Conformidade Legal – SOGI
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Atendimento legal: como garantir a sustentabilidade do seu negócio?

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É imporante entender, primeiramente, que uma Auditoria de Conformidade Legal serve para garantir o atendimento aos requisitos legais aplicáveis ao seu ramo de atividade.

Atendimento legal: como garantir a sustentabilidade do seu negócio?

Vamos começar este texto citando algumas situações que muitas empresas podem enfrentar em seu dia a dia.

Situação 1: A empresa X recebe uma proposta formidável de um ótimo cliente. É o contrato dos sonhos, que pode render um crescimento total de 7% naquele ano. No entanto, ao analisar as condições, a empresa X se flagra travada pela ausência (ou irregularidade) de algum registro legal que lhe foi solicitado. O negócio com o cliente não se concretiza.

Situação 2: num belo dia, de surpresa, a empresa Y recebe a visita de um Auditor Fiscal do Trabalho ou de um agente de fiscalização do órgão ambiental de sua cidade. O desespero se instala, pois não há certeza se todos os requisitos legais estão sendo cumpridos como exigido por lei.

Situação 3: um ex-empregado da Empresa Z entra na justiça para requerer adicional de periculosidade, insalubridade e horas extras. A empresa Z não possui todas as evidências necessárias para se resguardar do litígio. A empresa Z perde a ação e precisa pagar dividendos altíssimos.

O que as empresas X, Y e Z têm em comum? Simples: nenhuma delas deu a devida atenção ao atendimento/cumprimento dos itens normativos relacionados à verificação de atendimento aos requisitos legais. Às vezes, a empresa pensa que está cumprindo todos os requisitos (como a Empresa X da Situação 1, exemplificado acima), mas, infelizmente não está. E é aí que entra a importância da Auditoria de Conformidade Legal (ACL).

A importâncida da Auditoria de Conformidade Legal

A Auditoria de Conformidade Legal ou ACL é uma inspeção detalhada, realizada por profissionais qualificados, nas instalações de um empresa, a fim de periciar a situação na qual ela se encontra. Os responsáveis pela auditoria são os responsáveis por gerar laudos cujas informações devem conter todos os problemas detectados, para que a empresa auditada possa resolve-los o quanto antes através das equipes responsáveis.

Em geral, a ACL vai focar em requisitos legais que devem atender à legislação (municipal, estadual e federal), e também nos requisitos legais aplicáveis às atividades daquela empresa, ou seja, aqueles específicos da atividade que ela exerce.

Uma auditoria não apenas vai detectar rapidamente, caso a empresa esteja deixando de cumprir algum requisito importante, como também vai ajudar a antever problemas e possíveis ameaças, além de melhorar seus processos e reforçar a segurança de todos os colaboradores.

Auditoria não é gasto, é investimento!

É muito comum empresas ignorarem auditorias por considerarem o processo trabalhoso e caro. Em alguns outros casos, acontece de contratar profissionais autônomos, em vez de empresas especializadas, tudo com o objetivo de baratear o processo.

Contudo, no fim, a economia não compensa e os resultados deixam a desejar, gerando a necessidade de retrabalho, a inversão de procedimentos internos e até mesmo, resultando em sanções e paralisação das atividades. Exemplificando essa situação, há um caso real, ocorrido em 2003.

Uma grande montadora de carros lançou um modelo compacto que se caracterizava por algumas inovações, destacando os olhares para o espaço a mais no lado do motorista, para acomodar as pernas longas de alguns motoristas. Todavia, um ano depois, o modelo começou a se tornar notícia negativa, devido a um motivo totalmente surpreendente: o sistema de rebatimento do banco traseiro do veículo estava decepando o dedo de seus usuários.

Para realizar o rebatimento dos encostos, era necessário puxar uma alça no porta-malas que liberava a trava do banco (o qual funcionava por um mecanismo corrediço). Só que a tal alça ficava presa numa argola, e a tendência natural do usuário era enfiar o dedo nessa argolinha. Ao puxar a alça com força, a trava vinha num tranco e acabava decepando a ponta do dedo do usuário. Pelo menos oito consumidores sofreram danos permanentes. [FL1]

A montadora alegou mau uso por parte dos usuários, mas foi condenada pelo Ministério da Justiça a fazer o recall dos veículos (oferecendo uma peça emborrachada para cobrir as argolas das alças), e ainda foi multada e teve de indenizar todos os prejudicados.

Curiosamente, essa mesma montadora se envolveu em um escândalo internacional, alguns anos depois do incidente com o compacto. Em 2015, ela foi acusada de manipular mais de 11 milhões de veículos [FL2] por adulterar os testes de emissões de poluentes. O incidente foi tão sério que resultou na renúncia do presidente-geral da companhia à época.

Por que realizar auditorias periódicas?

O SOGI (Software Online de Gestão integrada) da Verde Ghaia possui um excelente módulo para a realização de auditorias de conformidade legal. É uma ferramenta que garante o cumprimento dos itens normativos relacionados à verificação do atendimento aos requisitos legais.

Através do módulo Auditoria do SOGI, é possível selecionar os requisitos legais que serão auditados, registrar as evidências objetivas e avaliar a conformidade. Por conseguinte, é importante realizar auditorias periódicas (anuais, por exemplo), para que todos os processos da empresa sejam revisados com regularidade e haja certeza de que a legislação está sendo cumprida.

Isso é essencial no caso de empresas que possuam os selos ISO de qualidade, pois a renovação deles depende totalmente da aprovação de todos os requisitos relatados nas auditorias. Inclusive, as normas ISO são baseadas no ciclo de gestão PDCA (Plan-Do-Check-Act), o qual envolve as fases Planejar, Fazer, Verificar e Agir. O processo de auditoria pertence à fase “Verificar”, e pode servir como parâmetro para medir o índice de sucesso no atendimento dos objetivos do Sistema de Gestão.

A Auditoria de Conformidade Legal é importantíssima para que a empresa se adeque às boas práticas — evitando receber multas, autuações, prevenindo acidentes com funcionários e consumidores — e até mesmo para evitar que sofra a paralisação de suas atividades por não estar seguindo a lei.

Passos para uma auditoria de sucesso

É bem possível que uma auditoria de conformidade legal realizada por uma empresa idônea e experiente teria evitado todos os problemas que a montadora enfrentou. Afinal, essa é a função principal de uma auditoria, ou seja, antever os riscos, influenciando diversos aspectos de uma organização, tais como os testes de qualidade dos produtos e a responsabilidade ambiental.

Alguns passos básicos auxiliam na formatação dos requisitos principais para se implementar a Auditoria de Conformidade Legal.

Reuniões internas

Meses antes da auditoria, realize reuniões com todos os seus gestores, de modo que todos possam contribuir. Essa etapa é muito importante para que sejam alinhadas as estratégias e as metodologias, bem como os processos realizados de todas as áreas. Quanto mais definidos os processos estiverem, mais fácil será o trabalho dos auditores. Sugerimos criar uma lista de verificação de itens críticos a serem auditados diaremente pelos próprios colaboradores.

