Monitore e Gerencie seus Requisitos Legais através do SOGI
×

Como saber se a sua empresa está em Conformidade?

Lembra-se dos velhos filmes de faroeste, quando o bandido normalmente era chamado de “fora da lei”? Era sempre um personagem vil e indigno de confiança, certo? Agora pense numa empresa que não está em conformidade com as leis. É tão ruim quanto os pistoleiros dos filmes, não é mesmo?

Seguir a legislação aplicável é imperioso para qualquer empresa se manter em atividade. E para que a administração jurídica funcione da melhor maneira, o ideal é contratar um módulo de gestão que reúna em seu banco de dados todas as leis aplicáveis e que permita o monitoramento constante delas, evitando assim o pagamento de multas e o cumprimento de penalidades.

Mas como escolher a melhor estrutura jurídica para sua empresa? Abaixo damos algumas dicas que podem ajudar a sua gestão a atender os requisitos.

Software de gestão + consultoria Jurídica.

O ideal é contar com estes dois recursos. O software de gestão que ajuda a reunir todas as informações num único sistema, permitindo o monitoramento de vários aspectos, como a validação de novos requisitos legais, dos planos de ações vencidos, das cartas mensais de atualização, bem como o acompanhamento de pendências, do posicionamento sobre auditorias, do tratamento de não conformidades e outros. E a equipe especializada que assegura que todos os dados sejam interpretados e tratados da maneira mais adequada possível.

Capacidade técnica da equipe

O monitoramento de todas as publicações pertinentes à identificação das obrigações legais exigem uma estrutura robusta. Nossa legislação é complexa e repleta de incisos que muitas vezes não são tão simples assim de se interpretar. Conte sempre com profissionais altamente capacitados, a fim de garantir a segurança de todo o processo.

Capacidade de apresentar soluções precisas

Não basta identificar as leis a serem cumpridas. É primordial ser capaz de solucionar todos os embargos legais no prazo mais curto possível. Escolha um sistema que contribua com a criação de planos de ação corretivos.

Estrutura + Suporte técnico

O volume de informação envolvendo leis é gigantesco e geralmente envolve uma estrutura muito grande de backups. Escolha um sistema confiável, com um banco de dados capaz de resistir a panes e cujo acesso seja fácil e intuitivo. É importante também que haja suporte técnico para solucionar dúvidas e manter o sistema sempre ativo.

Históricos e estatísticas

Mantenha sempre um histórico de toda a movimentação jurídica de sua empresa. Isto evitará redundância nos processos e a equipe sempre estará ciente de todos os passos já executados, mesmo que haja troca de pessoal. E adote um sistema que permita a análise mensal das estatísticas de atendimento do monitoramento legal, deste modo será possível analisar as medidas para inserir melhorias e ainda prever uma série de riscos.

Sistema amigável para o usuário

Escolha um sistema com informações claras, que sejam constantemente atualizadas e adaptadas ao ramo de negócios de sua organização. O ideal é que haja a possibilidade de criação e personalização do perfil do usuário, permitindo controle de acesso e de visualizações, bem como a impressão de relatórios, permissões de criações de grupos e distribuição de tarefas para os usuários.

Lembre-se de que o não cumprimento de leis pode ocasionar prejuízos incalculáveis, e não só financeiramente. Uma empresa em não conformidade jurídica pode ser vista até mesmo como desonesta.

O investimento num bom sistema de gestão com uma equipe especializada certamente é muito válido. O retorno será compensador para sua organização, afinal ninguém quer ser um “fora da lei”.

Quer fazer um diagnóstico da sua empresa? Fale conosco!

Área de abrangência de um requisito no Lira

Área de abrangência, responsável por indicar as áreas de aplicabilidade do requisito, podendo ser área física ou área de responsabilidade. As áreas de abrangência são cadastradas pelo cliente e podem ser genéricas ou especificas. Essa opção permite a empresa identificar as áreas responsáveis por cada requisito e obrigação. Para alterar o modo de abrangência, o usuário deve clicar em EDITAR REQUISITO.

