma ação imediata para resolver o problema? Então mantenha a calma e registre o acontecido. Um documento que pode servir para tal atividade é o Relatório de Não Conformidade. No relatório, alguns pontos devem ser descritos com detalhes, como:
- Origem: aponte o ponto inicial do problema;
- Reincidência: é a primeira vez que o problema ocorre ou não?
- Requisito: mostre qual requisito não foi atendido;
- Descrição: conte uma historinha. Explique, de forma detalhada e com evidências o que aconteceu;
- Abrangência: descreva os efeitos causados pela NC;
- Ação de correção: qual ação imediata foi realizada para resolver o problema.
Quais são os resultados quando tratadas as Não Conformidades?
1. Quais resultados podem ser obtidos quando as tratativas são realizadas?
De forma bem resumida, quando você trata uma Não Conformidade, o problema é resolvido para que não torne a acontecer. Isso melhora os processos da empresa, tornando o trabalho mais fluído e eficaz.
Acredito que, ao longo do artigo, você conseguiu perceber essa informação sozinho. O tratamento das NC’s é importante para que a empresa ande no caminho correto. Afinal, as ações corretivas serão realizadas justamente para resolver o problema.
Basta que você procure entender o problema como um todo. Isso serve para todas as áreas da sua empresa. Se há um problema e ele é resolvido, por menor ou maior que seja, o que acontece? A empresa trabalha de forma mais produtiva, com foco nos resultados e na Alta Performance.
Pois bem. Esses são os resultados obtidos quando as tratativas das Não Conformidades são resolvidas em tempo hábil. Mas, o que acontece quando ocorre o contrário?
2. Não Conformidade: por que tratá-las? Quais problemas podem aparecer quando uma organização não se importa em resolver uma Não Conformidade?
Da mesma forma que tem empresas que se preocupam com os problemas que ocorrem no meio e tentam resolvê-los, existe o contrário. Empresas que sabem que o problema existe, mas que não se importam em resolver. Quais as consequências desses atos?
Quando você deixa de resolver uma Não Conformidade, consequentemente, outros problemas vão surgir. Isso acontece porque o problema inicial não foi resolvido, então outros problemas vão ser acarretados.
Quando isso acontece, a empresa tem duas opções: ou procura resolver o mais rápido possível ou “entrega os pontos”. Não é para esperar outros problemas aparecerem para que os primeiros sejam resolvidos.
Vai virar uma bola de neve e a empresa pode acabar entrando no prejuízo e tendo graves consequências. Funcionários insatisfeitos, clientes desistindo da parceria, prejuízos financeiros são apenas alguns dos problemas que podem vir a ocorrer.
Por isso, não deixe de resolver as Não Conformidades que aparecem na sua empresa. Não adie. Tem poder quem age. E mais ainda quem age certo e na velocidade certa. Sendo assim, não deixe virar uma bola de neve. Tenha proatividade e faça sua empresa prosperar.
Considerações Finais
Nesse artigo, entendemos o que são as Não Conformidades, como elas podem afetar uma empresa e como os problemas devem ser resolvidos. Você também compreendeu como o plano de ação deve ser realizado para que a Não Conformidade seja resolvida.
Agora é com você. Siga nossas dicas e não deixe que as Não Conformidades atrapalhem os resultados e o progresso da sua empresa. Cuide hoje para colher bons resultados amanhã.
Espero que você tenha entendido e tenha gostado da explicação desse artigo sobre Não Conformidade.
Dúvidas, entre em contato conosco ou deixe seus comentários. Até mais!
