maio 2019 - soGi - Sistema Online de Gestão Integrada
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Como realizar Auditorias internas de forma organizada?

Com o Módulo Auditoria do SOGI, sua empresa pode realizar auditorias internas de maneira completa, organizada, fácil e segura. Já pensou ter todas as informações e comparativos dos processos e procedimentos de sua empresa rapidamente em suas mãos e ainda poder verificá-los com facilidade?

Através do Módulo Auditoria, você será capaz. Venha conhecer um pouco dessa ferramenta no artigo de hoje!

Como realizar Auditorias internas de maneira completa?

ISO 19011: Conheça os benefícios da Auditoria em Sistema de Gestão

Além de auditar todo o seu sistema de gestão, a ferramenta também permite auditar a aplicabilidade dos requisitos dentro do seu sistema de gestão. Como a visualização de todas as informações e comparativos dos processos e procedimentos é facilitada por uma interface amigável, é possível analisar se existem melhorias ou modificações dignas de atenção. E todos os relatórios são gerados automaticamente, num formato ideal para serem apresentados nas reuniões.

Com o Módulo Auditoria você também economiza tempo, pois além de já possuir integração com os Módulos LIRA e TNC e permitir o compartilhamento de informações para ambos, ele também notifica automaticamente o suporte técnico e jurídico da Verde Ghaia a fim de facilitar e otimizar ainda mais o processo de auditoria.  

O objetivo é verificar se as informações consideradas pela empresa são suficientes para demonstrar a real conformidade dos requisitos legais, ou seja, do controle das leis.

Conheça outras funcionalidades do Módulo Auditoria

Conheça outras funcionalidades do Módulo Auditoria
Perguntas e Respostas sobre as principais Normas ISO e Auditoria
  • Armazenamento e backup de históricos e informações.
  • Envio automático do Certificado de Auditoria para os e-mails de sua escolha.
  • Maior agilidade nos controles.
  • Em caso de integração com os módulos LIRA e TNC, registro e compartilhamento automático das não conformidades identificadas.
  • Espaço para gestão de prazos de avaliação de novas auditorias.
  • Seleção dos requisitos prioritário na auditoria.
  • Registros de evidências de conformidades e não conformidades.
  • Espaço para programação e preparação de auditorias.
  • Controle de datas, tipo de auditoria e órgão certificador
  • Acompanhamento de ações preventivas e corretivas.
  • Visual atrativo e de fácil utilização.
  • 100% de confidencialidade e segurança da informação.

Sistema online, sem necessidade de instalação, com acesso em período integral de qualquer lugar do mundo.

Benefícios do Módulo Auditoria – SOGI

Benefícios do Módulo Auditoria do SOGI
Auditoria: qual a relevância para as organizações?

Com todas as informações inseridas, o software será́ capaz de responder a perguntas importantes, tais como:

  • Minha empresa tem não conformidades graves?
  • Estou sujeito a multas?
  • O que é relevante para o meu negócio?
  • Onde investir meu orçamento?

Por que se importar com a Auditoria de Conformidade Legal?

A Auditoria de Conformidade Legal serve para a organização ter uma visão gráfica e em relatório, referente ao atendimento aos Requisitos Legais (Federais, Estaduais e Municipais) e orientar a alta direção na tomada de decisões estratégicas.

Essa atividade é aplicável a todos os tipos e portes de organizações. Pode ser oferecida, tanto no início da contratação de qualquer serviço da Verde Ghaia, quanto durante as prestações de serviços (principalmente SOGI) com a periodicidade anual ou semestral (recomendação mínima). Para dar início a Auditoria de Conformidade legal será preciso obter informações, visando diagnosticar a necessidade técnica do cliente.

Se você quer ter a certeza de que seu sistema de gestão é eficaz e de que sua organização está livre de não conformidades graves, e ainda deseja saber o que é relevante para seu negócio e onde investir seu orçamento, o Módulo Auditoria é a escolha perfeita.

O objetivo principal de uma auditoria de conformidade legal é a verificação do atendimento aos Requisitos Legais por parte da organização. Consiste numa avaliação, por equipe ou por profissional devidamente capacitado, do nível de atendimento aos requisitos legais aplicáveis à organização.


Fale conosco e saiba mais sobre as Auditorias de Conformidade Legal e o Prêmio Compliance Brasil.

Como funciona a metodologia Outsourcing da Verde Ghaia?

Entender na prática como funciona a metodologia outsourcing pode melhorar muito o sistema de gestão de uma empresa e é fundamental para tomar as decisões corretas.

Quando uma organização se preocupa em saber como usar a metodologia outsourcing para melhorar sua gestão, ela não só avança no nível de performance, mas também passa a cumprir sua regulamentação com mais afinco, se portando de maneira superior junto a fornecedores, consumidores e colaboradores. Além disso, ela se estabelece no mercado de forma muito mais confiável.

Com a aplicação da metodologia outsourcing na gestão de sua empresa, uma equipe especializada liderada por um consultor jurídico ficará a cargo de todo o monitoramento e gestão dos requisitos legais e obrigações, revisando cada processo minuciosamente ao longo do ano. Em seguida, todos os requisitos não pertinentes serão abolidos de imediato.

O processo completo será registrado em relatório, descrevendo todas as evidências de atendimento ou não atendimento das obrigações, gerando dados sólidos e palpáveis. A partir daí, serão criados planos de ação corretivos junto aos responsáveis pela gestão, bem como serão determinados os prazos para correção das obrigações identificadas como não conformes. Se necessário, haverá também monitoramento e manutenção das documentações do sistema, de forma que estas fiquem sempre atualizadas.