Análise de processos

Busque compreender e analisar todas as atividades realizadas por sua empresa, sejam elas diretas ou indiretas. Estabeleça o escopo das atividades e liste todas as unidades, instalações e processos.

Preparação da equipe

A auditoria propriamente dita envolverá uma série de entrevistas, análise de documentos, visitas e buscas por evidências. Garanta que toda a sua equipe seja colaborativa com os auditores. Se alguma área estiver necessitando de organização (principalmente da papelada), este é o momento de fazê-lo.

Lembre-se que há ferramentas que ajudam com o controle de documentos, com a gestão das tratativas de não conformidades.

Prazo para a solução de problemas

Ao fim da auditoria, a empresa normalmente recebe um relatório listando todas as não conformidades e a justificativa legal do que não foi cumprido. Depois que este documento tiver sido entregue, a empresa deverá montar um cronograma para resolução de todas as pendências.

Ajuda especializada

Nosso país possui muitas leis, decretos, portarias, resoluções e instruções, por isso é recomendável que a equipe responsável pela auditoria não apenas detenha pleno conhecimento das leis, como saiba interpretá-las corretamente. Escolha seus auditores com propriedade.

Conheça o Módulo Auditoria

 [FL1]Fonte: https://jornaldocarro.estadao.com.br/fanaticos/defeitos-famosos-o-vw-fox-que-decepava-dedos/

 [FL2]Fonte: http://g1.globo.com/carros/noticia/2015/09/fraude-de-emissoes-da-volkswagen-perguntas-e-respostas2309.html

O gerenciamento de não conformidades

Postado em por Comunicação

Muitas empresas ainda não sabem avaliar, se o modo como controlam as suas não conformidades é a mais adequada. No artigo de hoje, discutiremos formas fáceis de controlar as NCs e ainda tratá-las. Boa leitura!

O gerenciamento de não conformidades. Muitas empresas ainda não sabem avaliar, se o modo como controlam as suas não conformidades é a mais adequada.

Quando se fala em construir um banco de dados controlado, que tipo de ferramenta vem à sua mente? Aposto que você pensou no Excel, certo? No entanto, essa ideia não poderia estar mais equivocada. Embora muita gente utilize o Excel, como ferramenta de controle, por incrível que pareça, ele não é nem um pouco adequado para esse tipo de serviço. O Excel é sim, uma ótima ferramenta para muitas outras coisas. Mas, não para o controle e gestão de suas não conformidades.

Para começo de conversa, gerenciar conformidades através de planilhas é um tanto artesanal; isso significa que sua gestão precisará de uma pessoa “por conta” para inserir dados e também analisá-las. E, como estamos falando de controle de processos, a história é completamente diferente. Um controle de dados realizado de forma artesanal, fica bastante suscetível a falhas e, consequentemente tomadas de decisão indevidas.

Por que não usar planilhas para controlar as não conformidades?

Além disso, utilizar planilhas para controle de não conformidades pode ocasionar outro problema: qualquer dado salvo fica estagnado, pois não permite qualquer tipo de interação online. Mas, você dizer, “Ah, mas isso não é um problema. Eu posso salvar minha planilha numa rede, e assim possibilitar que ela seja acessada por vários colaboradores!” Sim, é possível e você pode! Contudo, você estará criando um novo empecilho. Se você usa esse tipo de ferramenta com frequência, certamente já sabe que, uma vez aberta em determinada máquina, uma planilha não pode ser aberta simultaneamente em outro computador. E quando muitas pessoas acessam vários dados, mesmo que seja para visualizar informações, corre-se o risco de seus dados serem apagados.

Na prática, se você estiver realizado a atualização dos dados na planilha de controle, seu colega não poderá acessar o arquivo enquanto você não fechá-lo. Ora, altamente improdutivo! Já imaginou quantas atualizações deixam de ser feitas, porque você estava esperando seu colega fechar a planilha? Além de ter que aguardar, corre-se o risco de alguém esquecer de reabrir o arquivo para registrar os dados. As informações acabam sendo perdidas.

Como controlar as Não Conformidades?

Outra questão importante: um banco de dados para controlar não conformidades, não é eficaz. Isso porque, banco de dados, muitas vezes, somente agrupa informações, mas não alerta a respeito das pendências. Digamos que daqui há um mês, sua empresa passará por uma importante auditoria ambiental. Como ter certeza de que está tudo certo? Por mais que os dados estejam sendo inseridos corretamente na planilha, ela ainda será totalmente dependente de alguém para que conferir se está tudo em conformidade.

Para simplificar esse controle de gestão de não conformidades, as empresas buscam por ferramentas mais ágeis, de modo que possa ser operado por várias pessoas ao mesmo tempo e que as informações não sejam perdidas. Sem falar que há ferramentas que controlam muito melhor todos os dados que foram inseridos, alterados, modificados e apagados e que oferecem backup, em caso de fatalidades.

Software para controlar as não conformidades

Por que usar um Software para controlar as não conformidades?

Um software eficiente e compatível ao controle e gerenciamento das não conformidades deve não apenas armazenar os dados, como também ser capaz de emitir alertas sobre pendências, bem como indicar as respectivas tratativas adequadas.

Se você ainda usa planilhas, entenda que as desvantagens para controle de dados são numerosos, visto que o gerenciar e monitorar exigem especificidades muito além do que essas planilhas podem oferecer. Quando uma planilha fica extensa demais, seu nível de complexidade é diretamente proporcional. Isso prejudica não apenas o controle dos dados, como também se apresenta como um problema físico, pois os arquivos ficam mais sujeitos a travamentos e corrupções; além disso, corre-se o risco de serem apagados facilmente ou apresentar um histórico deficiente para as tomadas de decisão.

Mas por que, há ainda, pessoas que costumam recorrer às planilhas? Muitas vezes, ocorre que o gestor não consegue convencer a direção da sua empresa ou a área de compras, a investir num bom software de gestão. E em outros casos, existem a falta de desconhecimento da necessidade e importância da gestão de TNCs.

Software para Tratamento de Não Conformidades

O Módulo TNC (Tratamento de Não Conformidades) da Verde Ghaia, foi desenvolvido exatamente para deixar o processo de gestão das não conformidades muito mais eficaz e estratégico.

O SOGI TNC é indicado para empresas que precisam gerenciar com precisão todas as não conformidades relacionadas ao seu ramo de atividade, processos, produtos e auditorias (tanto internas quanto externas). Deste modo, as ações corretivas e preventivas se tornam muito mais fáceis e seguras de serem tomadas.

Dentre suas várias funções estratégicas, o Módulo TNC possibilita a correlação mais rápida entre as não conformidades e os requisitos normativos aplicáveis à organização. Com ele você pode cadastrar ações, bem como correlacionar os profissionais responsáveis pela abordagem de cada uma delas.

Também é possível criar e gerenciar planos de ação adaptados às necessidades da empresa, incluindo a identificação das causas de uma não conformidade através da técnica de árvore de porquês.

O que o SOGI oferece a sua gestão de TNC?

