Uma das maiores preocupações dos pequenos e grandes empresários, provém de cumprimentos de normas e leis que precisam ser implementadas e acompanhadas diariamente. A auditoria de conformidade legal é extremamente importante nesse processo, pois através dos resultados gerados pela auditoria, você será capaz de entender a situação financeira da empresa, o que precisa ser melhorado em seus processos, o que está gerando prejuízo e gastos desnecessários e o que precisa ser mudado, além disso, serve como um ponto de apoio para as tomadas de decisões.
Através do processo de auditoria, a empresa consegue identificar as não-conformidades existentes e atuar prontamente, a fim de conseguir saná-las. Os temas a serem tratados e as áreas visitadas são previamente acordados entre empresa e auditor, para que, durante a auditoria, nada deixe de ser verificado.
Como realizar uma auditoria de conformidade legal?
Garantir que a imagem da sua empresa seja impecável, com certeza é sua prioridade. Quando você esquece de realizar seus deveres financeiros e legais, com certeza, além de afetar diretamente a saúde financeira da sua empresa, você estará dando margem à concorrência para uma exposição negativa.
Quando você decide trabalhar de acordo com as obrigações legais, precisa de apoio e suporte jurídico para garantir que tudo funcione e esteja de acordo com o que é exigido pela legislação. É neste momento que uma equipe de auditoria precisa ser acionada. A auditoria de conformidade legal existe para garantir que todas obrigações legais de sua empresa estejam em ordem, te proporcionando mais segurança e tranquilidade para trabalhar.
Sabemos que as leis municipais, estaduais e federais mudam constantemente, e por isso, você não pode ficar muito tempo sem realizar auditorias em sua empresa. Portanto, realizar auditoria com certa frequência é importante para o seu negócio, visto que seu principal objetivo é o de verificar os requisitos legais, garantindo que tudo esteja em ordem.
A auditoria avalia as divergências em documentos, atividades desenvolvidas e todas obrigações que são exigidas pela legislação vigente, buscando identificar qualquer tipo de inadequação, antes que esse se transforme em um problema cujo prejuízo pode ser incalculável.
Obrigações em Auditoria de Conformidade Legal
Definir qual o processo de auditoria a ser realizado, vai depender do ramo de atividade da organização. Além disso, deve-se levar em consideração qual sistema de gestão é adotado ou se a empresa adota a gestão integrada, SGI. sendo assim, o auditor responsável deverá considerar tanto o segmento da organização quanto o seu sistema de gestão, uma vez que é se faz necessário apresentar aos auditados um pacote específico de normas com amostragem.
Em outras palavras, o pacote de normas relacionadas ao ramo de atividade e ao sistema de gestão adotados, serão definidas com base nas exigências da organização, visando auditar apenas as normas, diretrizes, leis, requisitos que estejam vinculados às obrigações legais.
As diretrizes na auditoria de conformidade legal
Existem diretrizes a serem seguidas por auditores, a fim de garantir legitimidade a auditoria de conformidade legal, isto é, que a auditoria atenda as exigências propostas pelas normas da ABNT, atendendo às exigências legais e existentes na gestão.
Na nova versão da norma ISO 19011, cuja publicação ocorreu ano passado, 2018, tem como objetivo apresentar as diretrizes a serem seguidas no processo de auditoria dos sistemas de gestão. A norma apresenta aos auditores procedimentos de como realizar uma auditoria, além de orientar sobre a capacitação dos auditores que trabalham, especificamente, com sistema de gestão.
Em relação a capacitação do auditores, há a ISO 17021 que contempla princípios e requisitos referentes às competências, a coerência e postura do auditor, de modo que este demonstre imparcialidade na execução da auditoria.
As etapas para realizar uma auditoria de conformidade legal
A auditoria de conformidade legal tem a finalidade de identificar as conformidades e não-conformidades legais, existentes dentro de uma empresa, podendo sinalizar a situação da sua gestão e ajudá-lo a agir com eficiência no tratamento das não conformidades.
