SOGI ou Excel: qual é o melhor para a gestão da minha empresa?

Em uma época de grande volume de dados, em que somos bombardeados a todo o momento com diferentes tipos de informações e exigências de controle, e para complicar, o que sabemos hoje, pode ser simplesmente mudado amanhã, assim como as legislações e regulamentos que são constantemente atualizados e revisados.

Como podemos agir para obter o melhor desempenho na gestão da minha empresa?
Como eu diminuo os riscos e prejuízos?
Como posso ter certeza que eu estou em conformidade com os requisitos legais de uma certificação, principalmente de normas internacionais?

Ter uma certificação da norma ISO ou OHSAS, por exemplo, significa que sua empresa tem diferencial competitivo diante da concorrência, oferecendo qualidade, credibilidade e confiança a seus clientes ao atender aos requisitos técnicos e de segurança seguindo padrões internacionais. Entretanto, o processo de implementação do certificado e, mais importante, sua manutenção, exigem alguns cuidados especiais que podem fazer toda a diferença nos resultados da sua organização.

Um desses cuidados é saber o que utilizar para interpretar os dados do seu sistema de gestão, seja para implementar uma certificação ou para mantê-la e gerar valor a ela. Uma das ferramentas utilizadas hoje são as planilhas de Excel. Mas existem também softwares especializados em sistemas de gestão, como o SOGI.  Qual é o melhor para seu negócio? Você já pensou sobre isso?

Se você quer problemas para sua empresa, utilize o Excel

Em um primeiro momento, talvez a sua resposta seja utilizar planilhas de Excel para analisar os dados do seu sistema de gestão. Aparentemente, seria algo simples, pois utilizaria um programa que o gestor até pode já ter uma certa familiaridade.

Mas, por ter essa familiaridade, então você pode concordar comigo de que é fato que os dados em uma planilha de Excel podem ser facilmente corrompidos, e assim todas as suas planilhas se tornam inutilizáveis, e você perde trabalho, perde informações extremamente importantes e ainda gasta o dobro de tempo para refazer tudo – se conseguir refazer.

Além disso, a chance de apresentar erros discrepantes nos resultados é enorme. Uma falta de atenção por algum motivo aqui, uma outra ali, alguns dados colocados de forma incorreta, informações que podem ser sabotadas por algum motivo… e pronto! Os resultados apresentam erros. E até achar onde está o erro, isso gasta tempo demais também, que poderia ser utilizado de forma mais produtiva realizando outras tarefas. Novamente, você corre o risco do retrabalho. E existe algo que pode ser pior ainda.

Você não percebe que houve algum tipo de erro e acredita, por estar usando o Excel, que os resultados estão corretos e que não são necessárias nenhuma ação corretiva para ajuste. Ou, analisando os dados através da sua planilha, está determinado que algum requisito precisa de ajuste quando na verdade está tudo certo. Nesse caso, o problema torna-se mais grave, porque as tomadas de decisão se dão com base em dados incorretos e as consequências disso são desastrosas, correndo o sério risco de você até perder a sua certificação.

Opte por soluções simples, mas automatizadas

Por mais que o Excel tenha várias fórmulas e funções automáticas, ainda assim necessita de uma pessoa que, em algum momento, inseriu os dados nela. E pessoas podem cometer erros, mesmo que tomem todo o cuidado para evitar isso. Além disso, nos dias de hoje, devido ao volume de informações que chegam em alta velocidade e que mudam constantemente, o cérebro humano, quando comparado à capacidade de armazenamento e processamento das máquinas, ainda está em grande desvantagem.

E no caso de empresas que possuem unidades corporativas, isto é, que possuem unidades espalhadas pelo mundo todo e que precisam manter e monitorar os mesmos padrões de qualidade e atendimento, usar planilhas de Excel pode significar redução drástica de qualidade, eficácia e eficiência. Empresas desse tipo, que utilizam o Excel, dificilmente conseguem manter e monitorar os dados do sistema de gestão de diferentes unidades de maneira uniforme, coerente e interligada.

Portanto, uma solução que parece simples e fácil à primeira vista, pode se tornar uma dor de cabeça quase incurável depois. E em vez de ganhar agilidade e economia de dinheiro, você ganha trabalho em dobro, perde tempo refazendo as análises, deixa de se dedicar a processos mais produtivos e talvez até mais rentáveis, e pode provavelmente perder sua certificação.

Então, se você tem um problema e pode evitar, por que continuar insistindo nele, já que existem outras soluções? Por que reagir diante dos erros e não se prevenir para que eles não aconteçam? Por que não utilizar a tecnologia e tudo o que há de mais de moderno e produtivo para evitar os problemas causados ao adotar o uso da planilha de Excel?

SOGI – soluções completa para facilitar sua gestão

Utilizar software de sistemas de gestão vai te ajudar a evitar todos os problemas descritos acima. Hoje existem algumas opções disponíveis no mercado. Mas, se você se preocupa em minimizar riscos e prejuízos, sem dúvida a melhor, a mais completa e fácil de usar, é o SOGI, uma plataforma de Soluções para Gestão Integrada, utilizada por mais de 2.000 empresas e possuindo mais de 30.000 usuários cadastrados.