– Criação e gerenciamento de ações imediatas, tanto corretivas quanto preventivas;

– Possibilidade de delegar responsabilidades ao longo de todo o fluxo do tratamento da não conformidade;

– Definição de ações preventivas, corretivas e emergenciais (personalizadas), determinando os responsáveis e prazos para cada ação;

– Envio de notificações sobre pendências com a devida antecedência;

– Geração de relatórios e gráficos gerenciais;

– Espaço para anexar documentos (tais como evidências);

– Mapeamento preventivo de possíveis desvios ao longo de todo o processo de gestão, o qual inclui a verificação de não conformidades semelhantes;

– Análise de desvios e de não conformidades do processo de forma estruturada, abordando todas as etapas de um plano de ação para o tratamento de não conformidades: causa raiz, avaliação de eficácia, ação imediata, análise crítica etc;

– Interface com espaço para atualização de riscos e oportunidades identificados quando o planejamento já se encontra vigente;

– Controle das permissões de acessos de usuários ou alterações nas planilhas online;

– Diferentemente dos controles de planilhas, o Módulo TNC pode ser acessado simultaneamente por várias pessoas;

– Não trava ao abrigar grande volume de informações;

– É capaz de alertar sobre pendências e ações corretivas.

Evidências de atendimento aos requisitos legais com SOGI TNC

Além disso, ao adquirir o Módulo SOGI TNC, também é possível contar com a assessoria de especialistas da Verde Ghaia, os quais ajudarão a inserir no sistema as evidências de atendimento ou não atendimento aos requisitos legais.

O Módulo TNC possui interface amigável e de fácil utilização. E mesmo sendo online, apresenta 100% de confidencialidade e segurança de suas informações. “Ah, mas então é a planilha, o grande vilão da minha vida profissional?” Não mesmo!! Ele é excelente para várias funcionalidades, porém, não é ideal para um tratamento eficaz de não conformidades.

Lembre-se de quanto menos tempo, sua empresa gastar em atividades operacionais, mais tempo ela terá para se dedicar às atividades estratégicas. Quando uma organização não consegue gerir bem seus processos, só tem a perder. O tratamento de uma não conformidade envolve não apenas correção, mas também prevenção, palavra-chave dentro daquelas empresas que desejam atingir um novo patamar de qualidade.

Se você também deseja melhorar sua gestão, fale com nosso consultor! Será um prazer ajudá-lo a conquistar melhoria contínua em seus processos.

Avaliação da conformidade: saiba se seus processos atendem aos requisitos?

Postado em por Comunicação

No dia a dia, como você pode ter a certeza de que o produto que você comprou, é exatamente, como está indicado que ele deve ser? Ou como você pode acreditar que o laboratório que realiza seus exames de sangue está dando os resultados corretos?

E naqueles casos em que você pode precisar utilizar um extintor de incêndio, como você tem a garantia de que eles funcionarão corretamente, na hora que você mais precisar? Ou ainda, como você pode ter a certeza de que o sistema de segurança que você utiliza está verdadeiramente protegendo você contra hackers? Ou que a previsão de redução das emissões dos gases do efeito estufa é apropriada para evitar um cenário catastrófico de aquecimento global?

O que dá a você garantia disso tudo? É a Avaliação da Conformidade. E é sobre isso que discutiremos hoje. Boa leitura!

O que é avaliação da conformidade?

Mesmo que você ainda não saiba o que isso signifique, a Avaliação da Conformidade é muito importante em nosso cotidiano. Por isso, é importante continuar lendo esse artigo, para que além de conhecer em mais detalhes o que é a avaliação da conformidade e suas formas, você também entenderá os recursos que podem ser utilizados para realizá-la nos processos organizacionais.

E tudo será apresentado com base no que o próprio CASCO, da sigla em inglês Committee on Conformity Assessment (Comitê de Avaliação da Conformidade) da ISO (International Organization for Standardization), defende e trabalha em todo o mundo. 

Entendo como a Avaliação da Conformidade nos processos

A avaliação da conformidade envolve um conjunto de processos que mostram que seu produto, serviço ou sistema atende aos requisitos de um padrão.

Em outras palavras, avaliação da conformidade é a demonstração de que os requisitos especificados relacionados a um produto, processo, pessoa ou organismo do sistema foram atendidos.

Ao realizar o processo de avaliação da conformidade, ela vai automaticamente:

  • Fornecer aos consumidores e outras partes interessadas maior confiança de que um produto, serviço, processo, sistema de gerenciamento ou pessoa executará conforme o esperado.
  • Oferecer à sua empresa uma vantagem competitiva.
  • Assegurar de que aquilo que prestadores de serviços e fabricantes se propõem a entregar atendam às especificações e às expectativas do cliente ou aos requisitos do mercado.
  • Também vai ajudar a garantir que as condições de saúde, segurança, qualidade ou meio ambiente sejam atendidas, ou seja, que todos os requisitos aplicáveis estão sendo cumpridos.
Avaliação da Conformidade e Compliance

As formas de avaliação da conformidade

Existem várias formas de realizar uma avaliação da conformidade. As principais são credenciamento, certificação, testes, inspeção, validação e verificação.

O credenciamento é um atestado de terceiros relacionado a um órgão de avaliação da conformidade que transmite uma demonstração formal de sua competência para executar tarefas específicas de avaliação da conformidade. Esse atestado é o termo formal para a emissão de um certificado ou declaração de conformidade após a revisão de todas as informações necessárias (como relatório de auditoria, relatório de teste, relatório de inspeção) e a decisão subsequente.

A certificação é a provisão por um organismo independente de garantia por escrito (um certificado) de que o produto, serviço ou sistema em questão atende a requisitos específicos. A certificação também é conhecida como avaliação da conformidade de terceiros.

Muitas empresas e organizações decidem obter a certificação de um dos padrões do sistema de gerenciamento da ISO, como a ISO 9001. Essa é uma maneira de mostrar ao mercado internacional que a organização possui um sistema de gerenciamento de qualidade eficaz.

O teste é a determinação de uma ou mais características de um objeto de avaliação da conformidade, como um produto, material ou processo, de acordo com um procedimento. Geralmente é realizado por um laboratório.

Por exemplo, lembra que falamos sobre como ter a garantia de que seus exames de sangue apresentarão os resultados corretos? Então, a análise do sangue é feita em relação a várias características, para mostrar a presença de uma doença ou distúrbio genético. Para que os resultados sejam confiáveis, existem vários padrões que os laboratórios podem – e devem – seguir. E um dos comitês que desenvolvem esses padrões é o CASCO/ISO.

Por sua vez, a inspeção descreve a verificação regular de um produto, processo ou instalação para garantir que atendam aos critérios especificados. Em uma inspeção, geralmente o inspetor toma a decisão no momento da inspeção usando seu conhecimento profissional. Os extintores de incêndio, por exemplo, precisam de inspeções regulares para garantir a segurança do uso.

Validação e Verificação: Confirmando uma reivindicação

Por último e não menos importante, tanto a validação quanto a verificação são a confirmação de uma reivindicação, através do fornecimento de evidência objetiva, de que os requisitos foram cumpridos. Essa reivindicação é uma informação desejada pelo cliente, podendo representar uma situação em um determinado momento ou pode abranger um período de tempo.