Entenda como funciona a metodologia Outsourcing

Envolva seus colaboradores: é possível que alguns colaboradores resistam, já que precisarão estar preparados para agir no momento de tratar as não conformidades encontradas pela empresa consultora. Se preciso, dilua as atividades até que todos se adaptem. E deixe claro que, depois de estabelecido, o outsourcing trará uma série de benefícios e permitirá a todos maior dedicação às atividades centrais de seu negócio, diminuindo a sobrecarga individual.

Crie um cronograma: é importante ressaltar que o serviço de outsourcing vai apontar uma série de não conformidades em sua empresa. Provavelmente, haverá a impressão de que as falhas são muito mais numerosas do que pareciam — isso é normal acontecer, pois quando o monitoramento é feito de forma terceirizada, o envolvimento “emocional” é menor e a postura analítica deixa tudo mais evidente. Para que sua empresa não se perca nos processos, o ideal é trabalhar com marcos, sempre reunindo dados precisos em cada etapa, desta forma também será possível trabalhar com indicadores de KPI altamente eficazes.

Estabeleça a organização: digitalize documentos, reúna as informações num só lugar a fim de facilitar todo o processo. Devemos lembrar que os profissionais especializados que cuidarão dos requisitos legais de sua empresa estarão vindo de outro ambiente, de outra rotina. Facilite para eles. A adoção de um sistema online de gestão integrada pode ajudar muito, já que reúne todas as informações necessárias num só lugar.

Adote um sistema confiável: a implementação da metodologia outsourcing muitas vezes exige a manipulação de documentação confidencial de sua empresa. Adote um sistema online que permita o monitoramento de todos os usuários e controle de histórico de todas as edições em documentos.

Alinhe a infraestrutura: a adoção da metodologia outsourcing pode trazer inúmeros benefícios para sua empresa, mas para que seja bem-sucedida, é essencial garantir que a equipe contratada para prestar o serviço esteja ciente da cultura da organização e também da infraestrutura disponível para execução de seu planejamento. Por isso é importante que todos os objetivos estejam bem alinhados a fim de não haver ruídos na comunicação e nem erros de avaliação.

Transparência: a relação entre contratante e contratada deve ser clara, transparente. Os dados do atendimento devem estar disponíveis sempre que possível para acompanhamento e controle da liderança da empresa.

Com a intervenção  do serviço de outsourcing, sua empresa manterá o foco em riscos e oportunidades e observará uma queda considerável no custo da prevenção de impactos socioeconômicos adversos, incluindo impactos ambientais, lesões e doenças ocupacionais.

Fale com a Verde a Ghaia e entenda na prática os benefícios que a sua empresa terá!

Como adequar sua empresa ao Compliance sem se perder nos processos?

Ao longo dos anos, a compliance passou a ser uma das protagonistas nas organizações devido à sua importância para a conformidade legal. Atualmente, qualquer empresa — independentemente do seu tamanho — que deseje se desenvolver da melhor maneira precisa buscar um sistema de gestão mais genuíno e totalmente dedicado à compliance.

Como adequar sua empresa ao Compliance sem se perder nos processos?

À primeira vista pode parecer complicado gerir um modelo de excelência capaz de atender a todos os requisitos legais sem tropeçar pelo caminho, principalmente quando seu negócio está se expandindo e a quantidade de colaboradores envolvidos é cada vez maior. Porém, com um pouco de organização, é possível obter sucesso.

Veja como implementar a compliance em sua organização

Elaboração de um código de ética e conduta: quando um manual é disseminado entre colaboradores, fica mais fácil estabelecer um padrão de comportamento e conduta. Um documento desse tipo é uma diretriz para inserir a cultura de compliance na organização.

Centralização de contratos e processos internos: Contratos, transações comerciais, concorrência e grandes negociações devem passar pelos critérios de compliance. Se houver um sistema online integrado para centralizar todos os processos, fica muito mais fácil. Esta ação será especialmente necessária se sua empresa contar com mais de uma unidade física.

Se preciso, recorra a consultoria externa: é possível também complementar a adoção de um sistema integrado com a contratação de uma consultoria especializada em compliance, deixando sua equipe apenas a cargo do monitoramento.

Melhorias na comunicação: um sistema integrado também melhora muito os aspectos de comunicação interna da organização, evitando alegações como falta de conhecimento por parte dos colaboradores para justificar a não execução de uma ação importante, a qual pode resultar em transgressões passíveis de prejuízo.

Tratamento das não conformidades: para identificar não conformidades, deve-se revisar os processos internos constantemente, e em seguida elaborar um plano de ação para tratá-las, evitando que voltem a ocorrer ou que fiquem camufladas. Tudo deve ser devidamente documentado.

Promoção do diálogo e da melhoria contínua: prevenir e identificar não conformidades é um tanto desafiador, e dúvidas e sugestões serão comuns durante o processo. Crie um canal de diálogo para sanar dúvidas e registrar melhorias nos processos. Lembrando que cada mudança devem ser comunicada e explicada a toda à organização.

Toda empresa, independentemente de seu tamanho e segmento, precisa lidar com os seus requisitos legais. Sendo assim, ações de compliance devem estar presentes em seus negócios, garantindo transparência e segurança em todas as suas transações.

Mantenha seu Sistema de Gestão em Compliance e seja premiado pela Verde Ghaia na Premiação Compliance Brasil que ocorre todos os anos. Quem sabe será você, o próximo a ganhar o Prêmio?

Por que adotar um Sistema de Gestão da Saúde e Segurança Ocupacional?

Nenhum indivíduo é capaz de levar uma vida tranquila e plena se não gozar de boa saúde, e esta máxima vale principalmente para o ambiente de trabalho, local onde a maioria de nós passamos parte considerável do nosso dia. É essencial que toda empresa adote um Sistema de gestão da saúde e segurança Ocupacional, não apenas para cumprir a legislação vigente, mas também para proporcionar o melhor ambiente para seus colaboradores.

