Tratamento de Não Conformidade - SOGI TNC - Gestão Integrada
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O que é uma Não Conformidade?

É bem simples explicar o que é uma Não Conformidade. Basicamente, é um não atendimento de um requisito. A ISO 9000 define como um “não atendimento de um requisito pré-estabelecido”. Fácil, não é mesmo?

Porém, mesmo que o conceito de Não Conformidade sendo algo tão simples, a discussão ainda não teve fim e isso gera muitas dúvidas. Pensando nisso, preparamos esse artigo para que você entenda mais sobre o conceito.

Por que o termo Não Conformidade foi aderido pelas organizações?

As empresas estão adotando, cada vez mais, sistemas de gestão. A ideia é fazer com que os processos não gerem produtos não conformes. Meio complicado de entender? Vamos para um exemplo prático para ficar mais fácil.

Imagine que uma empresa opte por realizar determinado procedimento de testes para formalizar e padronizar um dos processos da instituição. Caso, nesse processo, estiver determinado que todos os produtos precisam ser testados, significa que isso é um requisito. Esse requisito é estabelecido pela empresa e precisa ser cumprido.

Em resumo: é algo que a empresa pré-determina para trazer benefícios e agilidades para os processos da empresa e deve ser cumprido. Pode parecer algo muito tradicional e antiquado, mas mais para frente você vai entender que essa ação é muito importante.

Vale ressaltar ainda que, caso a empresa perceba que o pré-requisito está prejudicando as atividades da empresa, ele pode ser retirado ou melhorado. A ideia é que o processo seja atualizado para que volte a trazer resultados positivos.

Importância de identificar uma Não Conformidade

Como explicado anteriormente, uma Não Conformidade precisa ser identificada para beneficiar uma empresa, fazendo com que a mesma siga as regras e os processos. Mas, afinal, de quem é a responsabilidade de identificar uma Não Conformidade?

A principal pessoa responsável por identificar uma Não Conformidade é alguém que trabalhe no setor de qualidade da empresa. Porém, ela é a principal pessoa, mas não a única. Qualquer pessoa pode apontar uma Não Conformidade, desde alguém do operacional como uma gerente.

O ideal é que a empresa passe uma cultura onde todos os colaboradores se sintam livres para falar sobre uma possível Não Conformidade. “Possível” porque não são todos os problemas da empresa que são elencados dessa forma. Há alguns problemas que podem ser resolvidos com uma ideia, uma pequena melhoria ou uma sugestão.

Por que criar tratativas para cada uma Não Conformidade aberta?

Primeiro, é importante ressaltar que é fundamental tratar as Não Conformidades da empresa. Para trata-las, a empresa deve estabelecer metas para garantir que ela se desenvolva de forma saudável. Por meio das metas, será possível trilhar um plano estratégico para com que as Não Conformidades sejam corrigidas.

Mas, como é possível melhorar e corrigir os problemas? O recomendado é que você use ferramentas de qualidade. Essas, por sua vez, irão atuar na causa dos problemas, de forma a rever, verificar, registrar, conduzir para a análise ou eliminar as Não Conformidades.

Caso, as Não Conformidades não voltem a acontecer, a empresa pode evoluir o fluxo de processos. Isso tudo, sem precisar gastar recursos ou gastar tempo nas correções dos problemas.

Passo a passo para tratar as Não Conformidades

A Não Conformidade apareceu? Então resta trata-la, não é mesmo? Mas, o que deve ser feito? Quais são os passos para realizar essa ação? Basicamente, são necessários dois passos. Confira abaixo.

Passo 1: identificando e agindo

O primeiro passo é fazer com que todos entendam que estão diante de uma Não Conformidade. Certamente, algo deve ser realizado para reverter o problema. O batimento de metas pode ser uma boa forma de fazer essa avaliação.

Se a empresa não consegue atingir os objetivos, pode-se entender que a instituição está diante de uma Não Conformidade. A ISO 9001 recomenda que diante dessas situações, algumas das opções abaixo devem ser levadas em consideração:

  • Correção;
  • Segregação, contenção, retorno ou suspensão de provisão de produtos e serviços;
  • Informar ao cliente;
  • Obter autorização para aceitação sob concessão.

Passo 2: descrição

A situação está sob controle? Houve uma ação imediata para resolver o problema? Então mantenha a calma e registre o acontecido. Um documento que pode servir para tal atividade é o Relatório de Não Conformidade. No relatório, alguns pontos devem ser descritos com detalhes, como:

  • Origem: aponte o ponto inicial do problema;
  • Reincidência: é a primeira vez que o problema ocorre ou não?
  • Requisito: mostre qual requisito não foi atendido;
  • Descrição: conte uma historinha. Explique, de forma detalhada e com evidências o que aconteceu;
  • Abrangência: descreva os efeitos causados pela NC;
  • Ação de correção: qual ação imediata foi realizada para resolver o problema.

Quais são os resultados quando tratadas as Não Conformidades?

1. Quais resultados podem ser obtidos quando as tratativas são realizadas?

De forma bem resumida, quando você trata uma Não Conformidade, o problema é resolvido para que não torne a acontecer. Isso melhora os processos da empresa, tornando o trabalho mais fluído e eficaz.

Acredito que, ao longo do artigo, você conseguiu perceber essa informação sozinho. O tratamento das NC’s é importante para que a empresa ande no caminho correto. Afinal, as ações corretivas serão realizadas justamente para resolver o problema.

Basta que você procure entender o problema como um todo. Isso serve para todas as áreas da sua empresa. Se há um problema e ele é resolvido, por menor ou maior que seja, o que acontece? A empresa trabalha de forma mais produtiva, com foco nos resultados e na Alta Performance.