Porém, há uma diferença fundamental entre validação e verificação. A validação é aplicada a reivindicações relacionadas a um uso futuro pretendido com base nas informações projetadas (confirmação de plausibilidade). Ou seja, trata-se de uma reivindicação sobre o resultado de atividades futuras.

Já a verificação é considerada um processo para avaliar uma reivindicação com base em dados e informações históricas para determinar se a reivindicação está correta e se está em conformidade com os requisitos especificados. Ela está relacionada a eventos que já ocorreram ou resultados que já foram obtidos (confirmação de veracidade).

Organismos envolvidos na avaliação de conformidade

Um organismo de avaliação da conformidade executa serviços de avaliação da conformidade. Como exemplos podem ser citados os laboratórios de teste, organismos de inspeção, organismos de certificação e organismos de verificação e validação.

Quem avalia a consistência, imparcialidade e competência de um organismo de avaliação da conformidade é um organismo de acreditação.

Quem pode realizar uma avaliação da conformidade?

São três as maneiras de realizar uma avaliação da conformidade:

  • A primeira é uma declaração pessoal feita, por exemplo, pelo fabricante ou pelo fornecedor de serviços;
  • A segunda é uma declaração feita, por exemplo, pelo cliente no fornecedor;
  • A terceira é uma declaração feita por organizações independentes, como organismo de certificação, laboratório, organismo de inspeção, organismo de acreditação, etc.

Os recursos que podemos usar para uma avaliação de conformidade

Para quem deseja conhecer mais sobre avaliação da conformidade e como funciona, o CASCO, da ISO, elaborou ferramentas que podem ajudar e muito nesse processo, chamados de CASCO Toolbox. Este Comitê desenvolveu padrões de avaliação de conformidade relacionados às práticas de avaliação de conformidade, que abrangem tópicos como a operação de organismos de certificação, laboratórios de teste, marcas de conformidade, acreditação e reconhecimento mútuo dos resultados da avaliação de conformidade.

Um recurso interessante e que está disponível para quem quiser acessar são as apresentações digitais do CASCO que destacam os principais elementos-chave das avaliações da conformidade. E o melhor de tudo é que os slides podem ser usados por qualquer pessoa que faça uma apresentação ou simplesmente para aprender sobre o novo padrão.

O kit de apresentação de avaliação da conformidade pode ser acessado no site Isotc. Você ainda, encontrará um conjunto de apresentações composto por nove módulos sobre avaliação da conformidade, desenvolvidos por especialistas do do CASCO, em que estão explicados os principais aspectos relacionados à avaliação da conformidade. Nos slides você pode adicionar suas próprias imagens ou gráficos, ou se basear neles para criar suas próprias apresentações ou materiais de aprendizagem.

Para obter mais informações sobre a CASCO e a avaliação da conformidade segundo o comitê. E nós da Verde Ghaia, também temos muitos artigos e materiais sobre assunto.

Dá uma olhadinha em nosso blog para saber mais sobre o assunto! Se quiser mais informações sobre Avaliação da Conformidade, fale conosco!

Módulo TNC - facilite o tratamento das suas não conformidade.
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Avaliação não conformidade: revisão dos levantamentos

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Não conformidade: é quando determinado produto ou processo se revela insatisfatório em relação a um requisito da Norma sob a qual ele foi avaliado.

Quando realizamos uma auditoria interna em nossa organização, não é incomum que sejam encontradas algumas não conformidades.

E o que fazer quando isso acontece?

Em primeiro lugar, o gestor jamais deve trabalhar sob a ótica de “apontar culpados” de maneira acusatória. A auditoria interna serve exatamente para preparar o terreno para as avaliações da auditoria externa. E é nesse momento que as ações devem ser tomadas.

A medida inicial é a abertura de um relatório de não conformidade, com análise de causa-raiz do problema e as devidas ações para evitar nova ocorrência. Se você tem dúvidas de como realizar tal classificação, saiba que uma não conformidade pode se apresentar em diversos níveis. A definição da urgência de cada uma será determinada de acordo com o contexto e a necessidade da empresa.

  • Origem externa ou interna:  como o próprio nome já diz, uma não conformidade é relacionada a normas externas (como a ISO) ou tem sua origem em produtos/serviços de fornecedores. Já a interna vem de normas ou processos internos da organização. Quando o problema envolve fornecedores, estes devem ser informados imediatamente.
  • Maior ou menor intensidade: esta classificação define as prioridades de correção das não conformidades. Uma não conformidade menor pode ser uma falha pontual, daquelas que não afetam o cliente ou que causam apenas desperdícios sutis. Já a não conformidade maior está relacionada a problemas graves, que afetam o cliente ou exigem retrabalho, e obviamente têm prioridade no tratamento. Um adendo importantíssimo: o acúmulo ou reincidência de não conformidades menores pode ser considerado uma não conformidade maior.
  • Real e potencial: a não conformidade potencial é aquela que ainda não se concretizou, ou seja, que ainda pode ser prevenida. Já a não conformidade real é aquela vigente, cujas consequências podem ser sentidas e observadas. A não conformidade potencial está ligada às ações preventivas e a não conformidade real, às ações corretivas.
  • Requisito: também é possível classificar as não conformidades de acordo com o requisito que deixou de ser atendido. Pode ser relacionado à qualidade do produto, a uma queixa de cliente, ao não cumprimento de uma Norma ou de um requisito legal etc.

Conhecer a origem da não conformidade

Conhecer a orgiem é essencial para saber como abordá-la e para definir se ela precisa ser tratada a partir da causa-raiz; e avaliar seu nível de gravidade ajuda na hora de definir prioridades (“O que deve ser resolvido primeiro?”).

Consultores e auditores experientes já estão acostumados a se deparar com uma listagem comum de não conformidades atendidas. Ao conhecê-la, você fica ciente de problemas que podem ser evitados em sua organização. Veja abaixo:

  • Lista mestra de registros/documentos em desacordo com os documentos distribuídos em campo, ou seja, aqueles distribuídos aos setores e gestores de apoio. Um problema muito comum nesse aspecto é a documentação de colaboradores em desacordo com o estabelecido na descrição de seus respectivos cargos.
  • Materiais controlados armazenados inadequadamente ou sem a devida identificação.
  • Colaboradores atuando sem os devidos treinamentos.
  • Controles e processos obsoletos ou desatualizados.
  • Correções e manutenções de última hora. O auditor sempre observa a data dos procedimentos. Quando há muitos deles realizados em datas próximas à auditoria, fica nítido que a organização não está cumprindo processos, e sim tentando resolver tudo a toque de caixa para não ser punida.
  • Falhas nos controles tecnológicos e na rastreabilidade de elementos estruturais.
  • Falha no controle e descarte de resíduos.

Um bom jeito de controlar as não conformidades (desde a descoberta à mitigação e acompanhamento) é a ferramenta PDCA (Planejar-Fazer-Verificar-Agir), sobre a qual já falamos aqui.

Identificação da Não Conformidade

Depois que a não conformidade for devidamente identificada, tratada e aprovada, a empresa pode emitir uma declaração de conformidade para atestar que aquele produto ou processo está em acordo com a Norma relacionada. A declaração pode ser em papel ou mídia fotográfica/digital, o que for mais adequado ao caso em questão.