Área de Abrangência do Módulo LIRA – SOGI

  • Abrangência Genérica: Deve ser utilizada quando uma única evidência sirva para todas as áreas de abrangência vinculadas à obrigação.
  • Abrangência especifica: Deve ser utilizada quando cada área de abrangência vinculada à obrigação possuir uma evidência.

Nota: Se um requisito tiver sua área de abrangência alterada de GENÉRICA para ESPECÍFICA, a evidência genérica se replicará para todas as áreas e ela poderá ser alterada separadamente dentro de cada área. Ou seja, cada área de abrangência terá sua própria evidência.

Se o contrário ocorrer, ou seja, se um requisito tiver sua área de abrangência alterada de ESPECÍFICA para GENÉRICA, as evidências de cada área se juntarão em uma única evidência genérica. Nesse caso, se as evidências específicas forem diferentes umas das outras, elas serão reunidas no mesmo campo, mas separadas por ponto e vírgula.

No entanto, mesmo com a opção de EVIDÊNCIA GENÉRICA, o sistema permite que a empresa atribua áreas diferentes para as obrigações do requisito.

Para vincular as áreas à um requisito é preciso clicar em EDITAR e clicar na guia ÁREA DE ABRANGÊNCIA. Posteriormente, o usuário deve clicar em +ADICIONAR. Será exibida a tela com todas as opções cadastradas.

Nota: Se preferir vincular as áreas também às obrigações selecione a opção vincular “sim”.

Á área de abrangência também poderá ser vinculada pela obrigação. Para este caso o sistema faz a inserção automática junto ao requisito. Para vincular as áreas à uma obrigação é preciso clicar em EDITAR e clicar na guia ÁREA DE ABRANGÊNCIA.

Posteriormente, o usuário deve clicar em +ADICIONAR. Assim como no vínculo de área no requisito, será exibida a tela com todas as opções cadastradas.

á

Fale conosco

á

Assista a uma breve apresentação do SOGI LIRA!

Visualização da Planilha Lira

Para acessar a PLANILHA LIRA, o usuário deverá entrar no módulo LIRA e posicionar o cursor no item LIRA. A primeira opção a ser exibida é a LIRA GERAL.

Logo abaixo, o usuário também poderá verificar as opções de visualização da PLANILHA LIRA por sistema, como exemplo: LIRA – Meio Ambiente, LIRA – Qualidade, LIRA – Saúde e Segurança no Trabalho, entre outros. Isto permite ao usuário já fazer um filtro direto dos requisitos que deseja acessar.

A Planilha LIRA GERAL exibe os requisitos legais, outros requisitos e NBRs de TODOS os sistemas contratados pela empresa.

Cada sistema, um Módulo específico

NOTA: Para cada sistema contratado há uma planilha específica:

LIRA QUALIDADE,

LIRA RESPONSABILDADE SOCIAL,

LIRA SEGURANÇA DE ALIMENTOS,

LIRA GESTÃO DE ENERGIA,

LIRA SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO;

LIRA MEIO AMBIENTE – que exibe os requisitos legais, outros requisitos e NBRs referentes ao sistema, bem como os requisitos integrados.


Diversas maneiras de Monitorar Legislação Aplicável

Uma empresa possui diversas maneiras de monitorar a legislação aplicável ao seu negócio. Ela pode encarregar seu departamento jurídico de realizar uma leitura e acompanhamentos diário das edições do Diário Oficial — nos âmbitos federal, estadual e municipal —, por exemplo. Pode estimular seus advogados a se manterem atualizados.