Veja como implementar um sistema de gestão de segurança e saúde ocupacional adequado.

Envolva todos os funcionários

Um bom sistema de gestão da saúde ocupacional e segurança no trabalho só funciona se houver envolvimento de 100% dos trabalhadores de uma organização. Se necessário, realize eventos pontuais para informar sobre a importância na prevenção de acidentes e cuidados com a saúde, lembrando que isto é uma responsabilidade de todos.

O excesso de confiança, a negligência, a imprudência e a imperícia estão entre as maiores causas de acidentes no trabalho. Em empresas com mais atividades perigosas, o ideal é que exista uma Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA).

Forneça condições adequadas

Não basta conscientizar suas equipes se a empresa não fornecer condições adequadas para o cumprimento de todas as normas de segurança. Isto inclui o fornecimento de EPI e EPC, análise das condições físicas dos ambientes, estudos de ergonomia, adoção de um sistema gestão de riscos etc.

Atenção à legislação vigente

O ideal é que haja alinhamento com as Normas Regulamentadoras Brasileiras (NRs). Quanto mais NRs o sistema de gestão de SSO atender, mais completo ele será. E os prazos legais devem ser cumpridos à risca, até mesmo para evitar multas e custos desnecessários.

Implemente um Sistema de Gestão eficiente

Um bom sistema integrado de gestão pode trazer uma série de soluções para a empresa e facilitar muito a coordenação de todos os aspectos referentes à saúde e segurança do trabalhador. Veja o que levar em conta ao contratar um serviço do tipo:

# Capacidade de integração de dados: um sistema integrado facilita a administração da documentação legal e agiliza aspectos práticos, como a compra de EPIs. Se houver integração com os setores de gestão ambiental e gestão de riscos, melhor ainda, pois são nichos que fazem parte da manutenção da segurança e saúde do trabalhador.

# Gestão de questões obrigatórias: alguns assuntos são obrigatórios num sistema de gestão de SSO. A emissão do ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), por exemplo, é essencial em qualquer empresa, bem como o registro de acidentes de trabalho.

# Registro de históricos: para acompanhar a saúde de cada trabalhador, o ideal é que o sistema permita o registro e gestão de um histórico, de preferência com um banco de dados que permita a anexação de exames, laudos e outros.

# Avisos importantes: escolha um sistema que avise quanto à realização de exames  obrigatórios (como a renovação do ASO, por exemplo) e à atualização de documentos referentes à legislação da SSO;

# Gestão de EPIs: escolha um sistema capaz de identificar os riscos do local de trabalho, com os respectivos EPIs relacionados a cada um, bem como a higienização, manutenção e validade dos equipamentos de segurança.

# Emissão de documentos específicos: dependendo do seu ramo de atuação, a empresa precisará emitir uma série de certificados específicos. A ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres), por exemplo, exige a presença do CIV (Certificado de Inspeção Veicular) e do CIPP (Certificado de Inspeção para o Transporte de Produtos Perigosos) para o transporte de produtos perigosos.

Levantamento de dados para implementar um Sistema de Gestão

Para iniciar esse processo é importante que seja feito um levantamento geral dos dados e das informações da empresa. Além de um bom planejamento, é importante criar metas, visualizando onde você deseja chegar e qual deverá ser as ações a serem tomadas para atingir esse objetivo.

É essencial que haja uma estrutura organizada a ser seguida, de modo que a implementação ocorra da maneira mais simples possível. Cada sistema de gestão, de acordo com seu segmento, terá exigências específicas para seguir. Entretanto, existem seis categorias bases na estrutura de um sistema de gestão. 

Com estas dicas, sua empresa estará pronta para escolher o melhor sistema que apoirá a sua gestão de forma eficiente trazendo resultados posivitos quanto o SG em saúde e segurança ocupacional. Consequentemente, os seus resultados trarão melhorias a saúde dos colaboradores e a “saúde” da empresa.


Saiba mais sobre o SOGI e o que ele pode trazer de benefícios através do Módulo PRSSO.

Como tornar a sua Gestão de Riscos mais eficiente?

Se você usa por exemplo planilhas de Excel para fazer a gestão de riscos para sua empresa, a chance de encontrar muitos problemas no meio do caminho é muito grande. Provavelmente algo pode passar despercebido e comprometer toda a análise final e assim prejudicar a tomada de decisão sobre o que corrigir.

Como tornar a sua Gestão de Riscos mais eficiente?

Uma planilha de Excel pode ser também corrompida, e todo o seu trabalho pode ter sido desperdiçado, tendo que fazer tudo novamente. Perceba quanto tempo perdido com retrabalho que você tem.

Gestão com base em Indicadores de Conformidade

Hoje é possível melhorar seus resultados com base em indicadores em conformidade às necessidades da organização sem ter muito trabalho e nem precisar de muita capacitação para tanto. Ao mesmo tempo, você pode agilizar seus processos internos e gerenciar suas demandas de forma rápida e ágil, reduzindo, significativamente, seu tempo.

Você será eficaz, diminuindo as chances de erros, possuindo uma mentalidade de riscos para transformá-los em oportunidades, e prevenindo ações em vez de remediá-las. Sem dúvida, vai se destacar entre tantas outras empresas, gerando resultados e contribuindo para o crescimento da organização.

Como isso é possível? Através do SOGI, o mais moderno software online de gestão integrada da Verde Ghaia, que possui um Módulo exclusivo desenvolvido especialmente para te ajudar no gerenciamento de riscos e oportunidades de seu negócio: o Módulo GRC – Governança, Risco e Compliance.