É muito importante abordar todas as não conformidades identificadas, mesmo que algumas não necessitem de tratamento imediato. Isso evita uma bola de neve de eventos equivocados que podem se tornar altamente problemáticos no futuro.

Conheça sobre o SOGI -TNC (Tratamento de Não Conformidades).

Se preferir, Agende uma apresentação e transforme sua gestão!

Sugestão de leitura:

Falhas comuns no Tratamento de Não Conformidades

Processo de Tratamento de Não Conformidades

Redação de Não Conformidade: simplese objetiva

Por que toda organização deve se preparar para Auditoria?

Postado em por Comunicação

Saber quais são os procedimentos de uma auditoria e como ela ocorre, é fundamental para as organizações entenderem seus processos e verificarem se há falhas. E caso haja, abrir uma não conformidade para que possa ser tratada.

Se preparar para auditoria é essencial para o empresário que almeja crescimento. Essa é uma etapa importante para que a empresa consiga se manter competitiva, identificar falhas e erros em seus processos e otimizar a rotina de trabalho. Além disso, ajuda estrategicamente a empresa, já que a auditoria pode identificar oportunidades de melhorias,

A auditoria é também uma forma eficaz de diminuir os gastos, e com isso melhorar as condições financeiras do negócio.

Quando uma organização se preparar para auditoria, ela também evita multas e sanções legais – que podem levar aos famosos “rombos financeiros”. Portanto, as auditorias são de suma importância para a empresa que deseja garantir a saúde do seu negócio.

Como se preparar para auditoria?

Antes de falarmos sobre como se preparar para auditoria, é importante entender que existem dois tipos disponíveis: a auditoria interna e a externa. A primeira, como o próprio nome sugere, é realizada por um profissional da empresa. A segunda, por sua vez, é aquela que acontece quando o ambiente profissional recebe a visita de um auditor externo, enviado para analisar determinada situação.

Se preparar para auditoria é importantíssimo, pois será uma garantia de que sua empresa atue dentro da legalidade. Esse é um importante fator competitivo, que fará diferença na qualidade final de seu serviço.

Se preparar para auditoria garante que a sua empresa preste um bom serviço sempre, e para isso você deve seguir algumas dicas de como alinhar os procedimentos para o dia da averiguação profissional.

Passos a serem seguidos para a realização de uma boa auditoria!

Existem alguns passos essenciais que devem ser seguidos para se preparar para auditoria. Embora não seja um roteiro engessado, é uma orientação válida para que você consiga alinhar alguns procedimentos antes da data de averiguação.

  1. Desenvolva um planejamento anual indicando as áreas e os motivos das auditorias;
  2. Estipule a data de início e de encerramento para checagem;
  3. Tenha uma data de reunião e uma data para emissão do relatório final pelo auditor;
  4. Garanta que todos os envolvidos sejam comunicados sobre o planejamento;
  5. Solicitar aprovação da direção;
  6. Prepare uma equipe para esclarecer dúvidas;
  7. Elabore documentos capazes de esclarecer os processos e suas finalidades:
  8. Defina o tipo de auditoria: interna ou externa
  9. Crie um cronograma, definindo pontos:
  10. atividades e processos a serem avaliados;
  11. data e horário para a realização da auditoria;
  12. nomes dos auditores;
  13. nomes dos envolvidos;
  14. nomes dos responsáveis para solucionar dúvidas;
  15. Simule uma auditoria com as áreas;
  16. Teste seus controles internos;
  17. Analise os resultados.

É importante esclarecer que se preparar para auditoria é uma missão para todas as empresas, independente de qual é o seu segmento ou porte. Isso é crucial para que o seu empreendimento atue dentro da legalidade. Por isso você deve seguir essas dicas e sugestões. 

Por que é importante examinar e validar sua gestão?

A auditoria interna é um dos passos essenciais para validar sua gestão, e pode ser a solução para o crescimento da sua empresa. Cumprir com as normas internacionais referentes à sua atividade é importantíssimo. Esse é um meio eficaz de validar sua gestão, e atender aos requisitos essenciais para que sua empresa atue dentro da legalidade – o que é um importante diferencial competitivo, também.

Para ter uma monitoria eficiente referente ao sistema de gestão de sua empresa é essencial que você identifique se existem problemas que precisam ser resolvidos, ou mesmo antecipe essas questões, e desenvolva soluções para as ameaças.

Para validar sua gestão, você pode apostar em uma auditoria interna, que é capaz de mensurar os resultados obtidos através das ações e planejamentos que foram iniciados.

Através de uma boa verificação interna você conseguirá entender se a implementação foi realmente eficiente, e se os objetivos definidos estão sendo alcançados.

Validar a sua gestão através da auditoria interna é um caminho para a certificação!

Passar por uma auditoria de certificação pode ser algo pavoroso para alguns empresários. Por isso é importante se preparar com antecedência, de modo que a sua empresa cumpra com os requisitos.

A auditoria interna consegue validar sua gestão, e torna a sua empresa apta a aprovação dos auditores. Através dessa estratégia você poderá se preparar para obter certificações como:

  • ISO 9001;
  • ISO 14001;
  • ISO 22000;
  • ISO 45001 (OHSAS 18001)

Com uma auditoria de primeira parte você consegue checar se a sua empresa está enquadrada em todas as normas citadas, e com isso facilita a aprovação para certificação.

Vantagens da Auditoria de Sistema de Gestão

São diversas as vantagens de utilizar a gestão de auditoria interna. É uma forma prática de validar sua gestão, e você perceberá três benefícios de maneira mais evidente, com resultados rapidamente alcançados:

  • Desempenho: melhora na avaliação do desempenho dos processos, colaborando assim de forma direta nos resultados do negócio.
  • Não conformidade: Identificação de desvios e Não Conformidades, de forma a possibilitar a tomada de ações corretivas e preventivas.
  • Certificação: Cumprimento de exigências das normas de referência para obtenção de certificações variadas, e que tenham relevância para a sua atividade.

Conheça a Módulo Auditoria, e comece agora a validar sua gestão!

Com o Módulo Auditoria do SOGI, é possível iniciar um programa de auditorias internas de seu sistema de gestão introduzindo critérios claros já determinados pelo seu sistema, de acordo com a periodicidade definida pela sua organização.

Assim, é possível analisar se existe algo para modificar ou melhorar, bem como acompanhar as ações preventivas e corretivas e também avaliar a desempenho dos processos. Além de auditar todo o seu sistema de gestão, com a Módulo Auditoria você também pode auditar a aplicabilidade desses requisitos dentro do seu sistema de gestão.

Todas as informações e comparativos dos processos e procedimentos da sua empresa, como as não conformidades, as evidências objetivas e a metodologia para o tratamento dessa não conformidade ficam fácil de serem visualizadas.

E tudo ficará registrado, sendo gerados automaticamente relatórios explicativos e relatórios gerenciais, num formato ideal para serem apresentados nas reuniões, de forma a validar sua gestão.