Pode investir em cursos para seus colaboradores. No entanto, talvez isto não seja o suficiente para identificar e acompanhar todas as mudanças na legislação aplicável, seja pelo excesso de informação, seja porque o setor jurídico de uma companhia possui muitas outras atribuições para lidar, ou seja porque a empresa sequer tem condições de manter um setor jurídico e precisa terceirizar a tarefa. O monitoramento online de todas as publicações pertinentes aos temas e à identificação das obrigações legais exige uma estrutura robusta de profissionais altamente capacitados a fim de garantir a segurança jurídica de todo o processo.

Atendimento às Legislações Aplicáveis

Seguir e atender as legislações aplicáveis é bem mais complexo do que parece, pois não envolve o negócio de forma generalizada; a legislação empresarial tem ramificações muito específicas e abrange seu escopo, operação, produção, geração de resíduos, emissões, insumos, maquinários, produtos, pessoal, Meio ambiente e muito mais.

Na prática, adotar um sistema especializado gera uma série de benefícios. Diminui riscos com fiscalizações inesperadas, reduz denúncias de partes interessadas (vizinhanças, colaboradores) e evita a aplicação de multas — que podem se originar até mesmo por puro desconhecimento legal. Além disso, a empresa pode se planejar melhor, visando não apenas estar em conformidade, mas também o pleno conhecimento seus riscos, criando assim planos de ação que estimulem seu desenvolvimento.


Assista ao vídeo do ISO DAY que aborda o tema: Metodologias que auxiliam na Gestão de Sistemas

O que é um Grupo de Evidências no SOGI?

Agora evidenciar suas obrigações ficou mais fácil. Através dos Grupos de Evidências, que estará disponível a partir do dia 05/10/2017, você reduz seu trabalho de preenchimento das evidências, podendo replicá-las para as obrigações similares, o que possibilita uma economia muito grande de tempo e dinheiro.

Redução de trabalho e otimização de tempo

O nosso ordenamento jurídico brasileiro tem normas federais, estaduais, municipais e também publicações de órgãos específicos que tratam sobre uma mesma obrigação.

O grupo de evidências foi criado para otimizar o tempo dedicado no LIRA, pois uma evidência pode ser replicada para o grupo e assim realizar o preenchimento de todas as obrigações similares.

Além disso, o grupo de evidências traz maior segurança para você, pois permite uma uniformidade na redação das evidências e também economia de tempo e agilidade no preenchimento das informações.

No futuro, também será possível trabalhar com o grupo de evidência por temas, o que facilitará as auditorias de conformidade legal trazendo agilidade e organização de evidências e do processo como um todo. Aguardem!

Você conhece a metodologia Outsourcing?

Mas não se engane: o outsourcing é muito mais do que a mera terceirização de serviços. Ele é um excelente recurso, por exemplo, para auxiliar a equipe de gestão de Meio ambiente e Saúde e segurança ocupacional, prestando consultoria jurídica de ponta e conferindo mais qualidade aos processos. Além disso, o outsourcing permite um controle dos planos de ações da empresa, mantendo-os atualizados de acordo com o planejamento proposto e ainda minimizando os riscos derivados do não atendimento às obrigações legais.

O outsourcing pode complementar uma gestão empresarial de diversas formas, seja através da identificação das áreas de abrangência das obrigações ou na indicação de documentos e evidências de atendimento em todas as obrigações aplicáveis ao negócio. Ele ainda é de grande ajuda para manter uma organização atualizada sobre as novas publicações legislativas, proporcionando um melhor controle dos processos e diminuindo os riscos e sanções legais devido à não conformidade.

O melhor momento para a contratação do outsourcing vai depender de cada organização. A contratação pode ocorrer no início do monitoramento da legislação aplicável ou quando o trabalho de monitoramento já estiver em andamento. Se a escolha se der no momento inicial, é importante planejar todo o período de trabalho, o que pode ser feito através de um cronograma firmado entre as partes.

Ainda tem dúvidas? Conheça a Metodologia com mais detalhes – leia o e-book Outsourcing!


Conheça mas sobre a Metodologia Outsourcing da Verde Ghaia

Blog SOGI