Buscar especialistas é essencial para gerir os riscos de maneira eficaz e a Verde Ghaia tem experiência de mais de 20 anos no mercado de assessoria em Gestão Integrada, especializada nas áreas de Meio Ambiente, Saúde e Segurança do Trabalho, Responsabilidade Social, Qualidade, Segurança de Alimentos, Sustentabilidade e Mudanças Climáticas.

A Verde Ghaia possui mais de 2 mil clientes dos mais diversos segmentos, atuando no Brasil e no exterior, e conta com consultores especializados que trabalham com o que há de mais moderno em sistemas de gestão.

Quer saber mais? Entre em contato conosco para começar agora mesmo a ter todas as vantagens de uma gestão de riscos eficaz.

Programa de Gestão de Licenças e Condicionantes

Um programa de Gestão de Licenças e Condicionantes é indicado tanto para pequenas, médias e grandes empresas. É ideal para organizações detentoras de várias unidades, para o ramo construção civil ou mesmo para qualquer atividade que gere muitos impactos ambientais.

Programa de Gestão de Licenças e Condicionantes

Benefícios do SOGI – Licenças e Condicionantes

Um bom exemplo são as mineradores, as empresas de concessão de óleo e gás, as siderúrgicas etc. Nesse tipo de programa, o usuário acessa uma plataforma integrada, e nela pode administrar uma série de informações importantes. O software permite ao gestor:

– Acessar um banco de dados contendo mais de 110 mil leis.

– Inserir as licenças e condicionantes pertinentes à sua gestão (bem como acessar todo o histórico a qualquer tempo);  

– Controlar os prazos de renovação de suas licenças;

– Montar planos de ação e monitorá-los regularmente;

– Monitorar licenças, alvarás, autos de vistoria do Corpo de Bombeiros, outorgas, manejo florestal e termos de ajustamento de conduta;

– Criar uma listagem de documentos inter-relacionados;

– Definir ações preventivas, corretivas e emergenciais, nomeando os responsáveis e determinando os prazos para cada ação;

– Marcar os departamentos e usuários responsáveis por receber as demandas e observadores do processo;

– Receber notificações sobre os prazos e as ações por e-mail e pelo painel de pendências presente no sistema. Dentro desta funcionalidade, pode definir a periodicidade dos alertas importantes, sendo avisado sobre a renovação de licenças, entregas de relatórios às autoridades ou as condicionais específicas com prazo.

– Acompanhar cada um dos processos através de relatórios e gráficos gerenciais.

Depois que todas as informações necessárias estiverem inseridas, o software vai ser capaz de oferecer respostas precisas e fundamentais para que as licenças e condicionantes sejam geridas da forma mais produtiva possível.

Vantagens de uma Gestão Organizada

Eis algumas vantagens provenientes dessa gestão organizada:

– Prevenção das ocorrências de perda de prazo, multas e interdições (que podem gerar paralisações temporárias ou definitivas das atividades);

– Permissão de organização antecipada da documentação referente a quaisquer condicionantes de uma licença ambiental;

– Controle das informações complementares, como possíveis documentos solicitados pelo órgão fiscalizador depois que a empresa protocola o cumprimento das condicionantes;

– Verificação de índices de sustentabilidade ou de conformidade legal em relação aos seus concorrentes.

– Redução de até 90% dos custos com Auditorias anuais de Due Diligence Ambiental.

Diante de tantas exigências, é  praticamente impossível fazer esse tipo de controle — e colher seus respectivos benefícios — sem um software eficiente de Gestão de Licenças e Condicionantes. E num panorama em que a proteção ambiental vem ganhando cada vez mais espaço, não é um supérfluo. É essencial!

Entre em contato conosco e saiba mais sobre o SOGI – Licenças e Condicionantes e mantenha a sua gestão organizada!

Outsourcing LIRA: agilidade na Gestão de seus processos

Se você possui um negócio, mas tem encontrado dificuldade para gerenciá-lo, lidando com múltiplas tarefas, talvez esteja na hora de reorganizar a estrutura da sua empresa e investir em serviços de outsourcing.

Acredite: apesar desta ainda ser uma prática pouco comentada no Brasil, sendo implantada por um baixo número de profissionais, a mesma pode ser excelente para você, trazendo ótimos resultados.

Isso porque, entre outras coisas, ela pode garantir a satisfação do cliente, aumentando em médio e curto prazo o seu número de vendas.

Com isso em mente, criamos o artigo a seguir para aprofundarmos o debate e tirarmos as principais dúvidas a respeito desse tema de uma vez por todas! Ficou curioso(a)?

Confira!

O que é outsourcing?

Outsourcing LIRA: agilidade na Gestão de seus processos

Pois bem, antes de tudo, por se tratar de um assunto pouco difundido até mesmo dentro do campo da administração, cabe aqui uma boa apresentação sobre esse termo.

Com isso em mente, se você começou a empreender há pouco tempo, não tendo muita experiência no mercado, com certeza você já deve ter sido aconselhado por profissionais mais vividos sobre a importância de delegar tarefas, não é mesmo?

De fato, é uma dica inteligente atribuir ações ou cargos específicos para pessoas que sabem desempenhar certa função em troca de poder concentrar-se naquilo que, por outro lado, você faz de melhor.

Porém, a pergunta que você deve estar se fazendo é “mas, afinal, o que isso tem a ver com outsourcing?”.

Bem, para ser sincero tem tudo a ver, pois, em resumo, o outsourcing constitui-se, basicamente, desse movimento. Em outros termos, ele é uma espécie de terceirização (sendo importante utilizar com cuidado essa palavra) em que se pode transferir uma manutenção, serviço e/ou tarefa para profissionais especializados.