MÓDULO AUDITORIA do SOGI - como fazer auditoria de sistema de gestão com facilidade
E-book sobre Módulo Auditoria de Sistemas de Gestão

Auditoria de Conformidade Legal: melhorias para o Sistema de Gestão

Postado em por Comunicação

Os resultados de auditorias são fatos e evidências, como objetivos verificados por um auditor durante o processo de Auditoria de Conformidade Legal. Tais evidências podem ser coletadas de várias formas, dentre as quais destacamos a avaliação de documentos, a verificação em campo dos processos, as entrevistas com os funcionários e a observação da execução das atividades de uma empresa.

A realização de auditorias é imprescindível para qualquer organização que possua um sistema de gestão implementado. A função de tais auditorias é verificar se o sistema de gestão está entregando os resultados pretendidos dentro do objetivo de cada processo.

Como organizar os Processos de Auditoria

Atender a todos os requisitos legais é tarefa árdua, mas existem maneiras de organizar um processo de auditoria para que este seja minimamente desgastante para todos.

Envolva sua equipe: todos devem estar cientes sobre a realização da auditoria na empresa, seja ela interna ou externa. Em caso de auditoria de sistema, a data deve constar no cronograma da empresa como um evento fixo e previsto. É importante instituir uma cultura de organização e disciplina, de modo que não precise haver “correria” às vésperas de uma auditoria. Se todos os funcionários colaborarem no dia a dia para manter a documentação atualizada e os processos forem sempre realizados dentro das normas, sem “gambiarras”, as auditorias ficarão muito menos desgastantes.

Monte um cronograma: este item complementa o anterior.É importante marcar as auditorias no calendário, informando quais delas ocorrerão ao longo do ano, independentemente se forem internas ou externas. O documento deve conter a data planejada para a auditoria em questão, listar os auditores envolvidos e especificar o tipo de auditoria. Lembrando que é um programa flexível, que pode ser alterado sempre que necessário.

Auditoria de Conformidade Legal para o seu Sistema de Gestão

Determine uma diretriz: diretrizes funcionam como um roteiro para facilitar o processo de auditoria. É recomendado que sua empresa conquiste o selo ISO 19011, que determina os padrões para implementar uma rotina de auditorias internas ou externas de um Sistema de Gestão de qualidade e/ou ambiental.

O trio da legalidade: existem três requisitos que merecem destaque durante as auditorias, principalmente se sua empresa visa conquistar a excelência dentro das normas ISO: Meio ambiente; saúde ocupacional;e segurança do trabalho.

Veja o que é fundamental avaliar

Adote um sistema integrado online: conforme já foi dito, o processo de auditoria pode ser muito, muito desgastante, pois em geral é longo e exige minúcia. Uma ferramenta online auxilia na organização da documentação e na comunicação entre as equipes, além de permitir o registro de todo o andamento e resultado das auditorias.

Meio Ambiente: é fundamental verificar a situação da licença ambiental do empreendimento. Além de ser o documento mais importante de cunho ambiental, suas condicionantes serão a diretriz para avaliar se, senão todos, quase todos os requisitos legais a serem cumpridos estarão em dia. É de suma importância cumprir as condicionantes dos registros de monitoramento de efluentes, das emissões atmosféricas, da emissão de ruído ambiental e da destinação dos resíduos gerados (sejam eles perigosos ou não). Em caso de captação de recursos hídricos, é necessário verificar as outorgas (que possuem condicionantes específicas).

Saúde Ocupacional: Deve-se avaliar o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), atualizando-os se necessário, e sempre levando em conta a existência de todos os elementos obrigatórios para a preservação da saúde dos trabalhadores. Também deve-se verificar a situação dos ASOs (Atestados de Saúde Ocupacional) dos trabalhadores, bem como de suas fichas de EPI (Equipamentos de Proteção Individual).

Segurança do Trabalho: focar principalmente nos riscos críticos identificados. Estes podem estar presentes nas atividades e em suas correlações com as NRs aplicáveis. É obrigatório verificar atividades de intervenções em instalações elétricas, a segurança das máquinas e equipamentos, a realização de trabalhos em altura e em espaços confinados, sempre considerando suas criticidades. Tudo deve ser realizado de forma segura e o auditor deve buscar todas as evidências de que os trabalhadores estejam executando suas atividades conforme os preceitos mínimos definidos pela legislação.

Identificação de Não Conformidades

Em caso de identificação de não conformidades em qualquer requisito, deve-se identificar a causa de cada uma individualmente e tratá-las. O melhor é que as não conformidades sejam identificadas em auditorias internas, para que possam ser sanadas antes que ocorra uma auditoria com participação de segunda ou terceira partes.

Auditorias podem ser cansativas, mas é através delas que o gestor identifica possíveis falhas e realiza ações corretivas, evitando riscos diversos, sanções legais, perdas financeiras, processos judiciais e consequentes danos à reputação da empresa.

Avaliando a performance dos Processos

Além disso, são um ótimo meio de avaliar a performance dos processos, colaborando de forma direta nos resultados de sua empresa e abrindo portas para uma auditoria certificadora.

Dentro deste universo astronômico de controles, o ideal é recorrer a um módulo de gestão, o qual permita a administração e cumprimento de todos os requisitos legais para uma empresa se manter em conformidade.

Tais módulos podem ser adotados em indústrias, startups, projetos ou mesmo por profissionais autônomos que necessitem:

  • Conhecer e gerenciar as legislações e outros requisitos aplicáveis;
  • Gerenciar os Aspectos Ambientais e fazer a correlação com as legislações pertinentes;
  • Gerenciar os Perigos e Riscos da SSO (também realizando a correlação com as legislações pertinentes);
  • Conhecer e controlar as não conformidades e tratativas;
  • Realizar periodicamente auditorias de conformidade legal a fim de avaliar desde o atendimento à legislação a possíveis riscos pelo não-atendimento;
  • Atender a normas de certificação no que se refere ao controle dos requisitos legais, tratamento de não conformidades e melhoria contínua de seu Sistema de Gestão.

Um bom módulo de gestão vai permitir que todas as partes interessadas tenham acesso aos controles da empresa. Por exemplo: o setor financeiro estará sempre ciente dos pagamentos de taxas; o setor jurídico estará ciente das medidas legais a serem tomadas; o setor de SMS saberá quais conformidades deve cumprir nos requisitos de saúde, segurança e Meio ambiente etc.

Fale conosco e saiba como o SOGI ajuda a melhorar sua Auditoria de Conformidade Legal.

Como saber se a sua empresa está em Conformidade?

Postado em por Comunicação

Lembra-se dos velhos filmes de faroeste, quando o bandido normalmente era chamado de “fora da lei”? Era sempre um personagem vil e indigno de confiança, certo? Agora pense numa empresa que não está em conformidade com as leis. É tão ruim quanto os pistoleiros dos filmes, não é mesmo?

Seguir a legislação aplicável é imperioso para qualquer empresa se manter em atividade. E para que a administração jurídica funcione da melhor maneira, o ideal é contratar um módulo de gestão que reúna em seu banco de dados todas as leis aplicáveis e que permita o monitoramento constante delas, evitando assim o pagamento de multas e o cumprimento de penalidades.

