Muitas empresas ainda não sabem avaliar, se o modo como controlam as suas não conformidades é a mais adequada. No artigo de hoje, discutiremos formas fáceis de controlar as NCs e ainda tratá-las. Boa leitura!
Quando se fala em construir um banco de dados controlado, que tipo de ferramenta vem à sua mente? Aposto que você pensou no Excel, certo? No entanto, essa ideia não poderia estar mais equivocada. Embora muita gente utilize o Excel, como ferramenta de controle, por incrível que pareça, ele não é nem um pouco adequado para esse tipo de serviço. O Excel é sim, uma ótima ferramenta para muitas outras coisas. Mas, não para o controle e gestão de suas não conformidades.
Para começo de conversa, gerenciar conformidades através de planilhas é um tanto artesanal; isso significa que sua gestão precisará de uma pessoa “por conta” para inserir dados e também analisá-las. E, como estamos falando de controle de processos, a história é completamente diferente. Um controle de dados realizado de forma artesanal, fica bastante suscetível a falhas e, consequentemente tomadas de decisão indevidas.
Por que não usar planilhas para controlar as não conformidades?
Além disso, utilizar planilhas para controle de não conformidades pode ocasionar outro problema: qualquer dado salvo fica estagnado, pois não permite qualquer tipo de interação online. Mas, você dizer, “Ah, mas isso não é um problema. Eu posso salvar minha planilha numa rede, e assim possibilitar que ela seja acessada por vários colaboradores!” Sim, é possível e você pode! Contudo, você estará criando um novo empecilho. Se você usa esse tipo de ferramenta com frequência, certamente já sabe que, uma vez aberta em determinada máquina, uma planilha não pode ser aberta simultaneamente em outro computador. E quando muitas pessoas acessam vários dados, mesmo que seja para visualizar informações, corre-se o risco de seus dados serem apagados.
Na prática, se você estiver realizado a atualização dos dados na planilha de controle, seu colega não poderá acessar o arquivo enquanto você não fechá-lo. Ora, altamente improdutivo! Já imaginou quantas atualizações deixam de ser feitas, porque você estava esperando seu colega fechar a planilha? Além de ter que aguardar, corre-se o risco de alguém esquecer de reabrir o arquivo para registrar os dados. As informações acabam sendo perdidas.
Como controlar as Não Conformidades?
Outra questão importante: um banco de dados para controlar não conformidades, não é eficaz. Isso porque, banco de dados, muitas vezes, somente agrupa informações, mas não alerta a respeito das pendências. Digamos que daqui há um mês, sua empresa passará por uma importante auditoria ambiental. Como ter certeza de que está tudo certo? Por mais que os dados estejam sendo inseridos corretamente na planilha, ela ainda será totalmente dependente de alguém para que conferir se está tudo em conformidade.
Para simplificar esse controle de gestão de não conformidades, as empresas buscam por ferramentas mais ágeis, de modo que possa ser operado por várias pessoas ao mesmo tempo e que as informações não sejam perdidas. Sem falar que há ferramentas que controlam muito melhor todos os dados que foram inseridos, alterados, modificados e apagados e que oferecem backup, em caso de fatalidades.
Por que usar um Software para controlar as não conformidades?
Um software eficiente e compatível ao controle e gerenciamento das não conformidades deve não apenas armazenar os dados, como também ser capaz de emitir alertas sobre pendências, bem como indicar as respectivas tratativas adequadas.
Se você ainda usa planilhas, entenda que as desvantagens para controle de dados são numerosos, visto que o gerenciar e monitorar exigem especificidades muito além do que essas planilhas podem oferecer. Quando uma planilha fica extensa demais, seu nível de complexidade é diretamente proporcional. Isso prejudica não apenas o controle dos dados, como também se apresenta como um problema físico, pois os arquivos ficam mais sujeitos a travamentos e corrupções; além disso, corre-se o risco de serem apagados facilmente ou apresentar um histórico deficiente para as tomadas de decisão.