Nesse sentido, ao invés do seu empreendimento ter que se desenvolver em todos os setores, você pode contratar agências ou profissionais que prestam serviços especializados nos mais diversos segmento de mercado.

Assim sendo, é comum ver uma grande variedade de empresas à disposição uma vez que você pode aplicar essa estratégia nas mais variadas áreas da sua rotina empresarial, como o atendimento, o marketing, RH, e até mesmo no gerenciamento dos requisitos legais aplicáveis ao seu negócio, por exemplo.

Feita essa apresentação, você consegue imaginar qual é a diferença entre outsourcing e o processo de terceirização em si?

Outsourcing X terceirização

Outsourcing LIRA: agilidade na Gestão de seus processos

Antes de seguirmos com o texto, é preciso então compreender que, apesar de muito parecidos, esses dois termos, outsourcing e terceirização, não são a mesma coisa!

Sem mais delongas, a principal diferença entre eles é que o primeiro pressupõe ações que demandam um nível maior de qualificação profissional, enquanto que no segundo isso não é uma obrigatoriedade.

De modo geral, profissionais ou empresas que prestam serviços de outsourcing são extremamente capacitados na área, com domínio técnico para exercer a(s) função(ões) para a(s) qual(ais) foram contratados.

Por sua vez, a terceirização não demanda esse nível de especialização, estando muito mais relacionada ao operacional ou a execução de tarefas mais simples e rotineiras. Entre outras coisas, isso afeta, por exemplo, o tempo de contratação de cada uma dessas ocupações e, evidentemente, o valor final de cada uma delas.

Em vista disso tudo, destacamos que embora seja compreensível, não está completamente correto usar essas palavras como sinônimos, pois elas têm as suas particularidades.

Principais benefícios do outsourcing

Agora que você já sabe o que é outsourcing e entendeu perfeitamente a diferença entre ele e a terceirização, podemos começar a pensar nos benefícios relacionados a esse tipo de investimento.

Sim, podemos falar aqui em investimento, porque ao que tudo indica, se bem planejado, esse tipo de prestação de serviço pode render um bom retorno financeiro para o seu empreendimento, seja ele qual for.

Motivos para Contratar Outsourcing

Outsourcing LIRA: agilidade na Gestão de seus processos

Os motivos para as organizações contratá-los, portanto, são muitos, tendo alguns já sido comentados aqui por alto. Que tal agora conhecermos eles de uma vez?

  • Aumento da produtividade e da qualidade do serviço

Assim, abrindo a lista, o primeiro desses motivos é talvez o mais óbvio, que é o aumento da produtividade e da qualidade dos serviços prestados.

Isso porque, como mencionamos anteriormente, delegar funções permite que você foque naquilo em que o seu empreendimento é realmente bom.

Ou seja, se você tem, por exemplo, uma agência de publicidade e o seu interesse é desenvolver estratégias e campanhas para outras empresas, gastar tempo com recursos humanos pode ser estressante e improdutivo.

Assim, ao transferir essa tarefa para uma equipe especializada você garante que você e o seu time poderão trabalhar naquilo que realmente são bons. Em outros termos, esse tipo de contratação serve, principalmente, para otimizar o seu tempo!

  • Melhora do gerenciamento da empresa

O segundo tópico tem, então, a ver com o seu processo como gestor, afinal, tirar certas responsabilidades das suas costas te permite olhar para onde é realmente necessário.

Assim, serviços de outsourcing tendem a auxiliar no gerenciamento da empresa uma vez que eles aliviam a pressão sobre quem está à frente do negócio, permitindo que o mesmo tenha uma outra perspectiva das situações. Entre outras coisas, eles permitem, desse modo, uma melhor apreensão dos colaboradores, dos custos, das tecnologias disponíveis, etc.

  • Redução dos custos

Nessa conjuntura, outra questão super importante é a redução de custos, pois, como mencionamos, o movimento que se faz aqui pode ser entendido como uma forma de investimento.

Primeiramente, basta pensar que você não precisará aplicar o seu dinheiro (nem seu tempo e energia) no treinamento e capacitação de seus funcionários para a realização de certa(s) atividade(s), pois já haverá alguém a(s) realizando.

Além disso, reduz-se também os riscos relacionados a processos trabalhistas devido ao fato de que, neste acordo, a empresa contratada toma para si a responsabilidade pelos profissionais envolvidos em suas operações.

  • Foco no cliente

Finalmente, mas não menos importante, espera-se que a partir de todo esse procedimento consiga-se focar nos interesses de seus clientes com mais facilidade, sem grandes tipos de preocupação na cabeça.

Aqui, portanto, a tendência é que a comunicação  entre vocês melhore significativamente e os laços sejam estreitados, possibilitando, consequentemente, uma maior confiança nos seus processos de trabalho e engajamento.

Além do mais, a ideia geral é que a empresa se torne mais eficaz e que, consequentemente, a qualidade dos produtos vendidos ou serviços prestados aumente, melhorando a sua imagem em relação ao seu nicho de mercado.

Dica geral

Talvez você concorde, talvez não, mas ao contratar um serviço de outsourcing seu trabalho de gerenciamento naquela área não acaba, pelo contrário.

Nesse sentido, o que há aqui é apenas a transferência de uma tarefa na qual você não é especialista para outra pessoa ou equipe que detém aquele conhecimento. Em outros termos, isso não significa que você não deve acompanhar o desempenho e resultados desse dado setor de perto!

Considerações Finais

Outsourcing LIRA: agilidade na Gestão de seus processos

Esse procedimento é fundamental para evitar que as ações saiam do seu controle e, eventualmente, você tenha que lidar com problemas ainda maiores do que aqueles que você tinha antes.