Mas como escolher a melhor estrutura jurídica para sua empresa? Abaixo damos algumas dicas que podem ajudar a sua gestão a atender os requisitos.

Software de gestão + consultoria Jurídica.

O ideal é contar com estes dois recursos. O software de gestão que ajuda a reunir todas as informações num único sistema, permitindo o monitoramento de vários aspectos, como a validação de novos requisitos legais, dos planos de ações vencidos, das cartas mensais de atualização, bem como o acompanhamento de pendências, do posicionamento sobre auditorias, do tratamento de não conformidades e outros. E a equipe especializada que assegura que todos os dados sejam interpretados e tratados da maneira mais adequada possível.

Capacidade técnica da equipe

O monitoramento de todas as publicações pertinentes à identificação das obrigações legais exigem uma estrutura robusta. Nossa legislação é complexa e repleta de incisos que muitas vezes não são tão simples assim de se interpretar. Conte sempre com profissionais altamente capacitados, a fim de garantir a segurança de todo o processo.

Capacidade de apresentar soluções precisas

Não basta identificar as leis a serem cumpridas. É primordial ser capaz de solucionar todos os embargos legais no prazo mais curto possível. Escolha um sistema que contribua com a criação de planos de ação corretivos.

Estrutura + Suporte técnico

O volume de informação envolvendo leis é gigantesco e geralmente envolve uma estrutura muito grande de backups. Escolha um sistema confiável, com um banco de dados capaz de resistir a panes e cujo acesso seja fácil e intuitivo. É importante também que haja suporte técnico para solucionar dúvidas e manter o sistema sempre ativo.

Históricos e estatísticas

Mantenha sempre um histórico de toda a movimentação jurídica de sua empresa. Isto evitará redundância nos processos e a equipe sempre estará ciente de todos os passos já executados, mesmo que haja troca de pessoal. E adote um sistema que permita a análise mensal das estatísticas de atendimento do monitoramento legal, deste modo será possível analisar as medidas para inserir melhorias e ainda prever uma série de riscos.

Sistema amigável para o usuário

Escolha um sistema com informações claras, que sejam constantemente atualizadas e adaptadas ao ramo de negócios de sua organização. O ideal é que haja a possibilidade de criação e personalização do perfil do usuário, permitindo controle de acesso e de visualizações, bem como a impressão de relatórios, permissões de criações de grupos e distribuição de tarefas para os usuários.

Lembre-se de que o não cumprimento de leis pode ocasionar prejuízos incalculáveis, e não só financeiramente. Uma empresa em não conformidade jurídica pode ser vista até mesmo como desonesta.

O investimento num bom sistema de gestão com uma equipe especializada certamente é muito válido. O retorno será compensador para sua organização, afinal ninguém quer ser um “fora da lei”.

Quer fazer um diagnóstico da sua empresa? Fale conosco!

SOGI: Metodologia própria, pensada para o seu negócio!

Postado em por Comunicação

Atuando há 20 anos no mercado, oferecendo soluções para alcançar a sustentabilidade empresarial em seu negócio. São mais de 2.500 clientes, entre médias e grandes organizações, espalhadas pelo Brasil, América Latina e África, que desejam soluções rápidas e práticas para o monitoramento legal e para a implementação de sistemas de gestão, especialmente de normas internacionais.

E atráves do uso da nossa plataforma SOGI, nossos clientes conseguiram conquistar seus objetivos e alcançar melhorias e resultados muito mais consistentes e eficazes. Leia o nosso Case de Sucesso da SPDM e o Case de Sucesso de uma indústria de bebidas.

SOGI: porque sua Gestão merece os melhores resultados!

E-book sobre o Sistema de Gestão Integrado - SOGI. O melhor Software para gestão.
Conheça mais sobre os Módulos

Como o foco é oferecer as ferramentas mais ágeis e didáticas que garantam a eficácia dos sistemas de gestão, a Verde Ghaia desenvolveu metodologias próprias para o desenvolvimento de softwares, tais como o SOGI – o Sistema de Gestão Integrada da Verde Ghaia, visando processos mais ágeis de monitoramento e gerenciamento de requisitos, possibilitando também tratar de maneira adequada suas não conformidades.

O SOGI é totalmente alinhado às normas internacionais de certificação ISO. Ele pode ser utilizado de maneira totalmente online, sem necessidade de instalação, permite um número ilimitado de usuários e também conta com a garantia de segurança e sigilo das informações. A utilização desta ferramenta vai permitir que você diminua os riscos e os prejuízos da sua empresa, te proporcionando uma nova experiência quando se trata de alcançar ótimos resultados em sistemas de gestão.

E se ainda resta dúvidas do por que utilizar o SOGI em seu negócio, continue a ler o artigo para conhecer ainda mais suas inúmeras vantagens e benefícios e assista ao Café Conectado sobre o tema Tecnologia na Gestão Empresarial.

Módulos SOGI e como garantir a eficiência do Sistema de Gestão

O SOGI apresenta inúmeras vantagens quando comparado a qualquer outro sistema de gestão existente no mercado. Além de ser reconhecido pelas certificadoras internacionais, ele possui sete módulos (e sempre continua em constante desenvolvimento e atualização) que você pode utilizar em conjunto, permitindo o monitoramento e o gerenciamento do seu sistema de gestão de maneira integrada e completa.

Módulo LIRA – Gerencie seus Requisitos Legais

A principal função do Módulo LIRA é fazer o monitoramento dos requisitos legais aplicáveis à sua organização e gerenciar planos de ações, para melhorar o atendimento desses requisitos. Os dados gerados são totalmente confiáveis considerando as necessidades e prioridades da sua empresa.

Um dos principais benefícios é permitir que você conheça todos os riscos e requisitos legais aplicáveis em seu negócio, e assim poder fazer o gerenciamento das leis e o monitoramento dos planos de ação. E por listar todos os requisitos aplicáveis, incluindo as obrigações que os requisitos geram para sua empresa, este módulo permite que você tenha uma ampla visão de todo o processo, pois todas as informações são organizadas e facilmente verificadas por meio de relatórios com gráficos e estatísticas, garantindo assim a eficácia do seu sistema de gestão.

Outra vantagem desse módulo é que ele possui atualização mensal, então você nunca ficará defasado ou desinformado sobre as legislações que foram revogadas, incluídas, excluídas ou alteradas no último mês. E ainda conta com todo o suporte técnico e jurídico necessários para o seu sistema de gestão. E isso com total mobilidade, tanto online quanto offline, e sempre de forma segura.

Módulo Auditoria

No Módulo Auditoria você pode programar auditorias internas e externas, registrando as informações e gerando relatórios automaticamente com todas as informações e comparativos dos processos e procedimentos da sua empresa. Assim é possível analisar se existe algo para modificar ou melhorar.

 A auditoria interna é uma parte muito importante para garantir a eficácia do seu sistema de gestão, pois é através dela que você identifica possíveis falhas e realiza ações para a correção das mesmas, evitando inclusive problemas futuros. Você pode também avaliar a performance dos processos, colaborando de forma direta nos resultados da sua empresa.