Pois bem. Esses são os resultados obtidos quando as tratativas das Não Conformidades são resolvidas em tempo hábil. Mas, o que acontece quando ocorre o contrário?

2. Não Conformidade: por que tratá-las? Quais problemas podem aparecer quando uma organização não se importa em resolver uma Não Conformidade?

Da mesma forma que tem empresas que se preocupam com os problemas que ocorrem no meio e tentam resolvê-los, existe o contrário. Empresas que sabem que o problema existe, mas que não se importam em resolver. Quais as consequências desses atos?

Quando você deixa de resolver uma Não Conformidade, consequentemente, outros problemas vão surgir. Isso acontece porque o problema inicial não foi resolvido, então outros problemas vão ser acarretados.

Quando isso acontece, a empresa tem duas opções: ou procura resolver o mais rápido possível ou “entrega os pontos”. Não é para esperar outros problemas aparecerem para que os primeiros sejam resolvidos.

Vai virar uma bola de neve e a empresa pode acabar entrando no prejuízo e tendo graves consequências. Funcionários insatisfeitos, clientes desistindo da parceria, prejuízos financeiros são apenas alguns dos problemas que podem vir a ocorrer.

Por isso, não deixe de resolver as Não Conformidades que aparecem na sua empresa. Não adie. Tem poder quem age. E mais ainda quem age certo e na velocidade certa. Sendo assim, não deixe virar uma bola de neve. Tenha proatividade e faça sua empresa prosperar.

Considerações Finais

Nesse artigo, entendemos o que são as Não Conformidades, como elas podem afetar uma empresa e como os problemas devem ser resolvidos. Você também compreendeu como o plano de ação deve ser realizado para que a Não Conformidade seja resolvida.

Agora é com você. Siga nossas dicas e não deixe que as Não Conformidades atrapalhem os resultados e o progresso da sua empresa. Cuide hoje para colher bons resultados amanhã.

Espero que você tenha entendido e tenha gostado da explicação desse artigo sobre Não Conformidade.

Dúvidas, envie um e-mail ou deixe seus comentários. Até mais!

Qual ferramenta usar para tratar Não Conformidades?

O que é uma não conformidade? Quando uma organização está em não conformidade, significa que algum de seus processos está sendo executado de maneira equivocada, o que gera resultados insatisfatórios, ou seja, produtos e serviços não conformes. No entanto, embora todo defeito seja uma não conformidade, nem toda não conformidade é necessariamente um defeito.

Processos conforme a Gestão da Qualidade

Explicando melhor, o defeito está relacionado a um problema de utilidade ou funcionalidade de determinado processo dentro da gestão de qualidade. Além de não atender ao requisito, quando existe o defeito, o processo se torna improdutivo em boa parte. Por exemplo: determinada linha de produção de garrafas de vidro é capaz de entregar dez garrafas por minuto. Só que devido a um defeito no processo, três garrafas estão se quebrando no ato da fabricação.

Já a não conformidade não está necessariamente ligada a um problema no processo. Pode ser que tudo esteja funcionando perfeitamente, só que algum requisito específico não está sendo atendido e o produto simplesmente não está à altura do padrão de qualidade exigido. Usando mesmo exemplo das garrafas de vidro, seria como se a linha de produção com capacidade para entregar dez garrafas por minuto estivesse entregando apenas oito. Neste caso, a empresa precisa investigar por que a linha está produzindo duas garrafas a menos do que deveria.

Implicações da falta de identificação de uma Não Conformidade

Muitas organizações, por identificarem uma não conformidade de forma errônea, acabam conduzindo ações ineficazes, fazendo com que o problema persista ou volte a ocorrer. O tratamento incorreto ou o não tratamento de uma não conformidade podem impactar diretamente no atendimento de requisitos dos clientes e nos regulamentos legais, resultando em perdas financeiras e muito mais.

“Evitar a não conformidade significa evitar prejuízos ou retrabalhos na operação das empresas.” A melhor forma de evitar esse tipo de problema é buscando a melhoria contínua. Mas para que ela realmente aconteça, é necessário rever todos os processos constantemente e não ter medo de corrigir os erros ou de realizar modificações.

Devemos nos lembrar de que os processos de uma companhia estão em constante transformação, tudo sempre pode ser feito forma mais ágil ou mais fácil, principalmente nos dias de hoje, em que a tecnologia evolui rapidamente e é uma grande aliada nos processos empresariais.

Melhoria Contínua dos Processos

Auditoria de Conformidade Legal – Elias Temponi e Marcela Guaracy

A melhoria contínua, inclusive, é um objetivo bastante favorecido pelas normas descritas na ISO 9001, a qual visa exatamente o aperfeiçoamento do sistema de uma organização através da padronização do sistema de gestão. Quando a empresa conquista o selo ISO 9001, seus processos se alinham aos requisitos da norma e isto por sua vez impede que quaisquer produtos ou serviços sejam desenvolvidos fora do padrão de qualidade e aquém das expectativas dos clientes. Com a ISO 9001, as dez garrafas são produzidas por minuto e saem perfeitas!

Lembrando também que o desprezo por uma não conformidade pode render consequências muito mais graves, que podem vir na forma de penalidades pesadas, como multas vultosas. Uma não conformidade pode estar em desacordo com as leis ambientais, por exemplo. Ou ser passível de causar um acidente.

Embora seja impossível livrar uma empresa de erros, a função do gestor é reduzir ao máximo possível os riscos em potencial. E em caso de identificação de desvio ou de não conformidade, deve-se tomar as ações pertinentes para corrigir os problemas o quanto antes e evitar que eles voltem a ocorrer.

Somente deste modo, pode-se garantir a melhoria contínua dos processos, produtos ou serviços e, principalmente, evitar que sua organização fique mal vista no mercado. 

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