Por fim, acreditamos que com o devido planejamento financeiro e organizacional, contratar serviços de outsourcing pode ser excelente para você aumentar os seus lucros ou até mesmo consolidar a sua empresa no mercado.

Experimente!

Se você gostou desse artigo e deseja saber mais a respeito desse tema, não deixe de conferir também as nossas outras publicações.

Por que fazer Integração dos sistemas de Gestão (SGI)?

A gestão integrada tem trazido muitos benefícios para as empresas, entre eles uma maior facilidade em alguns aspectos práticos das suas rotinas, como uma melhor administração da economia, especialmente na diminuição dos custos.

Além disso, ela também reduz os processos burocráticos e proporciona um aumento da eficácia e eficiência nas rotinas, assim como uma equipe mais engajada e comprometida em relação à busca dos resultados, entre outras coisas.

Mas, antes de falarmos sobre a integração dos sistemas de Gestão Integrada – SGI, precisamos entender um pouco sobre a Gestão Integrada em si e o que ela representa, de um modo geral.

Sistema de Gestão Integrada (SGI) – o que é?

Por que fazer Integração dos sistemas de Gestão (SGI)?

O Sistema de Gestão Integrada consiste em um processo administrativo que torna possível a visão completa da organização pelo gestor.

É por meio dela que os processos são integrados, ou seja, passam a ser trabalhados em conjunto, obtendo resultados cada vez mais satisfatórios pela instituição que optou por utilizá-lo. No SGI os processos de gestão ambiental, segurança, qualidade, responsabilidade social e saúde ocupacional são trabalhados juntos, em todos os níveis da empresa.

Leia mais sobre esse processo de integração dos sistemas no post: A Matemática da Integração, escrita por Deivison Pedroza, Ceo do Grupo Verde Ghaia

Com a adoção do SGI as organizações passam a trabalhar estrategicamente algumas questões relacionadas à segurança e ao meio ambiente, por exemplo, conseguindo um significativo impacto em relação à maneira como atingem os seus objetivos.

Entendendo o contexto do mercado atual

Por que fazer Integração dos sistemas de Gestão (SGI)?

Em um mundo globalizado, onde há livre concorrência no mercado e o público se torna cada vez mais exigente, as empresas precisam pensar estrategicamente e agir conforme esse novo cenário.

Não é possível se manter com foco apenas em vendas, mas agregar valor e manter uma excelente relação com o cliente interno e externo, transformando o ambiente organizacional e todo o contexto onde a empresa está inserida em um espaço para ações benéficas à sociedade, de um modo geral.

A economia, antes colocada no topo das prioridades, hoje divide lugar com as questões sociais e ambientais, aumentando assim a competitividade da empresa e a colocando em uma posição favorável em relação ao público.

Você compraria um produto ou serviço cuja empresa não se preocupa com o meio ambiente ou se mantém alheia às questões sociais? Se o cliente não consegue se manter alheio a questões que dizem respeito a todos, a organização também não pode ignorá-las.

Inclusive, as organizações possuem uma responsabilidade um tanto maior, já que são elas que se utilizam de matéria-prima, mão de obra, processos de fabricação, tecnologia e muitos outros para manter a sua produção.

Entendendo melhor o SGI

Por que fazer Integração dos sistemas de Gestão (SGI)?

O Sistema de Gestão Integrada tem um papel fundamental: unificar os processos, tornando mais eficiente a implantação das políticas, objetivos, práticas e processos de maneira que os resultados acontecem muito satisfatoriamente do que quando essas áreas tão trabalhadas individualmente.

Um modelo de gestão completo surge a partir do Sistema de Gestão Integrada, permitindo inclusive que a empresa possa obter toda a certificação dos diferentes sistemas por meio de uma púnica auditoria.

Ou seja: é possível que a organização atenda de uma só vez a todas as exigências e obtenha apenas um sistema de gestão integrada.

No que se diz respeito às auditorias tanto internas como de certificação, há uma grande vantagem. Apenas uma auditoria combinada passa a reduzir o número de auditorias individuais.

Resultado: os negócios e operações passam a não ser mais tão interrompidos pela mobilização dos auditores internos e contratados.

A economia do seu negócio fica em segundo plano?

Café Conectado Verde Ghaia – Sistema de Gestão Integrada

Como falamos anteriormente, no mundo globalizado e com os clientes cada vez mais bem informados, a organização precisou parar de pensar apenas no processo de vendas e a pensar mais estrategicamente para manter a competitividade. Isso fez com que ela colocasse em primeiro plano ações estratégicas voltadas para a saúde, o meio ambiente, a as questões sociais, por exemplo. Mas, e a economia que antes era prioridade, ficou mesmo na prateleira?

Não, de forma alguma. Focar nos outros processos faz justamente com que a economia da empresa se mantenha aquecida, de maneira a reduzir os custos e obter um ótimo retorno financeiro.

Entenda a ISO 14001

Para falar sobre o Sistema de Gestão Integrada é imprescindível que a ISO 14001 também seja compreendida. Porém, antes de entendê-la é preciso falar um pouco sobre uma outra norma: a ISO 14000.

O que é a ABNT NBR ISO 14000?

Trata-se de normas específicas que descrevem os pré-requisitos de um Sistema de Gestão Ambiental (SGA) e, a partir desse sistema, é desenvolvido nas organizações uma estrutura para a proteção do meio ambiente.

Esse sistema visa também oferecer respostas rápidas às mudanças e problemas relacionados às condições ambientais.

ISO 14001 – compreendendo o Sistema de Gestão Ambiental

Com a ISO 14001 surge uma nova linha de pensamento (que condiz muito mais com os dias atuais).

E é a partir da compreensão de que a sustentabilidade não se faz apenas com uma estratégia de viés unicamente ecológico que o SGA passa a trabalhar uma forma estratégica, que visa o desenvolvimento sustentável das organizações.