Na auditoria externa, utilizar o Módulo Auditoria do SOGI permite acompanhar as auditorias realizadas pelos Organismos de Certificação Credenciados, conferindo maior segurança e credibilidade aos resultados apresentados.

Além disso, ao utilizar este módulo, você vai gerar mais valor para sua certificação ao medir seu desempenho em relação ao atendimento dos requisitos das normas monitoradas. Ou seja, sua certificação se torna mais valiosa aos olhos do mercado e você mais competitivo em relação a seus concorrentes.

Módulo Gaia – Levantamento de Aspectos e Impactos Ambientais

O Módulo Gaia permite que você gerencie todos os aspectos e impactos ambientais da sua organização. Você pode registrar todos eles e realizar uma avaliação também desses impactos. Outra vantagem é a possibilidade de criar planos de ação voltados para a melhoria e adaptação às exigências.

Módulo PRSSO – Perigos e Riscos em Saúde e Segurança Ocupacional

O Módulo PRSSO avalia e gerencia os perigos e riscos da segurança e saúde no ambiente de trabalho.

Você também pode registrar e avaliar sua matriz de perigos e riscos, criar e gerenciar planos de ação voltados para a melhoria e adaptação às exigências e gerar relatórios gerenciais.

Módulo TNC – Tratamento de não conformidades

A Verde Ghaia, tendo conhecimento que existem muitas incoerências de abrangência das não conformidades, preocupada em auxiliar você no tratamento das não conformidades e querendo que você ganhe tempo na análise delas, desenvolveu o Módulo TNC.

Umas das funcionalidades mais importantes do SOGI, que traz muito benefício para quem o utiliza, é a eficácia no gerenciamento das Não Conformidades (NC). Essa eficácia é necessária porque quando uma organização não se preocupa adequadamente com o Tratamento das Não Conformidades (TNC), ela pode ter dificuldade em fazer negócios com outras empresas ou prestar serviços a elas, pode sofrer multas, sanções, proibições de atuação ou até chegar a ter a produção interditada – inclusive ela mesmo pode sofrer interdição completa.

Todas essas penalidades geram custos para a empresa. E você, como um bom gestor, deve evitar esses custos e reduzir o máximo possível os riscos que possam existir. E caso haja algum desvio ou não conformidade, que sejam tomadas as ações pertinentes para corrigir os problemas e evitar que eles ocorram novamente. Somente assim se garante a melhoria contínua do seu processo, produto ou serviço e, principalmente, evita perda de mercado.

Através deste módulo você pode controlar todas as etapas que compõem o tratamento dessas não-conformidades identificadas em sua empresa, possibilitando que você tome ações corretivas e preventivas. Também permite que você monitore as não conformidades, inclusive os resultados da concorrência, fazendo com que o processo de gestão se torne muito mais estratégico.

O Módulo TNC igualmente possibilita a correlação mais rápida da não conformidade com a obrigação legal e os requisitos normativos que a sua organização deverá cumprir.

Portanto, oferece maior agilidade na gestão, ao permitir a criação e gerenciamento de planos de ação adaptados às necessidades da sua empresa, sendo possível identificar as causas das não conformidades, avaliar a eficácia das ações implementadas, realizar análises críticas, entre várias outras possibilidades de suas funções estratégicas.

E para que sua gestão das não conformidades seja ainda mais facilitada, a Verde Ghaia também oferece assessoria no momento de inserir suas evidências de atendimento ou não aos requisitos legais.

Módulo Gestão de Riscos e Compliance

O módulo de Gestão de Riscos é o módulo administrativo do SOGI. Ele possui cadastros ilimitados de usuários, desde que sejam colaboradores da sua empresa. Ainda oferece a possibilidade de criação e adequação de permissões para cada tipo de usuários com relação às necessidades que a sua organização necessita. E elas são totalmente configuráveis.

Outra vantagem é a possibilidade de o usuário ter acesso corporativo. Isso significa que, se sua empresa possui unidades corporativas e precisa manter e monitorar os mesmos padrões de qualidade e de atendimento em todas ela, você pode acessar todas as unidades da sua empresa através deste módulo.

Módulo Licenças e Condicionantes.

O Módulo Licenças é dedicado ao controle de Licenças e condicionantes necessárias para sua empresa. Ele foi criado a partir das demandas dos clientes da Verde Ghaia.

Pela vantagem em possuir uma metodologia própria, desenvolvida pela Verde Ghaia, é possível ir agregando novos módulos ao SOGI de acordo com as necessidades que vão sendo percebidas através dos mais de 2.000 clientes que ela possui. Por isso, em breve também será lançado o Módulo Documentos, visando oferecer soluções cada vez mais completas.

SOGI – Porque ele é o melhor Software de Sistema de Gestão

 Considerando todos os benefícios e as vantagens descritas em cada um dos módulos do SOGI, sem dúvida ele é o mais adequado para a sua empresa hoje. Ele é capaz de resolver cada um dos problemas que pode surgir, inclusive antecipando e evitando muitos deles, diminuindo riscos e prejuízos e permitindo o monitoramento e o gerenciamento completo dos requisitos legais e o tratamento adequado das não conformidades.

Todas as funcionalidades dos módulos do SOGI também auxiliam que sua organização não comprometa seu sistema de gestão, pois possibilita que seja feita a manutenção dos requisitos que já estão em conformidade legal e trate da maneira mais adequada os que estão em não- conformidade.

O SOGI também permite a elaboração de planos de ação em cada módulo, o SOGI garante seu diferencial diante de tantas outras empresas, porque você pode traçar metas para que as exigências sejam alcançadas de maneira completa e estratégica, em todos os setores da sua empresa, estimulando inclusive seus colaboradores a se comprometerem com a qualidade do que você oferece.

O SOGI permite que você monitore os requisitos legais aplicáveis à sua empresa, os aspectos e os impactos ambientais, conheça quais os perigos e riscos inerentes à sua atividade, realize auditorias internas e de conformidade legal e também gerencie as não conformidades e os fornecedores.

Você reduz o risco de possíveis multas e sanções, de acidente de trabalho, crimes ambientais ou trabalhistas, economiza tempo e dinheiro e tem mais assertividade nas tomadas de decisão.

E o melhor, utilizado o SOGI você tem a garantia de que está seguindo corretamente os padrões mais rigorosos exigidos pelas normas internacionais. E também pode ter certeza que está gerenciando com eficácia as não conformidades, sem risco de sofrer nenhuma penalidade e nem sofrer prejuízos para a reputação da sua empresa.

Se ainda ficou alguma dúvida…

Se você deseja saber mais informações sobre algum módulo do SOGI…

Se você tem um problema na sua empresa e não sabe como resolver…

Se você já cansou de se esforçar, mas não encontra uma solução para tratar adequadamente das não conformidades…

Se as dificuldades só aumentam para gerir os requisitos legais…

Então entre em contato com algum dos consultores da Verde Ghaia! Eles vão te tratar de maneira exclusiva e personalizada, compreendendo o que você precisa para oferecer o que tem de melhor em sistema de gestão.

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