Mas por que, há ainda, pessoas que costumam recorrer às planilhas? Muitas vezes, ocorre que o gestor não consegue convencer a direção da sua empresa ou a área de compras, a investir num bom software de gestão. E em outros casos, existem a falta de desconhecimento da necessidade e importância da gestão de TNCs.
Software para Tratamento de Não Conformidades
O Módulo TNC (Tratamento de Não Conformidades) da Verde Ghaia, foi desenvolvido exatamente para deixar o processo de gestão das não conformidades muito mais eficaz e estratégico.
O SOGI TNC é indicado para empresas que precisam gerenciar com precisão todas as não conformidades relacionadas ao seu ramo de atividade, processos, produtos e auditorias (tanto internas quanto externas). Deste modo, as ações corretivas e preventivas se tornam muito mais fáceis e seguras de serem tomadas.
Dentre suas várias funções estratégicas, o Módulo TNC possibilita a correlação mais rápida entre as não conformidades e os requisitos normativos aplicáveis à organização. Com ele você pode cadastrar ações, bem como correlacionar os profissionais responsáveis pela abordagem de cada uma delas.
Também é possível criar e gerenciar planos de ação adaptados às necessidades da empresa, incluindo a identificação das causas de uma não conformidade através da técnica de árvore de porquês.
O que o SOGI oferece a sua gestão de TNC?
– Criação e gerenciamento de ações imediatas, tanto corretivas quanto preventivas;
– Possibilidade de delegar responsabilidades ao longo de todo o fluxo do tratamento da não conformidade;
– Definição de ações preventivas, corretivas e emergenciais (personalizadas), determinando os responsáveis e prazos para cada ação;
– Envio de notificações sobre pendências com a devida antecedência;
– Geração de relatórios e gráficos gerenciais;
– Espaço para anexar documentos (tais como evidências);
– Mapeamento preventivo de possíveis desvios ao longo de todo o processo de gestão, o qual inclui a verificação de não conformidades semelhantes;
– Análise de desvios e de não conformidades do processo de forma estruturada, abordando todas as etapas de um plano de ação para o tratamento de não conformidades: causa raiz, avaliação de eficácia, ação imediata, análise crítica etc;
– Interface com espaço para atualização de riscos e oportunidades identificados quando o planejamento já se encontra vigente;
– Controle das permissões de acessos de usuários ou alterações nas planilhas online;
– Diferentemente dos controles de planilhas, o Módulo TNC pode ser acessado simultaneamente por várias pessoas;
– Não trava ao abrigar grande volume de informações;
– É capaz de alertar sobre pendências e ações corretivas.
Evidências de atendimento aos requisitos legais com SOGI TNC
Além disso, ao adquirir o Módulo SOGI TNC, também é possível contar com a assessoria de especialistas da Verde Ghaia, os quais ajudarão a inserir no sistema as evidências de atendimento ou não atendimento aos requisitos legais.
O Módulo TNC possui interface amigável e de fácil utilização. E mesmo sendo online, apresenta 100% de confidencialidade e segurança de suas informações. “Ah, mas então é a planilha, o grande vilão da minha vida profissional?” Não mesmo!! Ele é excelente para várias funcionalidades, porém, não é ideal para um tratamento eficaz de não conformidades.
Lembre-se de quanto menos tempo, sua empresa gastar em atividades operacionais, mais tempo ela terá para se dedicar às atividades estratégicas. Quando uma organização não consegue gerir bem seus processos, só tem a perder. O tratamento de uma não conformidade envolve não apenas correção, mas também prevenção, palavra-chave dentro daquelas empresas que desejam atingir um novo patamar de qualidade.
Se você também deseja melhorar sua gestão, fale com nosso consultor! Será um prazer ajudá-lo a conquistar melhoria contínua em seus processos.