A ISO 14001 agrega um valor muito mais significante para que as empresas ganhem a certificação devida. Ela tem foco no envolvimento social e o cumprimento da legislação ambiental vigente.

Saiba como o SOGI pode ajudar no processo de integração, evitando quaisquer contratempo!

Dificuldades da integração dos sistemas

Por que fazer Integração dos sistemas de Gestão (SGI)?

Embora a integração de processos, especialmente com a inclusão do Sistema de Gestão Ambiental, pareça algo simples e que consiste apenas em aspectos positivos, há alguns pontos que podem trazer conflitos e precisam ser solucionados.

Se uma organização já possui certificação em um sistema de gestão da qualidade, vale observar que ela já trabalha isoladamente a qualidade de seus produtos e os diferentes impactos que eles têm sobre a sociedade e o meio ambiente.

De um modo geral, esses pontos estão sob a responsabilidade de profissionais de diferentes áreas, o que limita a visão mais ampla em relação aos processos, embora ela seja mais eficiente dentro da sua área específica.

O papel do gestor nesse momento é fundamental, afinal é ele o responsável para solucionar conflitos e lidar com as situações adversas envolvendo a equipe de trabalho.

Como promover a facilidade na integração do SGA e SGI?

O ponto de partida é observar o que ambos têm em comum. De um modo geral, os dois são similares em seus elementos estruturais, tendo a necessidade de desenvolver uma política específica para a sua implantação e efetivação.

Ambos possuem metas e objetivos a serem cumpridos, medição de resultados, planejamento, fase de implementação e operacional. Além disso, em ambos há um monitoramento das metas, além das ações preventivas e também corretivas.

Com um olhar mais aprofundado e mais sensibilidade para perceber as afinidades ao invés das diferenças, o gestor perceberá que é possível alinhar os dois sistemas a partir das suas particularidades.

Enquanto o SGA trabalha com a finalidade de melhorar o processo de eliminação de impactos, o SGQ visa a satisfação dos clientes. Ambos favorecem a agregação de valor dos produtos e da organização, de um modo geral.

Entenda a importância da implantação de um SGA

Hoje a implantação de um sistema de gestão ambiental é primordial para a sobrevivência da empresa e sua competitividade.

A maneira como as empresas lidam com isso já se tornou cotidiano, incluindo inclusive as pequenas e médias, pois é geral a consciência de que todas as ações possuem impactos globais e ambientais.

Vale ressaltar que o ISO 14001 é exigido em diferentes países, o que influencia a importação e exportação de produtos. Se uma empresa brasileira não possui esse certificado, seus produtos correm o risco de não ultrapassarem os limites das terras brasileiras.

Por fim, é importante levar em consideração um dos principais pontos ligados à sobrevivência da empresa: a aprovação social.

As pessoas apostam em produtos oriundos de empresas que visam o bem-estar social e ambiental. Elas sabem que os impactos das ações do homem e das organizações têm influência sobre o presente e o futuro da humanidade, refletindo direta e indiretamente nas próximas gerações.

Integração dos sistemas de gestão: o futuro das organizações

Por que fazer Integração dos sistemas de Gestão (SGI)?

A partir de todos os pontos aqui abordados sobre a integração dos sistemas de gestão integrada, é importante observar que, com todos os danos causados ao meio ambiente até os dias de hoje, trabalhar a sustentabilidade, embora seja uma estratégia de competitividade, é também uma questão de consciência.

O planeta vem passando por drásticas transformações e o impacto industrial é de grandes proporções. Se a integração dos sistemas de gestão integrada é fundamental para a sobrevivência da empresa, ela é vital para o futuro da humanidade.

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Grupo Verde Ghaia – SOGI Sistema Online de Gestão Integrada

O que é uma Não Conformidade?

É bem simples explicar o que é uma Não Conformidade. Basicamente, é um não atendimento de um requisito. A ISO 9000 define como um “não atendimento de um requisito pré-estabelecido”. Fácil, não é mesmo?

Porém, mesmo que o conceito de Não Conformidade sendo algo tão simples, a discussão ainda não teve fim e isso gera muitas dúvidas. Pensando nisso, preparamos esse artigo para que você entenda mais sobre o conceito.

Por que o termo Não Conformidade foi aderido pelas organizações?

As empresas estão adotando, cada vez mais, sistemas de gestão. A ideia é fazer com que os processos não gerem produtos não conformes. Meio complicado de entender? Vamos para um exemplo prático para ficar mais fácil.

Imagine que uma empresa opte por realizar determinado procedimento de testes para formalizar e padronizar um dos processos da instituição. Caso, nesse processo, estiver determinado que todos os produtos precisam ser testados, significa que isso é um requisito. Esse requisito é estabelecido pela empresa e precisa ser cumprido.

Em resumo: é algo que a empresa pré-determina para trazer benefícios e agilidades para os processos da empresa e deve ser cumprido. Pode parecer algo muito tradicional e antiquado, mas mais para frente você vai entender que essa ação é muito importante.

Vale ressaltar ainda que, caso a empresa perceba que o pré-requisito está prejudicando as atividades da empresa, ele pode ser retirado ou melhorado. A ideia é que o processo seja atualizado para que volte a trazer resultados positivos.

Importância de identificar uma Não Conformidade

Como explicado anteriormente, uma Não Conformidade precisa ser identificada para beneficiar uma empresa, fazendo com que a mesma siga as regras e os processos. Mas, afinal, de quem é a responsabilidade de identificar uma Não Conformidade?

A principal pessoa responsável por identificar uma Não Conformidade é alguém que trabalhe no setor de qualidade da empresa. Porém, ela é a principal pessoa, mas não a única. Qualquer pessoa pode apontar uma Não Conformidade, desde alguém do operacional como uma gerente.