Ele foi desenvolvido de acordo com a metodologia Verde Ghaia, empresa que há mais de 20 anos atua no mercado brasileiro de certificação e também de países da América e da África. Os módulos do SOGI são orientados pelas normas internacionais de certificação como as ISOs, OHSAS e muitas outras cujo objetivo principal é oferecer ferramentas úteis para promover, agilizar a facilitar a sua gestão.

Estrutura do SOGI

Atualmente o SOGI possui sete módulos, sendo que o oitavo está em desenvolvimento. Através deles você pode por exemplo:

  • fazer a gestão de requisitos legais, auditorias, documentos internos, fornecedores;
  • utilizar para fazer a gestão de normas internacionais, possibilitando que elas sejam um diferencial para o sucesso do seu negócio;
  • fazer tratamentos de não-conformidades e planos de ação;
  • verificar índices de sustentabilidade ou de conformidade legal em relação à sua concorrência;
  • e muitas outras possibilidades, que se adequam à sua necessidade.

Vantagens de quem usa o SOGI

As vantagens do SOGI em relação a uma planilha de Excel são inúmeras. Algumas delas são:

  • Com o SOGI você sempre terá planilhas e gráficos à sua disposição em tudo o que fizer, sem risco de estarem corrompidas ou com dados que podem ter sido sabotados;
  • Não há necessidade de uma estrutura de TI em sua empresa para utilizar a plataforma.
  • O acesso é online, não sendo preciso instalar nenhum programa nos computadores da sua empresa. Basta ter acesso à internet para obter todas as informações.
  • O armazenamento pode ser feito na nuvem, em servidores da Amazon e da Microsoft Azure. Por isso, a segurança é garantida, já que o gerenciamento dos dados é feito pela Verde Ghaia.
  • Alertas e suporte rápido para sua equipe sempre que julgarem necessário, pois os consultores da Verde Ghaia resolvem suas dúvidas rapidamente e no momento que você precisar.
  • É possível salvar documentos de até 2.5 MB em evidências objetivas.
  • Os relatórios gerados pelo SOGI são mais confiáveis, permitindo maior assertividade nas tomadas de decisão.
  • Possibilidade de integrar mais rapidamente as unidades corporativas.
  • Não há limite de cadastramento de usuários no SOGI. Podem ser cadastrados quantos forem necessários, desde que eles sejam colaboradores da sua empresa. Além disso, cada usuário pode ser cadastrado com diferentes hierarquias de perfis de acesso. E estes são totalmente configuráveis.
  • O usuário também pode ter acesso corporativo. Dessa forma, pode acessar todas as unidades da sua empresa.
  • Todo ano, o SOGI é a principal metodologia adotada no Prêmio Compliance Brasil, evento no qual participam as maiores e melhores empresas do Brasil que buscam a excelência de sua gestão através das certificações internacionais, do cumprimento da legislação aplicável ao seu negócio e da implantação de ações que promovam a melhoria contínua de seus processos, produtos e serviços.

SOGI: BIG DATA

E ainda tem mais. Uma das principais diferenças e vantagens de utilizar o SOGI em relação ao Excel é o uso de Big Data. Pelo volume imenso de informações e dados que temos acesso e que são disponibilizados diariamente, e considerando que o cérebro humano ainda é limitado para realizar esse processamento, é preciso então utilizar soluções que saibam aproveitar esses dados brutos e transformá-los em informações claras e precisas para as tomadas de decisão.

E é isso que a Big Data faz, ao ser um processo eletrônico que transforma um grande conjunto de dados que estão separados em informações, estas informações são transformadas em conhecimento e este conhecimento é utilizado para tomar decisões, como ações corretivas para ajustar algum requisito ou melhorar determinado processo que está afetando a qualidade de seu produto, por exemplo. E a SOGI utiliza Big Data.

Decida: problemas ou soluções na Gestão

A resposta é simples. Se você quer problemas na sua empresa, utilize planilhas de Excel. Mas, se você quer que seu negócio se desenvolva e se beneficie de todas as vantagens de possuir uma certificação da norma ISO, OHSAS ou qualquer outra certificação, inclusive das normas internacionais, utilize o SOGI. Essa ferramenta vai significar economia de tempo, economia de dinheiro, redução de riscos, maior produtividade, eficiência e eficácia de processos e tomadas de decisão assertivas para sua organização.

Portanto, se você quer ser diferente de grande parte dos gestores, e prefere prevenir do que reagir diante dos erros, se o mais importante para você é implementar ou manter sua certificação com garantia de ótimos resultados, utilize o que tem de melhor em software de gestão no Brasil: SOGI, o Sistema de Gestão Integrado desenvolvido pela Verde Ghaia.

Além disso, oferecemos cursos Online do SOGI para capacitar os colaboradores a utilizarem a ferramenta com mais destrezaConheça os cursos do SOGI.

 

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