Abaixo você poderá verificar quais passos deve seguir para aprender como realizar uma auditoria de conformidade legal de forma estruturada e sistematizada. É importante que a organização busque por um profissional capacitado, de modo que este possa oferecer suporte, além disso, um auditor de fora é capaz de avaliar sua gestão com mais prontidão, uma vez que não inferências e o “olhar” passa a ser mais clínico.
Elaboração/planejamento
Primeiramente, o gestor deverá se planejar e elaborar quais serão as tarefas a serem observadas, bem como pontuar quais as áreas a serem visitadas. Através da elaboração e do planejamento, você conseguirá ter um resultado mais pontual e assertivo em sua auditoria.
Plano de execução
Nesta etapa, deverá ser realizada reuniões com as equipes envolvidas no processo de auditoria, abordando aspectos como, metodologia, agenda a ser seguida, documentos que deverão ser apresentados, postura adequada perante o auditor.
Na auditoria, vários documentos serão revisados pelos auditores, principalmente aqueles que relacionados aos requisitos legais, como por exemplo, licenças, autorizações, através de análises em loco. Além disso, são realizadas as análises desses documentos, das entrevistas e visitas de campo, visto que estes auxiliarão o auditor e o dará embasamento suficiente, para averiguar as conformidades ou não-conformidades dos documentos, visto que esses documentos precisam estar nos formatos determinados pela legislação.
Reunião de feedback
Após finalizar a auditoria, é importante que tanto o auditor quanto os auditados se reúnem para discutir os pontos relevantes que foram anotados.
O resultado da auditoria será apresentado em forma de relatório, contemplando assim, todas as informações relevantes, bem como as não-conformidades que precisam ser organizadas pela organização antes mesmo do processo de certificação, caso ela esteja almejando se certificar em algum sistema de gestão.
Tendo as não-conformidades pontuadas, a empresa poderá atuar, diretamente e rapidamente, para sanar os problemas, evitando custos extras ou possíveis sanções.
Capacitação do Auditor
Optar pela realização de uma auditoria requer da organização alguns cuidados, como a contratação de um auditor externo, uma vez que ele deve entender não apenas do seu ramo de atividade, mas também entender como deve se portar perante momentos mais críticos. Para isso, existem cursos de capacitação para preparar auditores e ensinar como realizar uma auditoria, independentemente, se você tiver um sistema de Gestão Ambiental (SGA), Sistema de Gestão em Saúde e Segurança ocupacional (SSO), sistema de gestão da qualidade (SGQ).
O objetivo destes cursos é capacitar o auditor para realizar a avaliação dos sistemas de gestão, obedecendo aos procedimentos da norma ABNT ISO 19011. Os conteúdos estudados durante o curso, devem contemplar algumas partes importantes, tais como:
- Auditoria de conformidade legal
- Conceitos
- Características
- Princípios de uma auditoria
- Diretrizes de qualificação de auditor interno de conformidade legal
- Composição da equipe auditora
- Qualificação do auditor
- Planejamento da auditora
- Formação da equipe auditora
- Contato com o auditado
- Análise da legislação vigente
- Elaboração do plano de auditoria
- Realização da auditoria
- Reunião inicial
- Coleta das informações
- Conduta do auditor e auditado
- Constatações da auditoria
- Conclusão da auditoria
- Reunião de encerramento
- Emissão de relatório
Consideração Final
A auditoria de conformidade legal pode diagnosticar as condições da organização em relação ao atendimento das legislações, cumprimento de requisitos normativos, das normas de certificação, evitando assim, potenciais prejuízos financeiros e à imagem da empresa, além de oferecer maior segurança jurídica.
Por isso, ao realizar uma auditoria de conformidade legal, busque por uma empresa confiável, que entenda de sistema de gestão e que seja atuante no mercado! Quanto mais afinidade com os requisitos legais a empresa tiver, melhores serão os resultados para o seu negócio.
E, apenas para conhecimento, não se assuste com os relatórios de não conformidade, eles são importantes para identificação dos problemas e o tratamento destes terá respaldo no crescimento do negócio.
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