O ideal é que a empresa passe uma cultura onde todos os colaboradores se sintam livres para falar sobre uma possível Não Conformidade. “Possível” porque não são todos os problemas da empresa que são elencados dessa forma. Há alguns problemas que podem ser resolvidos com uma ideia, uma pequena melhoria ou uma sugestão.

Por que criar tratativas para cada uma Não Conformidade aberta?

Primeiro, é importante ressaltar que é fundamental tratar as Não Conformidades da empresa. Para trata-las, a empresa deve estabelecer metas para garantir que ela se desenvolva de forma saudável. Por meio das metas, será possível trilhar um plano estratégico para com que as Não Conformidades sejam corrigidas.

Mas, como é possível melhorar e corrigir os problemas? O recomendado é que você use ferramentas de qualidade. Essas, por sua vez, irão atuar na causa dos problemas, de forma a rever, verificar, registrar, conduzir para a análise ou eliminar as Não Conformidades.

Caso, as Não Conformidades não voltem a acontecer, a empresa pode evoluir o fluxo de processos. Isso tudo, sem precisar gastar recursos ou gastar tempo nas correções dos problemas.

Passo a passo para tratar as Não Conformidades

A Não Conformidade apareceu? Então resta trata-la, não é mesmo? Mas, o que deve ser feito? Quais são os passos para realizar essa ação? Basicamente, são necessários dois passos. Confira abaixo.

Passo 1: identificando e agindo

O primeiro passo é fazer com que todos entendam que estão diante de uma Não Conformidade. Certamente, algo deve ser realizado para reverter o problema. O batimento de metas pode ser uma boa forma de fazer essa avaliação.

Se a empresa não consegue atingir os objetivos, pode-se entender que a instituição está diante de uma Não Conformidade. A ISO 9001 recomenda que diante dessas situações, algumas das opções abaixo devem ser levadas em consideração:

  • Correção;
  • Segregação, contenção, retorno ou suspensão de provisão de produtos e serviços;
  • Informar ao cliente;
  • Obter autorização para aceitação sob concessão.

Passo 2: descrição

A situação está sob controle? Houve uma ação imediata para resolver o problema? Então mantenha a calma e registre o acontecido. Um documento que pode servir para tal atividade é o Relatório de Não Conformidade. No relatório, alguns pontos devem ser descritos com detalhes, como:

  • Origem: aponte o ponto inicial do problema;
  • Reincidência: é a primeira vez que o problema ocorre ou não?
  • Requisito: mostre qual requisito não foi atendido;
  • Descrição: conte uma historinha. Explique, de forma detalhada e com evidências o que aconteceu;
  • Abrangência: descreva os efeitos causados pela NC;
  • Ação de correção: qual ação imediata foi realizada para resolver o problema.

Quais são os resultados quando tratadas as Não Conformidades?

1. Quais resultados podem ser obtidos quando as tratativas são realizadas?

De forma bem resumida, quando você trata uma Não Conformidade, o problema é resolvido para que não torne a acontecer. Isso melhora os processos da empresa, tornando o trabalho mais fluído e eficaz.

Acredito que, ao longo do artigo, você conseguiu perceber essa informação sozinho. O tratamento das NC’s é importante para que a empresa ande no caminho correto. Afinal, as ações corretivas serão realizadas justamente para resolver o problema.

Basta que você procure entender o problema como um todo. Isso serve para todas as áreas da sua empresa. Se há um problema e ele é resolvido, por menor ou maior que seja, o que acontece? A empresa trabalha de forma mais produtiva, com foco nos resultados e na Alta Performance.

Pois bem. Esses são os resultados obtidos quando as tratativas das Não Conformidades são resolvidas em tempo hábil. Mas, o que acontece quando ocorre o contrário?

2. Não Conformidade: por que tratá-las? Quais problemas podem aparecer quando uma organização não se importa em resolver uma Não Conformidade?

Da mesma forma que tem empresas que se preocupam com os problemas que ocorrem no meio e tentam resolvê-los, existe o contrário. Empresas que sabem que o problema existe, mas que não se importam em resolver. Quais as consequências desses atos?

Quando você deixa de resolver uma Não Conformidade, consequentemente, outros problemas vão surgir. Isso acontece porque o problema inicial não foi resolvido, então outros problemas vão ser acarretados.

Quando isso acontece, a empresa tem duas opções: ou procura resolver o mais rápido possível ou “entrega os pontos”. Não é para esperar outros problemas aparecerem para que os primeiros sejam resolvidos.

Vai virar uma bola de neve e a empresa pode acabar entrando no prejuízo e tendo graves consequências. Funcionários insatisfeitos, clientes desistindo da parceria, prejuízos financeiros são apenas alguns dos problemas que podem vir a ocorrer.

Por isso, não deixe de resolver as Não Conformidades que aparecem na sua empresa. Não adie. Tem poder quem age. E mais ainda quem age certo e na velocidade certa. Sendo assim, não deixe virar uma bola de neve. Tenha proatividade e faça sua empresa prosperar.

Considerações Finais

Nesse artigo, entendemos o que são as Não Conformidades, como elas podem afetar uma empresa e como os problemas devem ser resolvidos. Você também compreendeu como o plano de ação deve ser realizado para que a Não Conformidade seja resolvida.

Agora é com você. Siga nossas dicas e não deixe que as Não Conformidades atrapalhem os resultados e o progresso da sua empresa. Cuide hoje para colher bons resultados amanhã.

Espero que você tenha entendido e tenha gostado da explicação desse artigo sobre Não Conformidade.

Dúvidas, envie um e-mail ou deixe seus comentários. Até mais!

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